Redegjørelse for den administrative virksomhet ved UMB og framtidige utviklingsplaner for administrasjonen
Dokumenter:
a) Saksframlegg b) Vedlegg
Universitetsdirektørens redegjørelse for den administrative virksomhet og utviklingsaktiviteter pr høst 2011
Forslag til vedtak:
Saken tas til orientering.
Ås, 25.10.2011 Siri Margrethe Løksa universitetsdirektør
a) Saksfremlegg Bakgrunn for saken
Universitetsdirektøren har fra styrets medlemmer over tid registrert ulike innspill og spørsmål knyttet til den administrative virksomhet ved UMB. Siden innspillene og spørsmålene har kommet i ulike
sammenhenger og på ulike tidspunkt, har universitetsdirektøren funnet det riktig å gi styret en samlet informasjon om administrasjonen ved UMB, ressursbruk og utviklingsplaner.
Redegjørelsen framkommer av eget vedlegg. Redegjørelsen er delt i to; i del 1 gir universitetsdirektøren en redegjørelse for den samlete administrasjon ved UMB, ressursbruk og utviklingsplaner, herunder arbeidet med å utvikle administrasjon for DnU. I del 2 er det en kort gjennomgang av status, utfordringer og mulige effektiviseringsgevinster på kort og lengre sikt for de ulike administrative funksjoner.
Universitetsdirektørens merknader
Universitetsdirektørens mål med å legge fram saken har vært å gi styret informasjon og en samlet forståelse for den administrative virksomheten ved UMB. Derfor legges saken fram som
orienteringssak. Samtidig vil universitetsdirektøren vise til den vedlagte redegjørelsen hvor universitetsdirektøren er tydelig på at de store utviklingsressursene og de store administrative
utviklingsprosessene bør foregå inn mot etableringen av DnU. Disse prosessene vil kreve mye ressurser fra administrasjonen. Dette skal allikevel ikke være til hinder for at man løpende utvikler den
administrative virksomheten ved UMB, noe som også framgår av de utviklingsprosesser som beskrives i vedlegget.
Universitetsdirektøren vil i det videre utviklingsarbeid med UMBs administrasjon og ved etableringen av administrasjon for DnU legge vekt på effektiv administrasjon, kvalitet, kompetanse og utvikling av administrative servicesentre. Universitetsdirektøren vil også vurdere lederstrukturen og ser for seg at det kan være aktuelt å konsentrere administrative lederfunksjoner rundt noe færre ledere enn hva tilfellet er ved UMB i dag. I utviklingsarbeidet videre vil det bli lagt vekt på at UMB skal forbedre sin virksomhetsstyring, herunder den interne kontroll og kvalitetssikring. Dette har blitt klart presisert fra både Riksrevisjonen og fra Kunnskapsdepartementet og vil ligge som en premiss for hele det
administrative utviklingsarbeidet videre.
Vedlegg
Del I
Universitetsdirektørens redegjørelse for den
administrative virksomhet og utviklingsaktiviteter pr
høst 2011
1. Innledning
Det samlete ansvaret for de administrative funksjoner ved UMB tilligger universitetsdirektøren, jfr UH-loven
§ 10-3 nr 2: ”Direktøren er øverste leder for den samlede administrative virksomhet ved institusjonene, innenfor de rammer styret fastsetter”. De administrative funksjoner ved UMB løses gjennom et to-nivå organisert system hvor førstelinje tilbud av administrative tjenester gis på instituttene og den enkelte budsjettenhet, mens spesialiserte administrative funksjoner og stordriftsløsninger er sentralisert. Sammen danner den lokale og sentrale administrasjon et integrert system hvor de enkelte administrative delfunksjoner er innbyrdes avhengige av både lokal og sentral utføring skal oppgavene løses tilfredsstillende.
Administrasjonens oppgave er å yte service og støtte til kunnskapsproduksjon og formidling, og å gi lederstøtte.
Regler fra sentralt statlig hold legger grunnlaget for de operative handlinger. Disse er i først rekke:
• Universitets- og høgskoleloven med forskrifter
• Lover som regulerer ansettelsesforhold (spesielt Arbeidsmiljøloven, Tjenestemannsloven)
• Lov om offentlige anskaffelser med tilhørende forskrifter
• Reglement for økonomistyring i staten
• Hovedavtale i staten
I tillegg kommer de generelle lovbestemmelser som regulerer administrativ virksomhet som for eksempel offentlighetsloven, forvaltningsloven etc.
Til de sentrale statlige bestemmelsene er det utarbeidet lokale reglementer for UMB. Eksempler på dette er UMBs lokale forskrifter på studieområdet, UMBs kvalitetssikringssystem for utdanningen, Instruks for økonomiforvaltningen ved UMB, Personalreglement for UMB etc.
Kontroll, tilsyn og kvalitetssikring er organisert i linjen, dvs at hvert nivå i organisasjonen, fra
universitetsdirektør via instituttledere og til seksjonsledere, skal utføre en intern kontroll i forhold til den løpende forvaltning og kunnskapsproduksjon og formidling. Riksrevisjonen er å betrakte som ekstern revisjon. UMB har ikke etablert noen intern revisjon.
UMB har de seinere år opplevd økt aktivitet fra ulike offentlige tilsyn, noe som fører til utfordringer på det administrative området. Eksempler på dette er arbeidstilsynet, datatilsynet, brannvesenet etc.
2. UMBs ressursbruk på administrasjon
Figuren under viser utviklingen ved UMB for alle stillingsgrupper de siste 10 år.
I stort viser figuren at antallet administrative1 årsverk ved UMB har ligget på ca 2002 de 10 siste åra og at det har vært en svak økning i de administrative stillingene. Økningen var størst tidlig på 2000-tallet, men har ligget noenlunde flatt de siste 8 åra. Den kraftigste økningen har vært innenfor vitenskapelige stillinger3 hvor økningen utgjør 41% (fra 404 årsverk i 2001 til 570 i 2011). Veksten i rekrutteringsstillinger utgjør en del av denne økningen.
Drifts- og vedlikeholdsstillinger4 og støttestillinger5 til undervisning og forskning har i sum ligget noenlunde flatt i perioden. Det skjer et skift fra 2007 til 2009 ved at støttestillingene øker. Årsaken til det er at endringer i stillingskoden blant mange ansatte som tidligere hadde stillingskoder tilhørende kategorien drifts- og vedlikeholdsstillinger, gikk over til å tilhøre kategorien støttestillinger til undervisning og forskning. Det gjaldt først og fremst at antallet stillinger i stillingskodene som inkluderer ulike typer ingeniører økte pga. av endring i bruk av stillingskode fra driftsleder, driftsoperatør, driftstekniker og formann til ingeniør.
1 Administrative stillinger inkluderer administrasjonssjefer, arkivledere, avdelingsdirektører, avdelingsledere, direktører, førstekonsulenter, førstesekretærer, instituttledere, konsulenter, overarkitekter, prosjektledere, rådgivere, seksjonssjefer, seniorarkitekter, seniorkonsulenter, seniorrådgivere og økonomisjefer.
2 Kilde: Database for statistikk om høgre utdanning (DBH). Alle tall er oppgitt i årsverk pr oktober hvert år.
3 Vitenskapelige stillinger inkluderer stipendiater, vitenskapelig assistenter, dosenter, klinikkveterinærer, post doktorer, universitetslektorer, førstelektorer, forskere, amanuensiser, førsteamanuensiser og professorer.
4 Drifts- og vedlikeholdsstillinger inkluderer renholdsstillinger, avdelingsledere, driftsledere, driftsoperatører, driftsteknikere, fagarbeidere, fagarbeidere med fagbrev, fagkonsulenter, formenn, hjelpearbeidere og mestere.
5 Støttestillinger til undervisning og forskning inkluderer bibliotekarer, hovedbibliotekarer, spesialbibliotekarer, ingeniører, avdelingsingeniører, overingeniører og senioringeniører.
Sammenliknet med de øvrige universiteter i Norge har UMB en lav andel administrativt tilsatte. I figuren under går det fram at UMBs administrativt ansatte utgjør ca 20,5% av alle ansatte, mens snittet for de øvrige universiteter ligger på ca 23,5%.
Figuren viser at det spesielt de seinere år har vært en synkende administrativ andel ved UMB, til forskjell fra de øvrige universitetene. Det som ikke framkommer av figuren er hvor stort administrativt arbeid som utføres av andre ansattgrupper enn de administrative. Der har vi ingen gode data, men det antas at ca 10% av de vitenskapelige ansattes tidsbruk går med til administrative oppgaver. I så fall utgjør dette mellom 55 og 60 administrative årsverk utført av de vitenskapelige.
Det er relativt store forskjeller i andel administrativt ansatte ved de øvrige universitetene, fra ca 20 til ca 29%
(se figuren under). I figuren under er også NVH, som har andel administrativt ansatte på ca 15%, tatt med.
Når UMB og NVH slås sammen, vi man, dersom alt ellers er likt, ha en administrativ andel på om lag 18%
før man tar ut eventuelle rasjonaliseringsgevinster som følge av sammenslåingen. Dette er den laveste administrasjonsandelen blant universitetene i Norge.
0 % 5 % 10 % 15 % 20 % 25 % 30 % 35 %
2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010
Prosent
År
Diagram 1c: Andel adm. ansatte av alle ansatte ved NVH og ved 6 universitet
NTNU UiB UiO UiT NVH UiA UiS
Internt ved UMB er antallet årsverk i de sentraladministrative6 funksjoner større enn i de administrative funksjonene ved instituttene.
Utviklingen de seinere år viser en vekst i de administrative årsverkene i de sentraladministrative funksjoner, mens det samtidig har vært en reduksjon i administrativt ansatte ved instituttene. Det er økonomifunksjonen og studieadministrasjon som er de største administrative funksjonene.
3. Universitetsdirektørens planer for utvikling av de administrative funksjoner pr høst 2011
Universitetsdirektøren tar som utgangspunkt at de administrative funksjoner alltid kan videreutvikles og forbedres. Universitetsdirektøren har prioritert at det store utviklingsarbeidet for de administrative funksjoner skal foregå i forbindelse med etableringen av en administrasjon for Det nye universitet (DnU) som må være operativ fra 01.01.2014. Det gis nærmere omtale av dette arbeidet i eget kapittel under.
Utvikling og effektivisering av administrasjon for DnU skal allikevel ikke være til hinder for den løpende utvikling av administrative funksjoner. Under presenteres en oversikt over pågående administrative utviklingsprosesser:
Administrativ utviklingsprosess Mål for utviklingsprosessen Forbedret gjennomføring av
anskaffelser ved UMBs enheter
Følge reglene om offentlige anskaffelser Innføring av elektronisk
bestillingssystem for anskaffelser
Forbedre og effektivisere rutinene fra bestilling til betaling Utvikling av sikkerhets- og
beredskapsfunksjonen
Kunnskapsdepartementet har stilt krav om at institusjonene utarbeider sikkerhets- og beredskapsplaner. Et delmål er å tilfredsstille KDs krav. Men målet er framfor alt å få etablert et velfungerende sikkerhets- og beredskapsopplegg for UMB.
Innføring av internt husleiesystem Effektivisere og optimalisere arealbruk
6 Sentraladministrative funksjoner er definert som administrativt ansatte ved hovedadministrasjonen, drifts- og serviceavdelingen, IT og service og biblioteket.
Administrativ utviklingsprosess Mål for utviklingsprosessen
Internkontrollprosjektet Utvikling av den interne kontroll innenfor alle administrative funksjoner til et nivå som tilfredsstiller Riksrevisjonens og Kunnskapsdepartementets krav
Implementere Paga Web Effektivisere saksflyt innenfor lønns- og personalområdet mellom enhetene og sentraladministrasjonen og økt kvalitet i saksbehandlingen
Implementere HR-portal Gjøre felles ajourførte administrative retningslinjer lett tilgjengelige
Utvikle mellomlederopplæring Heve kompetansen på lederne for å skape bedre ledelse Implementere nasjonalt
kvalifikasjonsrammeverk for utdanningen
Dette er pålagt av Kunnskapsdepartementet og skal være implementert i løpet av 2012. Målet er heving av kvalitet i UMBs studieprogrammer.
Utdanningsledelse Mer effektiv bruk av ressursene til utdanning, samt øke kvaliteten
Tettere samhandling mellom lokal og sentral studieadministrasjon
Mer effektiv saksbehandling Forenkle administrative rutiner innen
forskning
Øke tid til forskning Gjennomgå status for
publiseringsaktivitet og foreslå forbedringstiltak
Mer forskning
Etablere tettere samarbeid mellom lokal og sentral
forskningsadministrasjon
Øke effektivitet i forskningsadministrasjon
Nye web-sider for UMB Kvalitativt bedre og mer brukervennlige sider Utvikle sosiale medier i
rekrutterings- og alumniarbeid
Mer dynamisk og målrettet kontakt med potensielle, nåværende og tidligere studenter
Riksrevisjonens tilbakemeldinger til UMB gir oss en spesiell utfordring. Riksrevisjonen utaler at UMB ikke har god nok intern kontroll og må styrke den. Dette stiller krav til UMBs forvaltning på alle nivå som må tas alvorlig. Riksrevisjonen krever at UMB etablerer avviksrapportering på de administrative funksjoner, og at ledelsen på en bedre måte enn i dag følger opp de avvik som avdekkes. Flere av de beskrevne
utviklingsprosessene som er beskrevet over har ulik grad av utvikling av intern kontroll og kvalitetssikring innebygd.
4. Utvikling av administrasjonen for DnU
I samarbeid med administrerende direktør ved NVH har universitetsdirektøren startet opp et arbeid hvor målet er at DnUs funksjoner skal fungere fra dag 1, dvs fra 01.01.2014. Dette forutsetter at reglementer, IT- systemer, rutiner, prosedyrer er på plass og rekruttering av personell er gjennomført. I praksis betyr det at ny administrasjon må være på plass i 2013. Universitetsdirektøren legger til grunn at administrasjonen for DnU må være på plass i 1. tertial 2013.
Arbeidet er startet opp ved at alle administrative funksjoner er beskrevet mht til utfordringer i forhold til å være operative fra 01.01.2014, hvordan utfordringene bør løses, mulige effektiviserings- eller
rasjonaliseringstiltak og evt behov for nye systemer eller systemomlegginger. De administrative funksjoner som inngår i dette arbeidet er:
• økonomi
• personal- og organisasjon
• forskningsadministrasjon og innovasjon
• studieadministrasjon og etter- og videreutdanning
• bygnings- og eiendomsdrift
• IKT
• arkiv
• informasjon og formidling
• bibliotek
De funksjonsansvarlige for de administrative funksjoner ved hhv NVH og UMB har sammen utarbeidet beskrivelsene.
Administrerende direktør ved NVH og universitetsdirektøren ved UMB skal sammen lede arbeidet. Det tas sikte på at de innledende beskrivelsene danner mandat og prosjektplan for utviklingen av de administrative funksjoner for DnU. Mandatet og prosjektplanen skal forankres i fellesstyret, antakelig på møtet 29.11.2011.
Del II
Kort gjennomgang av de enkelte administrative
funksjoner
Administrativ funksjon: Studieadministrasjon
Beskrivelse av innholdet, organisering og samhandling innen administrasjonsområdet:
Studieadministrasjonen er delt mellom en sentral studieavdeling som utfører fellestjenester for hele
universitetet med 21 årsverk og studieveiledere/studiekonsulenter på alle institutt. Antallet varierer mellom de ulike instituttene, men i snitt 2 personer på hvert institutt.
Studieavdelingen er delt i to enheter. Enhet for studieadministrative tjenester (SAT) utfører time- og romplanlegging av all undervisning, og booking av alle læresaler. Eksamensplanlegging, gjennomføring og samt tilrettelegging av eksamen for enkelt studenter. All sensur registreres og klager på sensur mottas av SAT. Utover dette produseres alle vitnemål og diploma supplement. Disse blir grundig kvalitetssjekket innen utstedelse. Doktorgradsadministrasjon med oppfølging av håndbok for doktorgradsstudenter, regelverk, skjema, maler, i tillegg til å bistå instituttadministrasjonen er oppgaver som utføres.
Studieavdelingen har en funksjon som systemeier av de fleste systemene vi benytter på studiesiden. Dette gjelder informasjonssystemer som Fronter, TimeEdit, FS, Questback. Studieavdelingen utfører brukerstøtte og opplæring til UMBs brukere, samt har ansvar for alt av grunnlagsdata.
Studentenes informasjonsTorg (SiT) jobber med Internasjonalisering, opptak og studieveiledning. Generell studieveiledning gis til alle UMB studenter i forbindelse med opptak, utveksling og generell
studieveiledning. Videre hjelper SiT studenter med studenttjenester som Studweb, Fronter og Lånekassen.
Alt opptak er sentralisert i studieavdelingen. Innefor internasjonalisering og utveksling ligger oppgaver som saksbehandling av utvekslingsstudenter, forvaltning og utvikling av utvekslingsavtaler og kontakt med internasjonale partnere. I tillegg er det mange oppgaver knyttet ulike stipendordninger for studenter (kvote, erasmus, nordplus, HEC, osv) både i form av saksbehandling og veiledning.
Studieavdelingen har stabsfunksjon for rektor, prorektor for utdanning, universitetsdirektør og studiedirektør. Oppgavene er knyttet til sekretær og saksbehandling for råd og utvalg (SN, LMU, US, klagenemnda). Studieprogramutvikling og UMBs Kvalitetsikringsystem for utdanningen (KSU),
forskriftstolkninger, dispensasjoner, saksbehandling ved endringer og UNIS-koordinator for UMB. I tillegg har studieavdelingen karrieresenter for studenter og en ressurs knyttet til utvikling av fleksibel læring ved UMB.
Redegjørelse for status og utfordringer innen funksjonen:
Studieavdelingen merker at det økte studentopptaket har ført til økt antall studenter som skal ha individuell tilrettelegging, økte utfordringer i timeplanleggingen mht romkabal og romkapasitet, stor økning i
sensurregistrering og vitnemålsproduksjon. I tråd med internasjonaliseringen merkes også stadig flere etterspørsler etter verifisering av vitnemål. Det er også en kjempeøkning i antall internasjonale søkere til UMB studieprogrammer. Det er forventet å øke enda mer siden våre naboland innfører skolepenger. Å balansere denne økningen i drift knyttet til studentvekst, samtidig som det forventes at studieavdelingen skal bidra i flere utviklingsoppgaver, er en stor utfordring.
Redegjørelse for planlagte utviklingstiltak og mulige effektiviseringsgevinster på kort og lengre sikt:
I løpet av 2012 skal UMB innføre nasjonalt kvalifikasjonsrammeverk i utdanningen. (NKR) og Universitetsstyret har stor oppmerksomhet på studiekvalitet og hvordan UMB skal sikre og forbedre studiekvaliteten. Dette vil i 2012 kreve oppfølging fra studieadministrasjonen, og UMB må jobbe med å definere og utvikle en god utdanningsledelse.
Størst potensial for effektiviseringsgevinster er på å få til god samhandling mellom sentralt nivå og lokalt nivå. Studienemnda startet i 2010 ett arbeidet på dette, og det skal videreutvikles i 2012.
Administrativ funksjon: Forskning og innovasjon
Beskrivelse av innholdet, organisering og samhandling innen administrasjonsområdet:
Universitetsnivå
Forskningsavdelingen (7,5 årsverk) følger opp UMBs strategi for forskning, PhD-utdanning og samarbeid med næringsliv og forvaltning og er forskningspolitisk rådgiver for ledelsen. Avdelingen bistår instituttene i forsknings- og innovasjonsspørsmål, har ansvaret for forskningsadministrasjon (rapporter, interne utlysninger og tildelinger), kvalitetssikring av forskning, kontakten med
Forskningsrådet og UHR, rådgiving i fht EUs forsknings- og innovasjonsprogrammer, videreutvikle samarbeid med næringsliv og forvaltning, kommersialisering av forskningsbaserte ideer,
entreprenørskap, ivareta immaterielle rettigheter, kontrakter, koordinator for UMBs NUFU- prosjekter og videreutvikle samarbeid med instituttsektoren. Forskningsdirektøren er sekretær for Forskningsnemnda. Ca 1,5 årsverk er finansiert av eksterne midler.
:
Instituttnivå
Instituttene har forskningsleder som leder instituttets forskningsutvalg, ivaretar forskningsspørsmål og -administrative oppgaver på instituttet. Dette går blant annet ut på oppfølging av kontrakter med Forskningsrådet, koordinere PhD-utdanningen, registrering av forskningsproduksjon og
kvalitetssikre lagring av forskningsdata, samt å være sekretariat for forskningsutvalget. Instituttene har organisert dette arbeidet noe ulikt, og det er noe uklart hvor stor ressurs instituttene samlet sett har på forskningsadministrasjon (varierer fra 0,4 til 3,5 årsverk).
:
Samarbeidet mellom forskningsadministrasjon for universitetet og på instituttene fungerer bra (blant annet på registrering av forskningsproduksjon hvor også biblioteket er en vesentlig bidragsyter), og UMBs EU-forum har hatt en meget god oppstart.
Redegjørelse for status og utfordringer innen funksjonen:
Forskningsavdelingen har en svært sammensatt portefølje. Forskningsdirektøren har valgt å la hver enkelt person være spesialist på sitt felt, og å redusere sårbarheten ved at et par personer i stor grad behersker to områder. UMBs forskningsnemnd er sentral i å utarbeide gode strategier og strukturer for forskningen ved universitetet, og forskningsdirektøren skal i samarbeid med nemnda se på hvordan UMB kan redusere forskernes bruk av tid til administrative oppgaver.
UMB har potensial for å hente flere prosjekter fra EUs rammeprogram for forskning og innovasjon.
UMB har ett årsverk for å støtte forskerne i dette arbeidet. Vi har etablert et EU-forum bestående av ressurspersoner på instituttene for å bli dyktigere på dette området, men det er mulig universitetet bør øke ressursen her for å få et reelt løft på EU-finansiert forskning.
UMB kan med fordel styrke forskningsprosjektledelse og –administrasjon. Forskere vegrer seg for å påta seg ledelse av større prosjekter pga manglende administrativ støtte. Et hensiktsmessig prosjektverktøy kan også være en god investering for å redusere tid til rapportering og oppfølging av forskningsprosjekter.
Redegjørelse for planlagte utviklingstiltak og mulige effektiviseringsgevinster på kort og lengre sikt:
Øke tid til forskning: forenkle administrative rutiner innen forskning
Mer forskning: gjennomgå status for publiseringsaktivitet og foreslå tiltak som kan bidra til mer
forskning; profesjonalisere støtte til forskningsfinansiering
Øke effektivitet: etablere tettere samarbeid mellom lokal og sentral forskningsadministrasjon
Administrativ funksjon: Økonomiforvaltning
Beskrivelse av innholdet, organisering og samhandling innen administrasjonsområdet:
Økonomifunksjonen ved UMB er todelt gjennom at man har en sentral økonomiavdeling med 19,2 årsverk som står for;
• Bokføring, remittering etc.
• Rapportering, planlegging etc.
• Støtte til gjennomføring av anskaffelser, ansvar for rammeavtaler
• Lønn
• Kontrollaktiviteter på de ulike områder avdelingen har ansvar for
I tillegg har man en lokal økonomifunksjon på alle institutter og enheter som står for;
• den daglige økonomioppfølging, mottaks- registrering etc.
• Lokal rapportering og oppfølging
• Prosjektoppfølging og støtte
Anslagsvis er et sted mellom 20 og 25 årsverk knyttet opp mot økonomifunksjonen lokalt. I tillegg kommer den del av avd.direktørers, instituttlederes og ledere på andre nivåer tid til oppfølging av økonomi.
I tillegg til det daglige samspillet mellom økonomifunksjonen sentralt og på institutt og enheter, arrangeres økonomilederforum månedlig. Alle institutt og enheter er representert med sin økonomileder eller
administrasjonssjef på økonomilederforumet, mens sentraladministrasjonen er representert med
seksjonslederne og økonomidirektøren. Økonomilederforumet er viktig for samkjøring og kommunikasjon mellom sentraladministrasjon og instituttene og enhetene.
Redegjørelse for status og utfordringer innen funksjonen:
Den sentrale delen av økonomifunksjonen lever i det daglige med balansegangen mellom på den ene siden rollen med å være et serviceorgan overfor enhetene gjennom å drive veiledning, opplæring og lignende og rollen som kontrollorgan.
Innenfor økonomifunksjonen er en av de store utfordringer per i dag organisasjonens (UMB) evne og vilje til å iverksette og gjennomføre de regler og retningslinjer som gjelder området. Dette medfører at ressurser som kunne vært benyttet til utvikling av økonomifunksjonen må settes inn på kontrolltiltak.
I denne sammenhengen er særlig områdene anskaffelser og bidrags- og oppdragsvirksomheten å trekke frem.
Redegjørelse for planlagte utviklingstiltak og mulige effektiviseringsgevinster på kort og lengre sikt:
Som et ledd i den vedtatte handlingsplan for anskaffelsesområdet er man i gang med å implementere et elektronisk bestillingssystem. Dette forventes å gi en rekke gevinster;
- reduserte transaksjons- og ressurskostnadene.
- For mange innkjøpere og lite avtalelojalitet. Skriftlig delegering av bestillingsfullmakter er ikke i tilstrekkelig grad fulgt opp ved enhetene. Elektronisk bestillingssystem kan bli et redskap for aktivisering og operativ bruk av vedtatt fullmaktstruktur. Brukernes tilgang til leverandører og produkt blir regulert og det kan forventes betydelig større avtalelojalitet og direktebesparelser.
- Bedre økonomistyring og kontroll gjennom å se kostnadene ved bestilling
I det daglige arbeider økonomiavdelingen hele tiden med å utnytte de investeringer som er gjort i IT- systemer på en best mulig måte. Et eksempel på dette er blant annet overgang til bruk av elektronisk internfaktura.
Administrativ funksjon: Personal- og organisasjonsutvikling
Beskrivelse av innholdet, organisering og samhandling innen administrasjonsområdet:
Personal- og Organisasjonsavdelingen (POA) er universitetsledelsens stabsavdeling på personal og organisasjonsområdet og skal bidra til utviklingen av UMBs organisasjon og gi støtte til den sentrale ledelse og ledere ved enhetene. Stabsrollen innebærer blant annet å kvalitetssikre
prosedyrer innen personal- og organisasjonsområdet. Avdelingen skal sammen med enhetene sørge for konsistens mellom UMBs personalpolitikk og den praktiske utførelse av denne. POA leverer i hovedsak rådgiving innenfor følgende områder; personaladministrasjon, organisasjonsutvikling og HMS. Eksempler på leveranser er støtte til; rekruttering, opplæring og lønnsforhandlinger.
Arbeidet på personalområdet skjer i tett samhandling og dialog mellom POA og personal- funksjonene ved enhetene som har det operative ansvar for oppfølgingen og kvalitetssikringen Enhetene har valgt å organisere det administrative personalarbeidet på ulike måter, men alle har medarbeidere som har ansvaret på dette området. Ressursbruken varierer fra tilnærmet 100%
stilling til ca 20%. Alle enheter er representert i Personalforum som er et sentralt virkemiddel for å nå målene innenfor personalområdet. Forumet møtes månedlig.
POA er avhengig av en tett kontakt med de ulike enhetene ved UMB for å fremme en effektiv personaladministrasjon og – utvikling av og for UMBs ansatte. Vi er derfor i ferd med å organisere oss med dedikerte kontaktpersoner som skal være til støtte for instituttenes ledere og
forhåpentligvis lette deres hverdag. Dette vil være med på å bidra til utviklingen av samarbeidet mellom sentraladministrasjonen og UMBs enheter ved at vi kan ha en tett dialog med dem som vi jobber for.
Det er viktig å fremme internt samarbeid i sentraladministrasjonen for å effektivisere den
samhandlingen vi har med enhetene. POA erfarer at det kan være muligheter for felles prosjekter i administrasjonen som kan være med på å både koordinere tiltak og pålegg til enhetene samt å gjøre disse mer effektive.
Redegjørelse for status og utfordringer innen funksjonen:
Avdelingen består av 12 medarbeidere (9,7 årsverk) som har en bred kompetanse innenfor det personaladministrative området. Medarbeiderne har lang erfaring fra UMB og også fra annen statlig og privat virksomhet. Instituttene og enhetene har også egne ressurser innenfor vårt fagområde.
Den største utfordringen vi ser i dag er å ta i bruk på en effektiv og standardisert måte de ulike administrative systemer UMB har slik at alle ledd kan utføre en mer rasjonell saksbehandling.
Innenfor personalfeltet ser vi at det legges opp til mer og mer ”selvbetjeningsløsninger” og å innføre slike løsninger som gir effekt i vår organisasjon er utfordrende.
Redegjørelse for planlagte utviklingstiltak og mulige effektiviseringsgevinster på kort og lengre sikt:
1. POA vil frem til 1. jan 2014 prioritere å bruke eventuell ledig kapasitet til viktige
utviklingstiltak innenfor tre områder:
Organisasjonsutviklingsarbeid for å etablere en effektiv organisasjon for det nye universitet (DNU).
2. Utvikle et enda tettere og bedre samarbeid med de lokale enhetene (institutter og sentre) som vil skape muligheter for raskere og kvalitativt bedre saksbehandling.
3. Utvikle og gjennomføre relevant mellomlederopplæring inkludert opplæring i
gjennomføring av medarbeidersamtale/årsplansamtaler som vil gi bedre ledelse og ledere i
dagens UMB og til det nye universitet
Administrativ funksjon: Kommunikasjon og markedsføring
Beskrivelse av innholdet, organisering og samhandling innen administrasjonsområdet:
Kommunikasjonsavdelingen (KA) er universitetsledelsens stabsavdeling på kommunikasjons- og markedsområdet. Gjennom strategisk og operativ bruk av markedsføring og kommunikasjon bidrar avdelingen til å realisere universitetets strategiske mål om blant annet å rekruttere bedre studenter, sikre godt omdømme generelt og hos viktige målgrupper spesielt, og gjennom synliggjøring styrke
universitetets rolle som nasjonalt og internasjonalt forsknings- og utdanningssenter som bidrar til å sikre bærekraftig utvikling.
I tillegg bidrar KA til å utvikle universitetets internkommunikasjon, slik at denne underbygger strategi- og måloppnåelse ved å gi medarbeidere kunnskap og eierskap til universitetets visjon, mål og pågående prosesser, herunder etableringen av det nye universitetet.
Den sentrale kommunikasjonsavdelingen samarbeider med kommunikasjonsmedarbeidere i
instituttene, som bruker anslagsvis mellom 5 og drøyt 30 % stilling til sitt kommunikasjonsarbeid.
Redegjørelse for status og utfordringer innen funksjonen:
Avdelingen består av elleve medarbeider (10,5 årsverk) med bredt sammensatt kompetanse:
Redaksjonsgruppe (tre årsverk) som planlegger og koordinerer studiemarkedsføringsaktivitet og
-materiell, synliggjør forskning og utdanning gjennom mediehåndtering, utdanningsmesser, konferanser og digitale kanaler, tar ansvar for intern kommunikasjonsrådgiverfunksjon og
kriseberedskap/håndtering, kommunikasjonsansvar i enkeltprosjekter, alumniarbeid (UMBnytt) og etablering av rekrutteringssamarbeid med næringsliv og bransjeaktører med mer.
Grafisk gruppe bestående av en fotograf og to grafikere (totalt 2,5 årsverk) som ivaretar UMBs visuelle
kommunikasjon, grafisk og fotografisk rådgivning og tjenester, drift av fotoarkiv mv.
Messe- og skoletjenestegruppe (tre årsverk) som ivaretar utdanningsmesser og skolerettet
undervisnings/rekrutteringstiltak, Ungforsk, forskningstorget, universitetsrekrutteringsturner og liknende, til dels i samarbeid med kommunikasjonskontakter og studierådgivere i instituttene.
Webgruppe som blant annet utvikler og vedlikeholder UMBs nettsider og sosiale medier til rekruttering
og kontakt med viktige målgrupper, opplæring, databasevedlikehold med mer.
I tillegg ivaretar kommunikasjonskontaktene i instituttene publisering på enhetenes egne nettsider o. l, og samarbeider til dels med den sentrale kommunikasjonsenheten i forbindelse med enkeltprosjekter og rekrutteringstiltak og liknende.
Frem mot 1.1.2014 har den sentrale kommunikasjonsavdelingen en vesentlig utfordring i å ivareta og legge til rette for tilfredsstillende kommunikasjon knyttet til etablering av det nye universitet. Videre er det behov for å styrke UMBs interne kommunikasjon og samarbeid mellom sentral
kommunikasjonsfunksjon og instituttene, samt generelt å heve faglig kompetanse og bevissthet om kommunikasjons som strategisk virkemiddel for å få optimal effekt av samlede ressurser.
Redegjørelse for planlagte utviklingstiltak og mulige effektiviseringsgevinster på kort og lang sikt:
Kommunikasjonsavdelingen vil fremover bruke mer ressurser for å styrke intern kommunikasjon
(herunder kommunikasjonssamarbeid med instituttene) og fusjonskommunikasjon. Videreutvikling av
sosiale medier i rekruttering og markedsføring, samt ressurskrevende etablering av nye nettsider på
plattform som kan videreføres, vil på sikt styrke universitets profil og posisjon og kunne gi betydelig
effektiviseringsgevinst.
Administrativ funksjon: Strategisk eiendomsforvaltning
Beskrivelse av innholdet, organisering og samhandling innen administrasjonsområdet:
Ihht. US-vedtak i juni 2011 er eiendomsstaben ansvarlig for:
•
Langsiktig planverk for universitetets eiendomsmasse (skog, park, land og bygninger)
•
Utvikling av eiendom og arealer som tjener UMBs nåværende og framtidige behov
•
Miljøplanlegging
•
Energiplanlegging
Eiendomsstaben forvalter på vegne av universitetsdirektøren eieransvaret knyttet til UMBs eiendomsmasse, og har ansvaret for daglig kontakt med og oppfølging overfor på den ene siden forvaltere (DSA, SKP, SHF, ITS) og på den andre siden brukere (alle som har husleieavtale - eksterne og interne). Eiendomsstaben skal bestå av leder, to fast ansatte og ev. prosjektansatte.
Ingen ansatte på andre nivåer.
Redegjørelse for status og utfordringer innen funksjonen:
Eiendomsstaben er nyopprettet. Hovedutfordringer er:
•
Etablere eiendomsstaben ihht. US-vedtaket
•
Opprette god kommunikasjon med forvaltere og brukere
•
Utvikle langsiktige planer ihht. US-vedtak
Redegjørelse for planlagte utviklingstiltak og mulige effektiviseringsgevinster på kort og lengre sikt:
Se ovenfor.
Administrativ funksjon: Drift, service og operativ forvaltning av UMBs bygninger og eiendommer
Beskrivelse av innholdet, organisering og samhandling innen administrasjonsområdet:
Ved DSA er det mange teknisk ansatte og noen få administrativt ansatte. Utviklingen viser at antall årsverk har gått ned med ca. 3 årsverk siden 2005, men nedgangen er større da det er lagt inn en økning i antall lærlinger og det er 1,5 registrerte, men vakante stillinger i 2012.
DSA - utvikling Rammetildeling kontra lønnskostnader
2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012
Rammetildeling 51 034 52 581 51 018 52 141 57 638 59 714 60 583 61 283 67 394 67 306 Lønnskostnader konto 5* 27 215 27 442 29 270 29 627 33 329 34 260 35 685 34 667 37 341 Konsulent konto 67* 1 270 866 470 755 893 1 473 1 421 900 500 Antall årsverk - hentet DBH 78,4 78,7 78,3 71,5 71,6 70,7 71,3 75,3
Lønn og konsulent i% av rammen 54 % 55 % 57 % 53 % 57 % 59 % 61 % 53 % 56 %
Utvikling penger til drift utenom
lønn i % av rammen 46 % 45 % 43 % 47 % 43 % 41 % 39 % 47 % 44 %
Året ikke ferdig - anslag 2012: planlagt økning lærlinger 1,5 - 1,5 renholdstillinger er ført opp, men er vakante i påvente av Ur/audMax
Redegjørelse for status og utfordringer innen funksjonen:
UMB skal bli en del av et nytt universitet med større bygningsmasse en tidligere. Vi skal slås sammen med en avdeling fra NVH som har om lag 30 årsverk, vi skal drifte en større park og flere og mer kompliserte bygninger og anlegg. Etter sammenslåingen må DnU ta en prinsippvurdering av hvordan kompetanse og bemanning skal være innenfor teknisk stab. Det er ulike måter å organisere dette på, man må bestemme hvor stor stab man skal ha og hvor mye arbeid man skal kjøpe eksternt.
DnU må drive to Campus fram til 2018, det er derfor vanskelig å spå noe om når man kan
konkludere i denne prinsippsaken. Dette har noe med hvem og hvor mange som reelt kommer til å bli med fra Adamstuen til Ås og avskalling ved DSA.
Ved DSA er det per i dag 3,8 årsverk pluss leder som har rene administrative oppgaver i tillegg til dette kommer en teknisk tegner og en arkitekt som bistår eiendomsstab 50 %. Dette er en liten sårbar administrasjon som ikke kan beskjæres vesentlig uten at kvalitet forringes. De øvrige ansatte arbeider i hovedsak med drift og vedlikehold. Det er 6 enhetsledere i den tekniske delen, i bygg er det 7,6 håndverkere, VVs har 3, elektro har 5,6 (inkludert energirådgiver), park har 5,5, renhold har 29 og forvaltning, brann og sikkerhet har 11. Sistnevnte vil reduseres i løpet av 2012.
Redegjørelse for planlagte utviklingstiltak og mulige effektiviseringsgevinster på kort og lengre sikt:
Når det gjelder den rent administrative siden anbefaler jeg at man begynner å se alle avdelingene i
sentraladministrasjonen under ett. Det må være mulig å samarbeide mer for å bli mindre sårbare. På
denne måten kan UMB muligens spare noe. Eksempler er felles servicesenter, felles økonomistab
og personalstab og en tydeligere arbeidsfordeling mellom eiendomsstab og DSA når det gjelder
planer, avtaler og oppgaver.
Funksjoner: IT-drift, IT-brukerstøtte, arkiv og servicetorg.
Beskrivelse av innholdet, organisering og samhandling innen administrasjonsområdet:
IT-drift: 7,4 personer. Drift, installasjon og oppfølging av tjenester og serversystemer – ca 150 ulike tjenester herunder fil- og utskriftstjenester (ansatt og student), epost, web, telefoni, lagring, backup mm. Klientdrift (PC) og programvareutrulling. Brukeradministrasjon og identitetsforvaltning samt koordinering av dataflyt mellom alle UMBs systemer.
Drift av datasaler og studentløsninger. Infrastruktur og nettverk. Drift og utvikling av maskinrom og serverpark med sikkerhetstiltak
Dokumentasjon, beredskap og informasjonssikkerhet. Innkjøp og innkjøpsavtaler. Støtte til IT- ansvarlige.
IT-brukerstøtte – IT-ansvarlige: 8 personer. Lokal klientdrift/brukerstøtte/lokaldrift. Innkjøp og oppsett av Pcer, mobiltelefoner og utstyr. Superbruker i Fronter inkl brukerhåndtering og brukerstøtte.
Drift av lokale datasaler/laber. Bindeledd mellom institutt og IT ved større prosjekter.
IT-brukerstøtte – vakttjenesten: 2 personer. Bakvakt for it-ansvarlige på instituttene, oppfølging av AV/IKT i undervisingsrom
Arkiv: 3 personer. Posthåndtering, fordeling og journalføring. Skanning av dokumenter for enhetene.
Kontroll og oppfølging av arkivsaker. Brukerstøtte og opplæring, Systemadministrasjon og
vedlikehold av arkivbase. Håndtering av papirarkiv. Håndtering av henvendelser om dokumenter og innsyn. Arkivplanarbeid og dokumentasjon av rutiner. Arkivansvar for fellesstyret.
Servicetorg: 4 personer. Ansvar og bemanning av resepsjon og sentralbord. Drift av posttjenesten med henting/bringing av post til/fra UMBs enheter til postkontor. Produksjon av ID-kort. Bistand til arkiv og enkle arkivtjenester.
ITS-Administrasjon: 3 personer. Økonomi, budsjett, planarbeid, rapportering, fakturabehandling, personaladministrasjon, ansettelser, saksbehandling, HMS, innkjøp, avtaler, prosjektarbeid og telefoni (for ITS og Universitetsbiblioteket). 2 personer har i tillegg oppgaver for sentraladministrasjonen.
Redegjørelse for status og utfordringer innen funksjonen:
IT-brukerstøtte: En godt fungerende funksjon med godt omdømme. Organiseringen er noe suboptimalisert.
IT-brukerstøtte – vakttjenesten: Veksten i behovet og forventningene er stor mht AV/IKT i undervisningsrom. Sannsynligvis behov for styrking.
IT-drift: Bemanning holder til å ivareta våre viktigste tjenester. Utfordring at ønske/behov for nye tjenester øker raskere enn ressurstilgangen tilsier. Søker å konsentrere oss om tjenester som må/bør driftes lokalt og outsource mest mulig ellers.
Servicetorg: En tjeneste i utvikling. Tjenestetilbud reguleres av bemanningen.
Arkiv: Knapp bemanning som må konsentreres om kontroll, brukerstøtte/opplæring og planarbeid.
Arkivrestanser og arkivlokaler er en stor utfordring.
Redegjørelse for planlagte utviklingstiltak og mulige effektiviseringsgevinster på kort og lengre sikt:
IT-brukerstøtte: En samlet organisering av IT-ansvarlige (i stedet for en fast pr sted) vil kunne gi større fleksibilitet mellom instituttene, og bedre utnyttelse av arbeidskraften. Større satsning på fellesløsninger (med helpdesk) og selvbetjeningsløsninger har også et innsparingspotensial.
IT-drift: Satsning på sharepoint og samordna kommunikasjon gir gevinster for UMB, selv om det er et tillegg for ITS. Forenkler samhandling og gjenfinning på tvers av enheter og campus.
Arkiv: Sharepointprosjekt for ePhorte vil bedre funksjonen for saksbehandlerne på enhetene betraktelig, og øke arkiveringsgraden og –kvaliteten.
Servicetorg: Vil og bør overta flere fellesfunksjoner (i tråd med notat) – gir besparelser for UMB.
IT-brukerstøtte – vakttjenesten: Ytterligere standardisering i tråd med UNINETT-standarder har potensial, men veksten i behovet er sannsynligvis større enn effektiviseringen.