Digitalt saksbehandlingsverktøy for bosetting IMBI

10.03.2017 1

Digitalt saksbehandlingsverktøy for bosetting IMBI

Gevinster – hva ønsker vi å oppnå?

10.03.2017 3

Bedre

styringsinformasjon Likebehandling av

flyktninger og kommuner Redusert ressursbruk

Raskere bosetting

• Automatiske prosesser der det er mulig (og systemstøtte for resten)

• Bedre informasjon om bosettingsklare personer

Mer enhetlig og standardisert bosettingsarbeid

• Mulighet til å ta ut egne rapporter og tall

• Bedre og mer tilgjengelig

informasjon for styring av bosettingsarbeidet

IMBI tar utgangpunkt i følgende hovedprosesser:

1.

Anmodning bosetting av om

flyktninger kommunale og

vedtak

2.

Forberede flyktning for

bosetting

3.

Fordele flyktning til

kommune

4.

Faktisk bosetting

5.

Tilskudds- forvaltning

10.03.2017 5

Anmodning

 Anmodningstall sendes ut av IMDi via IMBI(og som brev via sak/arkiv-system)

 Vedtakstallregistreres av kommunen i IMBI.

Rapporter Tall og lister over personer som er søkt ut/bosatt i kommunen kan hentes ut.

Personmappe Ved utsøking av person til kommune blir en mappe med informasjon om personen tilgjengelig for kommunen.

Kommunemappe Hver kommune har sitt område i IMBI med en

oversikt over deres menyvalg og oppgaver.

Bosetting

 Bosettingssak Basert på regler om rett til bosetting, vil IMBI automatisk

opprette/avslutte bosettingssak.

 Kartlegging: Mottaksansatte foretar bosettingsintervju som i dag og informasjonen blir sendt til IMBI

 Fordeling, svar og utsøking: Kommunene mottar fordelingslister og bekrefter

fordelingslisten. Ved bekreftelse blir personen automatisk søkt ut til kommunen.

 Registrering av bosetting av flyktning:

For personer på mottak mottar blir

bosettingsdato satt lik flytting fra mottak.

Kommunene registrerer selv bosettingsdato for de som ikke bor på mottak, unntatt overføringsflyktninger.

Hva lanseres våren 2017

Hva kommer i senere delleveranser

Under planlegging nå

Flere automatiske prosesser

Raskere registrering av personer som ikke bor i mottak (i dag må IMDi legge inn info om disse manuelt i IMBI)

Tilskudds modul

Den nye hverdagen

Overordnet saksflyt

–

Anmodning om vedtaksplasser

sendes til hver kommune Kommunene registrerer deres vedtakstall.

Mottar informasjon fra UDI om vedtak for opphold

Systemet oppretter automatisk bosettingssak (avhengig av bosettingsrett)

Bosettingsintervju gjennomføres på mottak. Resultat overføres automatisk fra Sesam til Impact.

Etter gjennomført bosettingsintervju blir personen automatisk lagt til i relevant liste for bosettingsklare.

Kommunen, sammen med IMDi/BUFetat, utarbeider en

fremdriftsplan for når kommunen skal få presentert

personer til bosetting.

IMDi/BUFetat registrerer en fordelingsliste til kommunen via IMBI.

Ved bekreftelse fra kommunen på en gitt person, blir personen automatisk søkt ut

til kommunen.

Personen blir tilgjengelig for kommunen på en liste over personer som skal

bosettes

Den nye hverdagen med IMBI

Eksternt

• Samhandling med

 Bosettingskommunene

 mottakene

 BUF-etat

• Samarbeid med UDI nasjonalt og regionalt

10.03.2017 9

Internt

• Organisering

 Alle bosettere gjør alle prosesser?

 Noen bosettere får spesial oppgaver?

• Ressursbruk

• Samhandling

• Reviderte bosettingsrutiner

Viktige begreper i IMBI

Sakstype: Mottaksbeboer, Alternativ mottaksplass, Beboer EM mottak, Beboer Omsorgssenter, Institusjonsbeboer, Privatboende,

Overføringsflyktninger

Persontype: EM med følgeperson, EM under 15 år, EM mellom 15 og 18 år, Enslig voksen/Familie (voksen og barn) Bosettingsstatus: Bosettingssak opprettet, Under kartlegging,

Fordelingsklar, Fordelt, Søkt ut, Bosatt, Bosettingssak avsluttet

Saksbehandlingsprosesser i IMBI

Anmodning om bosetting

Nasjonal anmodning – lage utkast og endelig versjon av Bosettingsbehov, Måltall og Anmodningstall på nasjonalt nivå og fordele

anmodningstallet på regioner.

Gjøres av en Nasjonal anmoder

Kommunal fordeling – regionale tallene fordeles til kommunene. Brev og oppgave sendes til kommunene.

Gjøres av regional anmoder

Kartlegging av personer

10.03.2017 13

Ulike lister over personer som i første leveranse må kartlegges manuelt av IMDi saksbehandler

• Særlige hensyn

• Privatboende

• Institusjonsbeboere

• Alternativ mottaksplasserte

• Overføringsflyktninger

• Mottaksbeboere

Fordele og å søke ut flyktninger

• IMDi saksbehandler legger enkeltpersoner på fordelingsliste og sender til kommunen.

• Listen inneholder anonymisert informasjon om den enkelte person.

• Kommunen sier eventuelt nei til enkelte på listen og må begrunne det.

Dette blir loggført i systemet.

• De som kommunen sier ja til vil bli søkt ut automatisk, brev til kommunen og personene blir sendt av systemet.

• Kommunen får tilgang til Personmappen til personene de har sagt ja til.

IMDi saksbehandler kan også søke ut personer direkte uten å legge de på en fordelingsliste først.

Manuelt opprette og avslutte bosettingssak

10.03.2017 15

• Opprette en bosettingssak selv om personen kommer opp i IMBI uten rett til bosetting.

• Avslutte bosettingssak på personer som av ulike grunner ikke skal bosettes likevel.

Saksbehandlingsprosess hvor privatboende får rett til bosetting eller ikke basert på søknad til IMDi

Regelmotor

Alle som får en oppholdstillatelse basert på asylsøknad blir kjørt igjennom regelmotoren som gir:

• Bosettingssak opprettet til alle med oppholdstillatelse som gir grunnlag for bosetting

• Sakstype (Mottaksbeboer, Alternativ mottaksplass, Beboer EM mottak, Beboer Omsorgssenter, Institusjonsbeboer, Privatboende,

Overføringsflyktninger)

• Persontype (EM med følgeperson, EM under 15 år, EM mellom 15 og 18 år, Enslig voksen/Familie (voksen og barn)

Regelmotoren justeres når det er behov pga lovendring eller politiske føringer.

Avviksliste

10.03.2017 17

IMBI skal vise liste over personer som:

• basert på regelmotoren ikke har fått opprettet bosettingssak, og hvor det er uklart hvorfor.

• har bosettingssak, men hvor oppholdsgrunnlaget endres.

En sak på lista skal kunne ha følgende statuser:

• Til avklaring - betyr at noen saksbehandler i IMDi må ta en vurdering av avviket

• På vent - betyr at avviket skal løses automatisk når UDI gjør endringer og oversender disse på oppholdsstatus på personen. Men avviket kan allikevel vurderes av saksbehandler i IMDi.

• Under avklaring - betyr at en saksbehandler har tatt ansvar for å vurdere saken

• Ferdigbehandlet - på vent - betyr at avviket er vurdert av saksbehandler i IMDi og er

ferdigavklart, men ligger på vent for å bli løst automatisk når UDI gjør endringer på oppholdsstatus og oversender.

• Ferdigbehandlet - betyr at avviket er behandlet ferdig av saksbehandler i IMDi og person ikke vises i avvikslisten lenger

www.imdi.no

10.03.2017 19