Endelig rapport fra Fylkesmannens tilsyn med Familievernkontoret i søndre Vestfold i
2015
Arkivnr. 2015/4736
Innholdsfortegnelse
Endelig rapport fra Fylkesmannens tilsyn 2015 med Familievernkontoret i søndre Vestfold... 2
Bakgrunn for tilsynet... 2
Gjennomføring av tilsynet... 2
Familievernkontorene i Vestfold... 3
Lovgrunnlag for tilsynet... 4
Tilsynstema... 4
«Lov om familievernkontorer»... 4
§ 3 Tilsyn... 4
§ 10 Opplysningsplikt til barneverntjenesten ... 4
«Forskrift om mekling etter ekteskapsloven og barneloven»... 5
§ 2 Hensynet til barnet... 5
«Lov om barn og foreldre»... 5
§ 31 Rett for barnet til å vere med på avgjerd... 5
«Forskrift om føring av klientjournal og meklingsprotokoll ved familievernkontorene»... 5
§ 7 Adgang til journal - oppbevaring ... 5
Fylkesmannens funn... 6
Barns rett til å bli hørt, forskrift om mekling § 2 og barneloven § 31... 6
Konklusjon ... 7
Opplysningsplikten til barnevernet, lov om familievernkontorer § 10... 8
Konklusjon ... 8
Adgang til journalopplysninger, forskrift om føring av klientjournal § 7 – adgang til journalopplysninger... 8
Konklusjon ... 9
Generelle innspill til familievernkontorets rutiner... 9
Avslutning av tilsynet ... 10
Endelig rapport fra Fylkesmannens tilsyn 2015 med Familievernkontoret i søndre Vestfold
Bakgrunn for tilsynet
Fylkesmannen er etter lov om familievernkontorer § 3 pliktig til å føre tilsyn med
familievernkontorene i fylket. Tilsynet skal gjennomføres så ofte som det anses nødvendig, og minimum hvert 3. år. Forrige tilsyn med Familievernkontoret i Søndre Vestfold ble gjennomført i 2012.
Fylkesmannen har, jf. lov om familievernkontorer, stor frihet med tanke på hvordan tilsynet skal organiseres, og kan foreta tilsyn både etter enkelthendelser og som ledd i et
systembasert tilsyn.
Gjennomføring av tilsynet
Tilsynet ble gjennomført etter prinsippene for systemrevisjon. Dette innebærer at tilsynet hadde fokus på hvorvidt kontorets styringssystem sikrer etterlevelse av lov og forskrift.
Varsel om tilsyn ble sendt fra Fylkesmannen 27.08.15. Det ble foreslått dato for stedlig tilsyn, 04.11.15. Frist for innsending av skriftlig underlagsmateriale ble satt til 06.10.15. Alle
dokumenter ble mottatt innenfor fristen, og gjennomføringen gikk etter den plan Fylkesmannen foreslo.
Åpningsmøte ble avholdt på dagen for stedlig tilsyn, 04.11.15.
Tilstede:
Bjørnar Bertheussen, leder
Britt Landsgård, terapeut
Kari Anne Asp, terapeut
Terje R. Johansen, terapeut
Ruth E. Rød, kontorfaglig ansatt
Ingunn Holmeseth, kontorfaglig ansatt
Kristine Riise Sandal, terapeut (vikar)
John Vatne, terapeut (vikar)
Det ble gjennomført totalt 5 intervjuer; med 4 av terapeutene, samt med leder. Av
terapeutene intervjuet Fylkesmannen to fast ansatte, samt en terapeut i vikariat. I tillegg ble også en av de kontorfaglig ansatte intervjuet.
Sluttmøte var planlagt 23.11.15, men ble utsatt grunnet sykdom. Ny dato ble satt til 15.12.15. Grunnet stor arbeidsmengde ved familievernkontoret, var det kun leder som hadde anledning til å delta.
Foreløpig rapport ble ferdigstilt 14.01.16. Frist for eventuelle kommentarer og
tilbakemeldinger ble satt til 08.02.16. Familievernkontoret benyttet seg ikke av anledningen til å kommentere foreløpig rapport. Endelig rapport sendes fra Fylkesmannen 11.03.16.
Familievernkontorene i Vestfold
Det er i dag to familievernkontorer i Vestfold; Familievernkontoret i søndre Vestfold og Familievernkontoret i Vestfold. Kontorene er lokalisert i henholdsvis Sandefjord og Tønsberg.
Familievernkontoret i søndre Vestfold skal i hovedsak betjene søndre del av Vestfold;
Sandefjord, Larvik, Lardal, Andebu og Stokke.
Avtale om drift er inngått mellom Bufetat region sør og Familievernkontoret i søndre Vestfold. Kontoret het tidligere Kirkens Familievernkontor i Vestfold, og det foreligger statutter for driften, vedtatt av Tunsberg bispedømmeråd. Av statuttene fremgår det at kontoret skal være kvalifisert for offentlig godkjenning og drives på grunnlag av gjensidig forpliktende avtale med offentlig myndighet og etter gjeldende offentlig regulering av familievernet.
I driftsavtalen mellom familievernkontoret og Bufetat, sist oppdatert og underskrevet i september 2014, fremkommer det at familievernkontorets virksomhet er regulert i lov om familievernkontorer § 1, første og annet ledd.
§ 1 Familievernkontorenes oppgaver Familievernet er en spesialtjeneste som har familierelaterte problemer som sitt fagfelt.
Familievernkontorene skal gi et tilbud om behandling og rådgivning der det foreligger vansker, konflikter eller kriser i familien. Familievernkontorene skal foreta mekling etter lov om ekteskap § 26 og barneloven § 51.
Familievernkontorene bør også drive utadrettet virksomhet om familierelaterte tema. Dette kan bestå av veiledning, informasjon og undervisning rettet mot hjelpeapparatet og publikum.
Avtalens formål er å regulere driften ved familievernkontoret og deres virksomhet, samt sikre et nasjonalt likeverdig tjenestetilbud, som ledd i Bufetats oppgaver i henhold familievernkontorloven § 2.
§ 2 Statlig regional familievernmyndighets oppgaver
Familievernkontorene drives av den statlige regionale familievernmyndigheten eller den som statlig regional familievernmyndighet inngår avtale med om drift av familievernkontor. De kontorer det inngås slik avtale med, faller inn under denne loven.
Statlig regional familievernmyndighet skal sørge for at familieverntjenesten finnes i regionen, og på forsvarlig måte planlegge, dimensjonere og organisere tjenesten.
Avtalen fastslår at det skal være minst ett årlig møte mellom Bufetat og familievernkontorets kontorleder. Kontorleder er pålagt å møte ved innkalling til styringssamtaler, og i leder – og fagmøter i Bufetat.
Familievernkontoret skal inngi tertial-og årsrapporter, og rapportere i henhold til de krav som er satt i tilskuddsbrev innen fastsatte frister.
Det er pr. 31.08.15 ti fast ansatte ved Familievernkontoret i søndre Vestfold, inkludert leder, samt 2 vikarer i 50 % stilling hvorav den ene også er ansatt i 50 % fast stilling. I tillegg er det også en vikar i 70 % stilling.
Lovgrunnlag for tilsynet
Fylkesmannen skal, etter lov om familievernkontorer § 3, føre tilsyn med familievernkontorene i fylket.
Revisjonskriteriene er valgt ut etter en gjennomgang av de ulike lover og forskrifter som regulerer familievernkontorenes virksomhet.
Tilsynstema
Fylkesmannen har valgt følgende tema for årets tilsyn:
Barns rett til å bli hørt
Opplysningsplikten til barnverntjenesten
Adgang til journalopplysninger
Bakgrunnen for at Fylkesmannen valgte å se særlig på barnas rettigheter, er den senere tids fokus på barnet som selvstendig subjekt i offentlig saksbehandling, implementeringen av barnekonvensjonens bestemmelser i Grunnloven, samt arbeidet med å implementere barnekonvensjonen i Fylkesmannens arbeid og tilsynsaktiviteter.
Selv om Familievernkontorenes arbeid i stor grad retter seg mot foreldre, er det likevel slik at flere av bestemmelsene i lovverket som regulerer virksomhetene, peker på barnas stilling og rettigheter underveis i prosessen, enten det dreier seg om mekling eller kliniske forløp.
«Lov om familievernkontorer»
§ 3 Tilsyn Fylkesmannen fører tilsyn med virksomheten ved familievernkontorene i fylket.
Fylkesmannen har rett til innsyn i nødvendige opplysninger i forbindelse med utøvelse av tilsynsoppgaven.
§ 10 Opplysningsplikt til barneverntjenesten
Fagpersonell ved familievernkontor skal i sitt arbeid være oppmerksomme på forhold som kan føre til tiltak fra barneverntjenestens side.
Uten hinder av taushetsplikt skal fagpersonell ved familievernkontor av eget tiltak gi opplysninger til barneverntjenesten når det er grunn til å tro at et barn blir mishandlet i hjemmet eller det foreligger andre former for alvorlig omsorgssvikt, jf. lov om barneverntjenester § 4-10, § 4-11, § 4-12, eller når et barn har vist vedvarende alvorlige atferdsvansker, jf. samme lov § 4-24. Også etter pålegg fra de organer som er ansvarlige for gjennomføringen av lov om barneverntjenester, plikter fagpersonellet ved familievernkontor å gi slike opplysninger.
«Forskrift om mekling etter ekteskapsloven og barneloven»
§ 2 Hensynet til barnet
Mekler skal ha fokus på barnets beste og gjøre foreldrene oppmerksomme på barnets rett til å bli hørt, jf. barneloven § 31.
Mekler skal informere om at barnet har rett til samvær med begge foreldrene, jf. barneloven § 42.
Avtalen som foreldrene inngår skal først og fremst rette seg etter det som vil være den beste ordningen for barnet, jf. barneloven § 48.
«Lov om barn og foreldre»
§ 31 Rett for barnet til å vere med på avgjerd
Etter kvart som barnet blir i stand til å danne seg eigne synspunkt på det saka dreiar seg om, skal foreldra høyre kva barnet har å seie før dei tek avgjerd om personlege forhold for barnet. Dei skal leggje vekt på det barnet meiner alt etter kor gammalt og modent barnet er. Det same gjeld for andre som barnet bur hos eller som har med barnet å gjere.
Eit barn som er fylt sju år, og yngre barn som er i stand til å danne seg eigne synspunkt, skal få informasjon og høve til å seie meininga si før det blir teke avgjerd om personlege forhold for barnet, mellom anna om foreldreansvaret, kvar barnet skal bu fast og samvær. Meininga til barnet skal bli vektlagt etter alder og modning. Når barnet er fylt 12 år, skal det leggjast stor vekt på kva barnet meiner.
«Forskrift om føring av klientjournal og meklingsprotokoll ved familievernkontorene»
§ 7 Adgang til journal - oppbevaring
Bare ansatte ved det enkelte familievernkontor som har behov for opplysningene i sitt arbeid, skal ha tilgang til journal.
Den enkelte behandler skal ha tilgang til opplysninger om de klienter han eller hun kommer i kontakt med. Når flere av de ansatte arbeider i team, skal de ha tilgang til opplysninger vedrørende
«fellesklienter». Leder skal ha tilgang til samtlige journaler. Utover dette skal journalene bare være tilgjengelige for de ansatte i den utstrekning det er nødvendig av hensyn til klientkontakten eller til administrasjonen av kontoret.
Fylkesmannen har rett til innsyn i journal i forbindelse med utøvelse av tilsynsoppgaven, jf. lov om familievernkontorer § 3.
Journal skal oppbevares betryggende slik at uvedkommende ikke får adgang til å gjøre seg kjent med innholdet, jf. § 4-9 i forskrift 11. desember 1998 nr. 1193 om offentlige arkiv.
Dersom det nyttes elektronisk journalføring, skal det enkelte kontor sikre seg mot at uvedkommende får adgang til konfidensielle opplysninger. Skrivere og terminaler mv. skal være plassert slik at utilsiktet innsyn ikke kan finne sted.
Fylkesmannens funn
Følgende baserer seg på Fylkesmannens gjennomgang av tilsendt dokumentasjon, samt på data fra intervjuene foretatt under stedlig tilsyn.
Barns rett til å bli hørt, forskrift om mekling § 2 og barneloven § 31
Familievernkontoret i søndre Vestfold har deltatt i BiM-prosjektet (barn i mekling). Metoden er implementert i kontorets arbeid i meklings-sakene og brukes aktivt. Formålet med
prosjektet er å gjøre barna delaktig i meklingen mellom foreldrene, og sikre at de blir hørt underveis i prosessen. Barna blir da invitert til å komme sammen med foreldrene til første time, etter at familievernkontoret har avklart med foreldrene om de ønsker barna med i meklingen. Mekler snakker først med barn og foreldre sammen. Det blir gitt informasjon om meklingsprosessen, mekler snakker deretter videre med barna alene (evnt. søsken sammen).
Temaene i barnesamtalen er hvordan barnet har det, hvordan barnet opplever foreldrenes brudd, og hvilke ønsker barnet har. Mekler blir enig med barnet om hva som skal formidles videre til foreldrene, og om barnet vil være tilstede.
Meklingen fortsetter med foreldrene og de får informasjon om barnesamtalen. Foreldrene jobber videre med samværsavtale sammen med mekler. Tilslutt blir barnet hentet inn og presentert for det foreldrene har blitt enige om. Noen ganger er det behov for flere
meklingstimer. Alle familier som er med i meklingsprosjektet får tilbud om evaluering etter seks måneder.
De som ble intervjuet gav alle uttrykk for at de var tilfredse med ordningen og at den er konkret med tanke på å hjelpe foreldrene med å ivareta barnas rettigheter. Prinsippene og metodikken brukes aktivt ved kontoret. BiM ivaretar etter Fylkesmannens vurdering at foreldrene gjøres kjent med at barna skal høres i saken. De merkantile læres opp av terapeutene til å forklare og «selge inn» BiM. Deltakelse i BiM er frivillig.
Fylkesmannen fant under intervjuene at det er høy bevissthet ved kontoret om barnas rolle og ulike måter å høre dem på. Det fremstår som en implementert del av fagligheten at barna skal høres, og det fremkom ulike refleksjoner knyttet til hvordan dette kan gjøres best mulig
for barnet. Det taes daglig mange avveininger ifht hvordan barnet kan ivaretas, og også når de ikke skal involveres.
Det er ulik oppfatning og kunnskap blant de ansatte om skriftlige rutiner knyttet til
vurderinger av når barnet skal høres, når det eventuelt ikke skal høres, og dokumentasjonen av disse vurderingene. Dette synes godt ivaretatt i BiM-sakene, men noe mer uklart i de kliniske samtalene.
Det at barnas rolle er så tydelig fremme ivaretar langt på vei at lovkravet er oppfylt også i forhold til barneloven § 31. Terapeutene har systematikk fordi de er så erfarne og er opptatte av det rent faglig. Det virker også som overføring av kunnskap er stadig
forekommende, for oss nevnt via blant annet fadder/veilederordning knyttet til nye/vikarer.
Fylkesmannen anbefaler at det bør noteres ned hvorfor man velger ikke å høre barnet i de sakene barnet er berørt, i de sakene foreldrenes behov for terapi omhandler også barna. I tillegg mener Fylkesmannen at det bør skriftliggjøres i rutinene at denne vurderingen alltid skal tas.
Fylkesmannen merket seg for øvrig at barnets posisjon og rolle også er fremhevet i kontoret rutinebeskrivelser:
Det fremkommer i rutine 1.3.4 at man skal vurdere å snakke med barna i saker der det er vold
I rutine 1.1.2 fremkommer at barn er fremhevet i alle prioriteringsgruppene når det gjelder prioritering av klientsaker
Rutine 1.1.3 sikrer at man sjekker ut om det er barn involvert i saken, og på hvilken måte. Bekymring for barn er nevnt som eget punkt under spesielle tema, og det henvises her til egen rutine for meldinger til barneverntjenesten
Brosjyren «Hva med min mening? » legges ved alle brev som går ut om timeavtaler, også der det ikke er BiM
Konklusjon
Fylkesmannen finner at lovens krav om barnets rett til å bli hørt er ivaretatt ved
Familievernkontoret i søndre Vestfold. Det er i forhold til de reviderte lovbestemmelsene ikke funnet noen lovbrudd eller grunnlag for merknad.
Fylkesmannen anbefaler en rutine som sikrer at terapeutene dokumenterer hvorfor man velger å ikke høre barnet i de sakene hvor barnet er berørt, og også i sakene der foreldrenes behov for terapi omhandler barna.
Opplysningsplikten til barnevernet, lov om familievernkontorer § 10
Det foreligger skriftlige rutiner for når meldeplikten til barneverntjenesten inntreffer ( ref. rutine 1.3.5 og 1.3.6 melding til barnevernet).
Det fremkom av intervjuene at personalet er omforent om og kjent med lovkravet. På bakgrunn av den informasjon Fylkesmannen har innhentet underveis i tilsynet, fremstår praksis på og kunnskapen om når opplysningsplikten inntrer, som entydig.
De ansatte er også kjent med sin selvstendige meldeplikt. Det ble beskrevet ulike former for samarbeid med barneverntjenesten og tilstøtende tjenester, og en åpenhet både ovenfor det bestående tverrfaglige samarbeidet og også et ønske om å videreutvikle dette.
Kontoret har en egen mappe med oversikt over meldinger sendt barneverntjenesten.
Mappen oppbevares i låsbart skap hos de kontorfaglig ansatte.
Konklusjon
Fylkesmannen finner at Familievernkontoret i søndre Vestfold har etablert et system som sikrer at de ansatte er kjent med innholdet i bestemmelsen som gjelder opplysningsplikt til barneverntjenesten. Det er i forhold til den reviderte lovbestemmelsen ikke funnet noen lovbrudd eller grunnlag for merknad.
Adgang til journalopplysninger, forskrift om føring av klientjournal § 7 – adgang til journalopplysninger
Lovens vilkår for adgang til journaler er at kun ansatte som har behov for opplysningene i sitt arbeid skal ha tilgang til journal. Videre skal den enkelte behandler ha tilgang til opplysninger om de klienter han eller hun kommer i kontakt med.
Når det gjelder kontorets elektroniske journalsystem FADO, er bestemmelsene i lovkravet ivaretatt. Den enkelte saksbehandlers tilgang styres fra merkantil eller leder og man har kun tilgang til de klientene man til enhver tid jobber aktivt med, eventuelt jobber med i team med andre
I dette tilsynet fant Fylkesmannen at fysiske journaler/arkiv er innelåst i eget rom, og at kun merkantil har nøkkel til arkivet. Imidlertid kan terapeutene hente nøkkelen og benytte arkivet når de ønsker det. Alle terapeutene har dermed mulighet til å se på andres saker i arkivet.
Det fremkom under intervjuene en tydelig holdning til det å lese journaler i saker man ikke jobber med. Terapeutene gav uttrykk for moralske standarder knyttet til det, og også en
«metthet» i forhold til lang fartstid og fokus på egne saker.
Systemrevisjon som metode skal imidlertid se hen til om kontoret har rutiner som sikrer at krav i lov og forskrift er overholdt. Fylkesmannen har funnet at terapeutene ved
familievernkontoret i søndre Vestfold har tilgang til flere journaler enn de har behov for i sitt arbeid.
Konklusjon
Fylkesmannen finner at bestemmelsen i forskrift om føring av klientjournal og
meklingsprotokoll ved familievernkontorene, § 7 adgang til journal – oppbevaring, er brutt.
Det må etableres en rutine som ivaretar bestemmelsens krav om begrensninger i tilgang til det fysiske arkiv/journal.
Generelle innspill til familievernkontorets rutiner
Ved gjennomgang av tilsendt underlagsmateriale, fant Fylkesmannen grunn til å kommentere på noen av de rutinene som ble oversendt.
Dette ble gjennomgått med kontorets leder på dagen for stedlig tilsyn, og gjentas for ordens skyld også her:
Rutine 1.3.4 «Vurdering av vold». Fylkesmannen mener det bør presiseres i rutinene at også menn utsettes for vold.
Rutine 1.3.4 «Vurdering av vold» - underpunkt barn og samvær. Fylkesmannen anbefaler en rutine som sikrer at familievernkontoret vurderer hvorvidt meldeplikten er utløst i sakene hvor en av foreldrene sender barna på samvær hos den andre av foreldrene som utøver vold, eller det foreligger mistanke om, eller fare for, at barnet usettes for eller eksponeres for vold.
Rutine 1.3.4 «Vurdering av vold» - underpunkt diverse. Det fremkommer i rutinen at familievernkontoret kan be om vedtak fra barneverntjenesten dersom
barneverntjenesten avviser å gå inn i en sak. Dette medfører ikke riktighet.
Barneverntjenestens beslutning om ikke å engasjere seg i en sak, eventuelt ikke åpne en undersøkelse, er ikke et enkeltvedtak i lovens forstand, og kan dermed ikke påklages. Det er barneverntjenestens selvstendige vurdering hvorvidt de åpner en undersøkelse eller ikke. Dette er regulert i lov om barneverntjenester § 4-3. Det er imidlertid ingenting i veien for å rådføre seg med barneverntjenesten, gjennom blant annet anonymiserte drøftinger, og på den måten få innspill til videre fremdrift.
Rutine 1.3.5 «Melding til barnevernet» Rutinen sier at barnevernet kan inviteres til en mottakssamtale, istedenfor eller før man sender en bekymringsmelding. Videre
står det at barneverntjenesten ikke registrerer noe etter en slik samtale.
Fylkesmannen finner grunn til å påpeke to forhold; en bekymringsmelding fra offentlig melder bør alltid være skriftlig, selv om man gjennomfører et slikt møte.
Videre kan ikke familievernkontoret garantere eller love foreldrene at
barneverntjenesten ikke registrerer noe etter en slik samtale. Det er alltid en mulighet for at barneverntjenesten på selvstendig grunnlag blir bekymret ut fra det som fremkommer i møtet, selv om terapeutene ikke mener det foreligger grunnlag for bekymring.
Fylkesmannen ser svært positivt på tverrfaglig samarbeid og på at foreldre og de ulike hjelpeinstansene samarbeider på et så tidlig tidspunkt som mulig. Imidlertid er det viktig at det taes høyde for de ovenfor nevnte forhold, slik at alle sider ved en slik praksis er tilstrekkelig belyst.
Avslutning av tilsynet
Fylkesmannen ønsker en tilbakemelding fra familievernkontoret i søndre Vestfold på hvordan det påviste lovbruddet vil bli rettet opp.
Frist for tilbakemelding settes til 30. mars 2016.
Kari Evensen utdanningsdirektør
Bente Hegg Ljøsterød revisor
Hilde Hæhre revisjonsleder
