Sluttrapport om kontroll av tilskuddsforvaltningen i jord- og skogbruket i FLA

Telefon sentralbord: 32 26 66 00 Postadresse: Postboks 1604, 3007 Drammen Internett: www.fmbu.no fax: 32 26 66 56 Besøksadresse: Statens Hus, Grønland 32, Drammen Organisasjonsnr.: 946 473 111 E-post: Postmottak@fmbu.no

tilskuddsforvaltningen i jord- og skogbruket i FLA kommune

Kontrollert enhet:

Flå kommune

Adresse:

Besøksadresse: Sentrumsvegen 24, Flå Postadresse: Sentrumsvegen 24, 3539 Flå Epost: postmottak@flesberg.kommune.no Telefon: 32 05 36 00

Kontrolldato: Forrige kontroll:

18. august 2015

og 8. september 2015

Saksnummer hos Fylkesmannen:

2015/3332

Kontrollerte ordninger

 Produksjonstilskudd i jordbruket (PT)

 Tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket (SMIL)

 Regionale miljøtilskudd i jordbruket (RMP)

 Tilskudd til nærings- og miljøtiltak i skogbruket (NMSK)

 Tilskudd til landbruksvei

Tilstede fra kommunen

Navn Funksjon Åpnings-

møte

Intervju Befaring Slutt- møte

Odd-Egil Stavn Rådmann X X

Kolbjørn Ødegård Enhetsleder tekniske tjenester X X X

Martin Skram Vatne Rådgiver jordbruk og miljø X X X X

Jon Andreas Ask Skogbrukssjef X X

Tilstede fra Fylkesmannen

Navn Funksjon Åpnings-

møte

Intervju Dokument- gjennomgang

Befaring Slutt- møte

Olav Granheim Seniorrådgiver X X X

Janne Fossum Rådgiver X X X X X

Per Rønneberg Hauge Seniorrådgiver X X X X X

Ragnhild Skar Seniorrådgiver X X X X

Innhold

Innhold ... 2

1 Sammendrag... 3

2 Kontrollområder og funn... 4

2.1 Definisjoner ... 4

2.2 Generelt ... 4

2.3 Avvik ... 5

2.4 Merknader... 6

2.5 Status i forhold til forrige kontroll... 11

2.5.1 Avvik... 11

2.5.2 Merknader ... 11

3 Gjennomføring av kontrollen ... 12

3.1 Før kontrolldatoen ... 12

3.2 På kontrolldatoen... 12

3.3 Etter kontrolldatoen ... 13

4 Oppfølging etter kontrollen... 13

5 Grunnlag for kontrollen... 13

6 Offentlighet i forvaltningen og kopimottakere... 15

7 Dokumentunderlag ... 15

8 Vedlegg ... 15

1 Sammendrag

I sluttrapporten er ett av avvikene som er beskrevet i den foreløpige rapporten av 18.8.2015, omgjort til merknad. En av merknadene er slått sammen med avvik nr 1. Det ble gitt 3 merknad ved kontrollen av tilskuddsforvaltningen innenfor skogbruk. Se nedenfor:

Tema/ordning Funn

Produksjonstilskudd (PT) Merknad 1 – PT - mangelfull dokumentasjon av vurderinger om avkorting

Merknad 2 – PT - mangelfull dokumentasjon på behandling av feil- og varselmeldinger

Merknad 3 – PT – ett tilfelle der en annen enn innehaver av foretaket har underskrevet på søknaden

Tilskudd til spesielle

miljøtiltak i landbruket (SMIL)

Avvik 1 – SMIL – utbetalt tilskudd til tiltak som ikke er utført og manglende dokumentasjon på kostnadene ved tiltak og

Merknad 4– SMIL – mangler rutiner for å kontrollere at arbeidsfrister følges opp

Merknad 5– SMIL-manglende rutiner for oppfølging av vilkår for innvilget tilskudd

Merknad 6– SMIL - manglende vurdering mht.

Naturmangfoldloven

Merknad 7– SMIL – mangelfull vurdering av tiltak og manglende henvisning til hjemmel for vedtak

Merknad – SMIL – tilskudd utbetalt uten anmodninger om utbetaling<= merknaden er slått sammen med avvik 1 Merknad 8– SMIL – mangler dokumentasjon på befaring før sluttutbetaling ble foretatt

Regionale miljøtilskudd for jordbruket i Buskerud (RMP)

Avvik 2– RMP – det mangler vedtaksbrev i én sak Merknad 9– RMP – mangler dokumentasjon på gjennomført stedlig kontroll

Merknad 10– RMP – Papirsøknadene mangler kart som viser tiltakene <= avvik er omgjort til merknad

Tilskudd til nærings- og miljøtiltak i skogbruket (NMSK)

Merknad 11 –NMSK –manglende dokumentasjon på stedsangivelse

Merknad 12 –NMSK – manglende underskrift og dokumentasjon på søknad

Merknad 13 –NMSK – inhabilitet ved behandling av tilskuddssøknad

2 Kontrollområder og funn

Avvik:Brudd på gjeldende regelverk. Det vil si mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i lov, forskrift eller rundskriv.

Merknad:Forbedringspunkt. Det vil si forhold som ikke er i strid med fastsatte krav i regelverket, men som Fylkesmannen mener det er nødvendig å påpeke for å sikre god forvaltning av de kontrollerte ordningene.

2.2 Generelt Delegasjon:

Fylkesmannen har mottatt utskrift av:

- «Administrativt delegeringsreglement for Flå kommune», sist revidert 14.08.2014, - «Reglement for politiske utvalg og Delegeringsreglement», vedtatt av Flå

kommunestyre i sak 104/12.

- «Administrativt delegeringsreglement, videredelegering fra enhetsleder tekniske tjenester til rådgiver jordbruk», revidert 17.8.2015.

Delegeringsreglementet inneholder delegering fra kommunestyret til rådmannen og videre til enhetsledere. På landbruksområdet har enhetslederne fått delegert myndighet til å fatte av- gjørelse i kurante saker som gjelder omdisponering og fradeling etter §§ 9 og 12 i jordloven, samt saker som gjelder nydyrking, landbruksveier m.m. Behandling av tilskuddssaker er ikke nevnt før i dokumentet der enhetsleder for tekniske tjenester delegerer oppgaver til rådgiver jordbruk.

Delegeringsreglementene framstår som gjennomtenkte og godt utformet. På landbruks- området savner vi likevel delegering av tilskuddssakene fra kommunestyret til rådmann, og videre til enhetsleder.

Habilitet:

Kommunen er bevisst habilitetsutfordringer i administrasjonen. Enhetslederen for tekniske tjenester har gårdsbruk. Det samme har ordføreren. Begge er potensielle søkere om tilskudd.

Fylkesmannen vil oppfordre til at i saker der det kan være tvil om habilitet eller habilitet er vurdert, bør vurderingen av habilitet være dokumentert på saken og det bør være tydelig hvem som har fattet vedtak i aktuell sak. Se merknad nummer 13.

Kompetanse:

Det er meget god skogfagligkompetanse og erfaring i avdelingen. Den jordbruksfaglige kompetansen er også tilfredsstillende. Saksbehandlerne har god oversikt over saksområdene de arbeider med, og det gjøres en betydelig innsats. På jordbrukssida har det nylig vært skifte av saksbehandler og den nye saksbehandleren var på kontrolltidspunktet kun engasjert for 2 måneder. Fylkesmannen vil peke på at det bør skje en snarlig avklaring på hvordan

oppgavene innenfor tilskuddsforvaltningen i jordbruket skal ivaretas framover.

Rutinebeskrivelser og overlappende arbeidsområder:

Saksbehandler på jordbruk opplyste i intervjuet at han har utarbeidet rutinebeskrivelser til hjelp for etterfølgeren sin. Det har tidligere ikke vært rutinebeskrivelser for tilskudds-

forvaltningen innenfor jord- og skogbruk. FM mener at rutinebeskrivelser er et godt tiltak for

å redusere sårbarheten i tilfelle fravær og ellers til god hjelp i det daglige arbeidet. Det er viktig at beskrivelsene oppdateres med jevne mellomrom.

Kommunen har noe overlapping mellom jord- og skogbruksforvaltningen. Disse forvaltnings- områdene er likevel sårbare dersom det oppstår lengre tids fravær.

Orden og sporbarhet:

På skogbrukssida er det god orden og sporbarhet i sakene.

På jordbrukssida er orden og sporbarhet ok.

Produksjonstilskudd - driftsfellesskap:

Før kontrolldagen foretok Fylkesmannen en gjennomgang av alle foretak i Flå kommune, som i følge søknadene om produksjonstilskudd, har driftssenter på samme eiendom som et annet foretak. Gjennomgangen avdekket få utfordringer på dette området. Det er foretatt gjennom- gang av søknader fra noen foretak der det antas at det kan foreligge samarbeid. Temaet ble også berørt i intervju med saksbehandler. Han var bevisst problemstillingen og har foretatt vurderinger ved potensielle tilfeller.

Produksjonstilskudd – disponere areal:

Ved grovfôrproduksjon for salg kan det være krevende for kommunen å avgjøre om

foretakene som søker tilskudd har disponert arealene det søkes tilskudd for, i tilfeller der det i stor grad benyttes leid hjelp til å utføre arbeidsoppgavene. Saksbehandler er klar over denne problemstillingen og foretatt vurdering av de konkrete tilfellene som Fylkesmannen gjorde oppmerksom på.

Observerte rutine endringer – skogbruk

Kommunal skogbrukssjef i Flå er også skogbrukssjef i Nes. Det ble i 2014 gjennomført forvaltningskontroll av skogordningene i Nes kommune. Under forvaltningskontrollen i Flå ble det registrert en markant endring i rutiner i undersøkte ordninger innen skogbruk fra 2013 til 2014. Funn i 2013 bilag fra Flå tilsvarer funn fra kontrollen i Nes. Funnene er angitt som merknader i rapporten. Det ble ikke funnet mangler ved undersøkte bilag fra 2014 i Flå.

Skogbrukssjefen har innarbeidet nye rutiner i Flå på bakgrunn av forvaltningskontrollen i Nes i 2014.

2.3 Avvik

Avvik 1 – SMIL – manglende dokumentasjon på kostnadene ved tiltaket og utbetalt tilskudd til tiltak som ikke er utført

Fakta:Befaringen avdekket ett tiltak med rydding og gjerding, som har fått utbetalt alt innvilget tilskudd, men tiltaket er ikke utført slik planen var jf. søknaden. I de øvrige

kontrollerte sakene er det foretatt utbetaling av tilskudd uten at det kan dokumenteres at det er sendt inn regnskap, fakturakopier, timelister eller liknende.

Regelverk: Forskrift om tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket, § 7, krever at: «Innvilget tilskudd utbetales etter skriftlig anmodning fra tilskuddsmottaker og når prosjektet eller tiltaket har fått godkjent sluttregnskapet. Det kan likevel foretas utbetalinger på bakgrunn av godkjent dokumentasjon etter hvert som deler av prosjektet eller tiltaket utføres. Minst 25%

av tilskuddet holdes tilbake inntil arbeidet er fullført og sluttregnskapet er godkjent.»

Vurdering: Fylkesmannens kontroll avdekket at det stod 50 % skog, til dels tett skog, på området som lå til grunn for én av utbetalingene. Mye kvister og hogstrester over store deler

av arealet. Området var inngjerdet, men gjerdet er i ferd med å forfalle. Området er etter vår oppfatning feilaktig klassifisert i gårdskartet som innmarksbeite.

Når det gjelder de øvrige kontrollerte sakene mangler det anmodning om utbetaling for samtlige. Fylkesmannen fant ingen timelister, regnskapssammendrag eller kopi av fakturaer.

Grunnlaget for utbetaling av tilskudd er med andre ord svært mangelfullt.

Konklusjon: Kommunen må redegjøre for hvilke vurderinger kommunen har gjort i alle de kontrollerte sakene og hva som er grunnlaget for utbetaling av tilskuddet. Kommunen må i tillegg foreta en vurdering av om foretaket der det ble avdekket at tiltaket ikke var utført slik planen var, skal betale tilbake tilskuddet. Kopi av vurderingen sendes til Fylkesmannen.

Avvik 2 – RMP – det mangler vedtaksbrev i én sak

Fakta:2 søknader (henholdsvis 2013 og 2014) fra ett foretak har ikke gått til utbetaling.

Begge søknadene er levert på papir. Fylkesmannen kunne ikke finne avslagsbrev til søker blant dokumentene i sakene.

Regelverk:Enkeltvedtak skal være skriftlige (jf forvaltningsloven § 23) og skal som

hovedregel grunngis (forvaltningsloven § 24). Søker skal underrettes om vedtaket «så snart som mulig»(forvaltningsloven § 27).

Vurdering:De to søknadene gjaldt det samme foretaket. Det framgår ikke av dokumentene i sakene om søkeren er informert muntlig. Saksbehandlingen er ikke tilfredsstillende i disse to sakene.

Konklusjon:Kommunen må utarbeide vedtaksbrev for de to sakene det gjelder. Vedtakene skal sendes søker, med kopi til Fylkesmannen.

2.4 Merknader

Merknad 1 – PT og RMP - mangelfull dokumentasjon av vurderinger om avkorting Fakta:Kommunen mangler tilstrekkelig skriftlig dokumentasjon på at avkorting er vurdert.

Regelverk:Forskrift om produksjonstilskudd i jordbruket av 22.3.2002, §§ 12 og 13.

Forskrift om produksjonstilskudd og avløsertilskudd i jordbruket av 19.12.2014, §§ 11 og 12.

Forskrift om regionale miljøtilskudd for jordbruket i Buskerud av 1.7.2013 §§ 34-35.

Avkorting er viet mye plass i alle Landbruksdirektoratets kommentar- og saksbehandlings- rundskriv om produksjonstilskudd de siste åra. Se siste utgaver av nevnte rundskriv, dvs.

rundskriv nr 26/2015 (kapittel 11 og 12) og rundskriv nr 27/2015 (kapittel 10.5). De samme prinsippene gjelder også for regionale miljøtilskudd.

Vurdering:Landbruksdirektoratet fokuserer stadig mer på håndtering av søknader med feil.

Det forutsettes nå at alle avvik mellom søknaden og faktisk situasjon skal vurderes av kommunen for potensiell avkorting i tilskuddet. Fylkesmannen er forpliktet til å følge opp overfor kommunene de påleggene som Landbruksdirektoratet gir. Det utbetales til dels høye tilskuddsbeløp til enkeltforetak basert på søkernes opplysninger om blant annet arealstørrelse og dyretall. Feil opplysninger kan føre til feil utbetaling. Det er derfor viktig med tiltak som bidrar til å sikre at opplysningene som gis er riktige. Avkorting er ett av flere slike tiltak.

Konklusjon:Kommunen skal vurdere avkorting der kommunen avdekker avvik mellom søknad og faktiske forhold som kunne gitt feil merutbetaling av tilskudd. Vurderingene skal

ligge på saken. Kommunen skal redegjøre for vurderingene sine i brev til søker, med kopi til fylkesmannen – gjelder foreløpig bare for produksjonstilskudd:

a) om hvorfor tilskuddet ikke avkortes, eller b) om hvorfor tilskuddet avkortes

Merknad 2 – PT - mangelfull dokumentasjon på behandling av feil- og varselmeldinger Fakta:Fylkesmannen fant lite skriftlig dokumentasjon på hvordan feil- og varselmeldinger er behandlet.

Regelverk:Se for eksempel rundskriv nr 16/2014 fra Landbruksdirektoratet, kapittel 4.1.7 og 7.

Vurdering:De maskinelle inputkontrollene gir en viktig kvalitetssikring av opplysningene i søknadene. Feilmeldinger må sjekkes. Varsler bør sjekkes. Feil og varsler kan skyldes at søkeren, bevisst eller ubevisst, har gitt uriktige opplysninger eller at saksbehandler i kommunen har gjort feil. Det kan hende at en annen søker har gitt feil opplysninger i sin søknad og at det får konsekvenser for andre søkere. Feil kan også skyldes at de opplysningene som finnes i Landbruksregisteret eller andre kontrollkilder ikke er riktige. Kommunen har anledning til å rette feil. Ved feilretting må det foretas vurdering i hvilken grad søkeren kan lastes for feilen. Utfallet av vurderingene kan få betydning for hvor mye tilskudd søkeren får utbetalt.

Konklusjon:Landbruksdirektoratet skriver i rundskrivet at kommentarfeltet i Wespa skal alltid brukes til å forklare hvorfor rettinger er gjort. Ved lagring vil saksbehandlers brukernavn og tidspunkt for retting bli lagret som en del av historikken til søknaden.

Fylkesmannen forventer derfor å finne kommentarer/notater som forklarer om det er tatt kontakt med søker når feil er avdekket, hva som er årsaken til feil og om feil er rettet. Slike kommentarer/notater kan alternativt gjøres på papirutskrift av feillister.

Merknad 3 – PT – søknaden er underskrevet av en annen person enn innehaver av foretaket

Fakta:Fylkesmannen fant et tilfelle der det er en annen enn innehaveren av foretaket som har underskrevet på søknaden.

Regelverk:Bare personer som har en rolle i foretaket som gir myndighet til å forplikte foretaket, kan underskrive søknaden, se rundskriv nr 16/2014 kapittel 4.1.8. Underskrift på vegne av foretaket forutsetter at vedkommende også er registrert med slik fullmakt i Enhetsregisteret.

Vurdering: Dersom en annen enn den som har myndighet til å forplikte foretaket, har

underskrevet søknaden, kan det bli vanskelig å adressere eventuelle feil i søknaden riktig. Det kan også åpne for at tilskudd blir utbetalt til andre enn den som skulle hatt tilskuddet,

gjennom endring av kontonummer.

Konklusjon:Kommunen må rutinemessig sjekke at den som har undertegnet søknaden, har fullmakt til å gjøre det.

Merknad 4 – SMIL - mangelfull oppfølging av arbeidsfrister Fakta:Kommunen har ikke rutiner for å følge opp arbeidsfristene.

Regelverk:I forskrift om tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket, § 3, fjerde avsnitt, fremgår det at frist for gjennomføring av tiltak er 3 år fra tilskuddet ble innvilget. Se også rundskriv nr 17/2015 fra Landbruksdirektoratet, kapittel 3.4.

Vurdering:Innvilget tilskudd binder tilskuddsmidlene til tiltaket de 3 årene arbeidsfristen er.

Når fristen er ute og tiltaket fortsatt ikke er gjennomført, bør midlene frigis og komme andre tiltak til gode. Det er uheldig dersom tilskuddsmidler forblir bundet til tiltak som ikke vil bli gjennomført.

Konklusjon:Fylkesmannen legger til grunn at kommunen følger opp tiltak som nærmer seg arbeidsfristen, og foretar vurdering av om innvilget tilskudd skal inndras til fordel for andre tiltak, eller om det skal gis utsettelse for gjennomføring.

Merknad 5 – SMIL - manglende rutiner for oppfølging av vilkår for innvilget tilskudd Fakta:Kommunen mangler rutiner for å kontrollere at vilkårene følges opp, for eksempel vilkår om at arealer som er ryddet til beite skal holdes i hevd i ti år.

Regelverk:I forskrift om tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket, § 3, fjerde avsnitt, fremgår det at kommunen kan sette vilkår. Se også rundskriv nr 17/2015 fra

Landbruksdirektoratet, kapittel 3.4.

Vurdering:For å unngå uklarheter og tvil om hvordan et tiltak skal utføres og vedlikeholdes, er det viktig at kommunen setter vilkår som utelater en hver tvil - i den grad det er mulig. For enkelte tiltak, for eksempel rydding av tidligere beiter, vil det være nødvendig å kontrollere arealene noen år etter at tiltaket er utført for å forvisse seg om at arealene vedlikeholdes og brukes til beiting slik målsettinga med tiltaket er.

Konklusjon:Kommunen bør i større grad bruke muligheten til å sette vilkår. Likeså bør kommunen ha dokumenterbare rutiner for å følge opp at vilkårene overholdes.

Merknad 6 – SMIL - manglende vurdering mht. Naturmangfoldloven

Fakta: I kommunens tildelingsbrev for SMIL-søknader, fremgår det ikke om det aktuelle tiltaket har blitt vurdert i forhold til Naturmangfoldlovens §§ 8 – 12.

Regelverk:Det er innført meldeplikt for jordbrukstiltak som rammer utvalgte naturtyper (Naturmangfoldloven § 55). Meldepliktige tiltak er tiltak som er egnet til å endre karakteren eller omfanget av en forekomst av en utvalgt naturtype, som f.eks. tilsåing eller gjødsling.

Tiltakene skal meldes til kommunen, og kommunen skal gi tilbakemelding innen tre uker før tiltaket eventuelt kan utføres.

Vurdering:Nesten alle søknadene som er gjennomgått, ble behandlet av kommunen før kravet om meldeplikt ble innført. Fylkesmannen vil likevel peke på at i kommunens tildelingsbrev for SMIL-søknader, bør det fremgå at de aktuelle tiltakene har blitt vurdert i forhold til Naturmangfoldlovens §§ 8 – 12. Enten dette får som konsekvens at det må stilles vilkår eller ikke, skal det fremgå i tildelingsbrevet og under henvisning til de respektive §§.

Konklusjon: Vurderinger i forhold til Naturmangfoldlovens §§ 8-12 må framgå av saksdokumentene ved behandling av framtidige søknader.

Merknad 7 – SMIL – mangelfull vurdering av tiltak og manglende henvisning til hjemmel for vedtak

Fakta:Saksdokumentene mangler vurdering av tiltakene opp mot formålet med tilskuddsordningen. Vedtakene mangler også henvisning til hjemmel for vedtaket.

Regelverk:Formålet med ordningen er å fremme natur- og kulturminneverdiene i jordbrukets kulturlandskap og redusere forurensningen fra jordbruket, utover det som kan forventes gjennom vanlig jordbruksdrift, jf. forskrift om tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket, § 1. Se også rundskriv nr 17/2015 fra Landbruksdirektoratet, kapittel 1.

Vurdering:Kommunen skal vurdere om omsøkt tiltak ligger innenfor formålet med

ordningen. Stell og drift av arealer som følger av normal utnyttelse av arealene til avling, og alminnelig jordarbeiding knyttet til eksisterende drift, vil i hovedsak ikke være berettiget tilskudd etter denne forskriften. Det vil først og fremst være snakk om tiltak som innebærer en ekstra innsats utover dette og som det er forbundet særlige kostnader med. Dette kan gjelde omlegging til eller videreføring av en driftsform som er egnet til å ivareta spesielle

miljøhensyn. Investeringstiltak for å fremme god utnytting av beiteområder i utmark, faller innenfor formålet med ordningen.

Kommunene blir hvert år tildelt midler til ordningen. Det kan være flere søknader enn det er tilskuddsmidler til og i så fall må tiltakene prioriteres. Da bør det framgå av sakens

dokumenter hvorfor det aktuelle tiltaket er prioritert framfor andre tiltak.

Vedtaksbrevene bør inneholde henvisning til hvilken hjemmel som ligger til grunn for vedtaket.

Konklusjon:Vurdering av tiltak opp mot formål og prioriteringer må gå fram av sakens dokumenter, gjerne i vedtaksbrevet. Henvisning til hjemmel for vedtaket skal gå fram av vedtaksbrevet.

Merknad 8 – SMIL – mangler dokumentasjon på befaring før sluttutbetaling ble foretatt

Fakta:Det foreligger ingen dokumentasjon på at det er foretatt befaring før sluttutbetaling i noen av de kontrollerte sakene.

Regelverk:I forskrift om tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket, § 9, fremgår det at

«Søker plikter å gi alle opplysninger som kommunen, … finner nødvendig for å kunne kontrollere at bruken av tilskuddsmidlene er i tråd med forutsetningene. Kommunen … kan foreta stedlig kontroll.»

Rundskriv nr 17/2015 fra Landbruksdirektoratet, kapittel 9.2 påpeker at kommunen er ansvarlig for at det gjennomføres tilstrekkelige kontrolltiltak for å sikre at tilskuddet nyttes i tråd med forutsetningene, herunder stedlig kontroll.

Vurdering:Fylkesmannen har avdekket ett tilfelle der det er utbetalt tilskudd uten at tiltaket er utført. I alle de kontrollerte sakene er det foretatt utbetaling selv om dokumentasjon av

utgifter og arbeid er mangelfull eller mangler helt. Når det heller ikke er foretatt kontroll av at tiltakene er gjennomført, mener Fylkesmannen at kommunen ikke har gjort nok for å forsikre seg om at tilskuddsmidlene er brukt i tråd med formålet.

Konklusjon:Fylkesmannen mener at kommunen i større grad enn praksis har vært hittil, må utføre stedlig kontroll og dokumentere at stedlig kontroll av tiltakene er gjennomført, før sluttutbetaling foretas.

Merknad 9 – RMP – det mangler dokumentasjon på gjennomført stedlig kontroll

Fakta:I følge eStil er det gjennomført stedlig kontroll hos ett foretak i 2013 og hos ett foretak i 2014. Det finnes ingen notater eller liknende som dokumenterer at det er foretatt stedlig kontroll hos de aktuelle foretakene.

Regelverk:Forskrift om regional miljøtilskudd for jordbruket i Buskerud § 33 hjemler kontroll av opplysninger som blir gitt i søknaden og dokumentasjon som kan bekrefte disse opplysningene. Bestemmelsen hjemler også stedlig kontroll. Rundskriv nr 1-12, 2014, fra Statens landbruksforvaltning, legger til grunn at uttrekk til stedlig kontroll gjøres av kommunen. Dette skal være et risikobasert uttrekk på samme måte som for produksjons- tilskudd. Dette innebærer at minimum 5 % av søknadene skal kontrolleres ved hver søknadsomgang, og at kontrollen skal gjennomføres stedlig på foretakets driftssenter og eventuelle andre eiendommer som foretaket disponerer.

Vurdering:Fylkesmannen mener at dokumentasjonen på gjennomført stedlig kontroll er utilstrekkelig. De viktigste manglende gjelder dato for gjennomført kontroll og notater om hvilke eventuelle avvik som er avdekket.

Konklusjon:Fylkesmannen ber kommunen for framtida om å dokumentere at stedlig kontroll er gjennomført. Bruk gjerne «Kommentarer» og «Notat» i eStil. Dato for kontroll og avvik mellom søkerens opplysninger og funn ved kontroll skal kommenteres.

Merknad 10 – RMP – søknader innkommet på papir mangler kart

Fakta:Ingen av de kontrollerte søknadene som var levert på papir hadde kart.

Regelverk:Fra og med 2013 skal alle tiltak tegnes inn på kart i fagsystemet eStil. Søknader som er levert på papir må inneholde et kart der alle tiltak er inntegnet.

Vurdering:Vi fant at tiltakene var tegnet inn på kart i eStil. Papirkartene som skulle fulgt med søknaden lå ikke sammen med søknadene i ringperm.

Konklusjon:Når søknader leveres på papir skal det følge med kart, der alle tiltak som foretaket søker tilskudd for, er inntegnet.

Merknad 11 – NMSK – manglende dokumentasjon på stedsangivelse

Fakta: Ett av sju bilag manglet dokumentasjon på fysisk beliggenhet for tiltaket som var gitt tilskudd (bilag fra 2013).

Regelverk: Forskrift om tilskudd til nærings- og miljøtiltak i skogbruket, § 9 gir klare føringer på hva et søknadsskjema skal inneholde, bl.a. stedsangivelse for tiltaket det søkes om.

Vurdering: Ut fra bilaget skal det kunne leses hvor det fysiske tiltaket er gjennomført.

Konklusjon: Benyttes skjema beskrevet i forskrift (SLF-909), dokumenteres stedsangivelse for tiltaket det søkes tilskudd for.

Merknad 12 – NMSK - manglende underskrift og dokumentasjon på søknad

Fakta: Tre av sju bilag (alle fra 2013) manglet underskrift og dokumentasjon på søknad om tilskudd for tiltaket (avstandsregulering).

Regelverk: Forskrift om tilskudd til nærings- og miljøtiltak i skogbruket, § 9 gir klare føringer på hva et søknadsskjema skal inneholde.

Vurdering: Ut fra bilaget skal det kunne leses at det søkes tilskudd for tiltaket som er gjennomført.

Konklusjon: Benyttes skjema beskrevet i forskrift (SLF-909), dokumenteres skogeiers ønske om utbetaling fra skogfond og søknad om tilskudd til skogkultur. Skjema har samtidig et felt for signering.

Merknad 13 – NMSK – inhabilitet ved behandling av tilskuddssøknad

Fakta: Skogbrukssjefen har i 2013 behandlet tilskuddssøknad fra ordføreren i kommunen.

Skogbrukssjefen er inhabil ved tildeling av tilskudd til ordfører.

Regelverk: Forvaltningslovens § 6 omhandler habilitetskrav ved offentlig saksbehandling. I tillegg er habilitet omtalt i SLF rundskriv 23/2012, kapittel 8.1 Habilitet.

Vurdering: Habiliteten skal vurderes strengt i søknadssammenheng. Fylkesmann eller skogbruksansvarlig i annen kommune skal foreta behandlingen av tilskuddssøknad fra ordfører i Flå.

Konklusjon: Fylkesmann eller skogbrukssjef i annen kommune behandler søknad om tilskudd til ordføreren i Flå kommune.

2.5 Status i forhold til forrige kontroll

Ved forrige kontroll 31. august 2010 ble det gjennomført kontroll av produksjonstilskudd i jordbruket (PT), regionale miljøtilskudd for jordbruket i Buskerud (RMP), tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket (SMIL) og tilskudd til nærings- og miljøtiltak i skogbruket (NMSK).

2.5.1 Avvik

Fylkesmannen ga avvik på manglende kjennskap til kravet om miljøplan trinn 2 ved søknad om SMIL-tilskudd.

Status ved kontrollen i 2015:

Fylkesmannen fant ingen mangler ved dette nå. I de kontrollerte sakene lå miljøplan trinn 2 som vedlegg til søknaden eller var skrevet inn i selve søknaden.

2.5.2 Merknader

Ved kontrollen i 2010 ble det gitt 3 merknader:

- Merknad 1 – noe mangelfull dokumentasjon på salg av grovfôr - Merknad 2 – mangelfull oppfølging av vilkår gitt i SMIL-tilskudd

- Merknad 3 – mangelfull journalføring og arkivering av saksdokumenter - produksjonstilskudd

Status ved kontrollen i 2015:

Merknad 1 – noe mangelfull dokumentasjon på salg av grovfôr:

Dokumentasjon på salg av grovfôr var ikke et tema ved årets kontroll. Fylkesmannen konstaterer at i de sakene som kommer til manuell utbetaling til Fylkesmannen, følger nødvendig dokumentasjon med, både kopi av bilag som viser salget og utskrift som viser banktransaksjon. I saker der foretaket kun driver med grovfôrproduksjon for salg, bør kommunen øke fokus på vilkåret om at foretaket må disponere arealet det har søkt tilskudd for.

Merknad 2 – mangelfull oppfølging av vilkår gitt i SMIL-tilskudd:

Se merknad nummer 5 i kapittel 2.4.

Merknad 3 – mangelfull journalføring og arkivering av saksdokumenter – produksjons- tilskudd:

Fylkesmannen mener at kommunen med fordel kan skrive ut inputkontrollistene (PT-1001) og notere hva som er gjort med hver enkelt feil eller varsel som er listet der. Se merknad nummer 2 i kapittel 2.4. Ellers ble det ikke avdekket nevneverdige mangler på dette området denne gangen.

3 Gjennomføring av kontrollen

Fylkesmannen tok kontakt med kommunen om kontrollen pr epost 4. mai 2015. Etter at dato for kontrollen var avtalt, sendte Fylkesmannen brev (7. august 2015) til kommunen med nærmere informasjon om kontrollen.

Fylkesmannen foretok utvalg av aktuelle saker på forhånd. Oversikt over foretak hvor det er foretatt SMIL-tiltak som kunne være aktuelle å befare, ble sendt til kommunen 2 virkedager før kontrolldatoen. Før kontrolldatoen gikk Fylkesmannen igjennom elektroniske søknader og dokumentasjon som er sendt inn til oss, for de aktuelle sakene. Det ble dessuten hentet ut diverse lister fra Landbrukets informasjonsbase (LIB) og Rapporter og Brev (ROB), som også ble gjennomgått. Det er ikke all dokumentasjon i sakene som er tilgjengelig via elektroniske kanaler eller som er sendt inn til Fylkesmannen. Det var derfor nødvendig med ytterligere dokumentgjennomgang ute hos kommunen på kontrolldatoen.

3.2 På kontrolldatoen

Kontroll av tilskuddsforvaltningen på jordbruk ble foretatt 18.8., mens kontrollen på skog ble foretatt 8.9.

Kontrolldagen 18.8. startet med et åpningsmøte der rådmann, enhetsleder for tekniske tjenester og rådgiver for jordbruk og miljø deltok.

Etter åpningsmøtet ble det gjennomført intervjuer med både enhetsleder tekniske tjenester og rådgiver miljø og jordbruk, samt foretatt dokumentgjennomgang av de aktuelle sakene. Etter lunsj ble det foretatt befaringer ute, mens arbeidet med dokumentgjennomgang fortsatte inne.

På grunnlag av dette utarbeidet Fylkesmannen en foreløpigrapport fra kontrollen. Den foreløpige rapporten ble gjennomgått i sluttmøtet på ettermiddagen kontrolldagen.

3.3 Etter kontrolldatoen

Fylkesmannen har utarbeidet denne sluttrapporten. Sluttrapporten inneholder mer utfyllende kommentarer til de funnene som er gjort.

4 Oppfølging etter kontrollen

Kommunen må gi tilbakemelding til Fylkesmannen på hvordan kommunen vil lukke avvikene. Flå kommune må seinest 22. desember 2015 redegjøre for de tiltak som er satt i verk for å rette opp registrerte avvik. Dersom avvik ikke er rettet opp på dette tidspunkt, skal redegjørelsen inneholde en tidfestet plan for hvordan avvikene skal rettes opp.

Fylkesmannen krever ikke tilbakemelding på hvordan merknadene vurderes og følges opp. Vi mener likevel det er nødvendig å påpeke dem, slik at landbrukskontoret kan bedre forholdene og sikre god forvaltning.

5 Grunnlag for kontrollen

Fylkesmannen har det regionale ansvaret for å sikre at statlige midler brukes og forvaltes i samsvar med forutsetningene. Fylkesmannens kontroll av kommunenes forvaltning av de økonomiske virkemidlene i landbruket inngår i dette arbeidet.

Hensikten med forvaltningskontroll er å kontrollere kommunens etterlevelse av reglement for økonomistyring i staten av 12. desember 2003 (Økonomireglementet i Staten) § 15 og

særlovgivningen for tilskuddsområdene (forskrifter hjemlet i jordlova og skogbrukslova).

Forvaltningskontrollen tar sikte på å avdekke i hvilken grad vilkårene for å få innvilget tilskudd er riktig vurdert og håndtert av kommunen. Oppfyllelse av vilkårene kan bli gjenstand for ytterligere kontroll hos de foretakene som søker tilskudd, jf. § 15 i Økonomireglementet i Staten. Eventuelle avvik kan føre at kommunen må ta opp igjen enkeltsaker og vurdere dem på nytt.

Aktuelle temaer i forvaltningskontrollen:

Saksbehandlings- rutiner

- Rutiner for mottak, datostempling og arkivering - Opplysning av saken

- Dokumentasjon av endringer og feilrettinger

- Dokumentasjon av vurderinger av konsekvenser ved

feilopplysninger eller brudd på annet regelverk for jordbruksdrift - Begrunnelse for vedtak

- Hjemmelsgrunnlag

- Opplysning til søkerne om klageadgang - Habilitet

Regelverk - Oppfyllelse av grunnvilkår for tilskudd, samt spesielle vilkår knyttet til den enkelte ordning

Tiltaksplaner og aktivitetsbudsjett for SMIL og NMSK Delegasjonsreglement

Hjemmelsgrunnlag

 FOR 2003-12-12 nr 1938: Reglement for økonomistyring i staten (Økonomireglementet i staten).

«§ 15 Kontroll av underliggende virksomheter og andre som utøver forvaltningsmyndighet samt tilskuddsmottakere.

Overordnede virksomheter skal ivareta kontroll med at underliggende virksomheter og

enheter utenom statsforvaltningen som utøver forvaltningsmyndighet, utfører sine oppgaver på forsvarlig måte og i henhold til § 14.

Tilskuddsforvaltere skal ivareta kontroll med at tilskuddsmottakere oppfyller de vilkår som er stilt for tilskuddet.

Finansdepartementet kan fastsette bestemmelser for kontroll av utøvelse av forvaltningsmyndighet som er delegert til enheter utenom statsforvaltningen.»

 LOV 1967-02-10: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)

 LOV 2006-05-19 nr 16: Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova)

 Særforskrifter:

 FOR 1996-12-20 nr 1200: Forskrift om planlegging og godkjenning av veier for landbruksformål

FOR 2002-03-22 nr 283: Forskrift om produksjonstilskudd i jordbruket

FOR 2003-12-08 nr 1480: Forskrift om saksbehandling mv. i kommunen i saker etter konsesjonsloven, jordloven, odelsloven og skogbruksloven

FOR 2004-02-04 nr 447: Forskrift om tilskudd til nærings- og miljøtiltak i skogbruket FOR 2004-02-04 nr 448: Forskrift om tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket.

FOR 2006-11-08 nr 1227: Forskrift om tilskot til avløysing

FOR 2013-07-01 nr 904: Forskrift om regionale miljøtilskudd for jordbruket i Buskerud Forskriftene ovenfor er hjemlet i lov av 12. mai 1995 nr. 23 om jord (jordlova) § 3 og § 18, eller i lov av 27. mai 2005 nr. 31 om skogbruk (skogbrukslova) § 19.

I løpet av 2014 har det kommet ny forskrift for produksjonstilskudd og forskriften om tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket er revidert. Alle de kontrollerte sakene er behandlet før de nye reglene trådte i kraft og er følgelig kontrollert etter de gamle forskriftene. Det har også kommet nye rundskriv. Vi har henvist til gamle eller nye bestemmelser avhengig av hva som synes mest relevant i det enkelte tilfellet.

 Regler om utmåling av tilskudd fastsatt i de årlige jordbruksavtalene (dvs. etter forhandlinger mellom Staten og jordbrukets organisasjoner, dvs. Norges Bondelag og Norsk Bonde- og Småbrukarlag)

 Aktuelle veiledninger og rundskriv fra Statens landbruksforvaltning (nå Landbruksdirektoratet)

6 Offentlighet i forvaltningen og kopimottakere

Kontrollrapporten vil være tilgjengelig for offentligheten på http://www.fylkesmannen.no/buskerud, jamfør offentleglova.

7 Dokumentunderlag

Dokumentunderlaget for kontrollen var:

 Søknader med vedlegg i de sakene som ble kontrollert samt feillister, utbetalingslister m.m.

 Administrativt delegasjonsreglement for Flå kommune.

 Reglement for politiske utvalg og delegeringsreglement, Flå kommune.

 Administrativt delegasjonsreglement, videredelegering fra enhetsleder tekniske tjenester til rådgiver jordbruk.

8 Vedlegg

Oversikt over kontrollerte saker i Flå kommune

Befaring av ryddetiltak, restaureringsprosjekter ellerskogrelatert tiltak ble gjennomført hos foretak/eiere merket med grønt.

Nr Org.nr Foretakets/søkers navn Ordning/søknadsomgang

1 869 925 292 Torgeir Medbøen SMIL, søknad 2014

2 985 375 690 Tone Sønsteby SMIL, søknad 2012

3 969 191 989 Gunder G Trommald SMIL, søknad 2013 4 986 955 542 Ellinor Frisenberg SMIL, søknad 2012

5 980 435 385 Laila Sævre RMP, søknad 2013

6 969 873 109 Kolbjørn Trøstheim RMP, søknad 2013 og 2014 7 990 118 396 Hans Christian Gulsvik RMP, søknad 2014

8 985 375 690 Tone Sønsteby RMP, søknad 2013 og 2014

10 985 375 690 Tone Sønsteby PT, søkn.omg. i januar 2013, august 2013 og januar 2014

11 986 955 542 Ellinor Frisenberg PT, søkn.omg. i januar 2013, august 2013, januar 2014 og august 2014 12 980 435 385 Laila Sævre PT, søkn.omg. i januar 2013, august

2013, januar 2014 og august 2014 13 0615-0020 Tor Egil Buøen NMSK, § 4 (skogkultur), 2013

14 0615-0056 Ole Hilde NMSK, § 4 (skogkultur), 2013

15 0615-0063 Erling Kittilsviken NMSK, § 4 (skogkultur), 2013 16 0615-0138 Gunder G. Trommald NMSK, § 4 (skogkultur), 2013

17 0615-0053 Terje Østdal NMSK, § 4 (skogkultur), 2014

18 0615-0091 Brede Nybråten NMSK, § 4 (skogkultur), 2014 19 0615-0147 Erik A. Finnevolden NMSK, § 4 (skogkultur), 2014 20 0615-0048 Hans Hæhre Gulsvik NMSK, § 5 (veg), 2008-2013