2. Status og muligheter

Innhold:

1. Utfordringer og utviklingstrekk

2. Status og muligheter

3.

3.1.

3.2.

Målstruktur

Mål for Landbruksdepartementet og anveldese av IKT Mål for bruk av IKTi Landbruksdepartementet

4. Strategi

5. Plan! tiltak

6. Referanser

Vedlegg 1: Behovsanalyse og anbefalinger^—Nordisk Kommunikation, København

Vedlegg 2: Matrise over målstrukturen ^—grunnlag for nyttevurdering av tiltak

Side

3

4

5

7,

8

9

11

0. FORORD

Informasions- og kommunikasjonsteknologiens utvikling har medført en stadig økende bruk av dette verktøyet i forvaltningen. Utvildingen åpner for nye perspektiver både i anvendelse og nytte, og stiller forvaltningen overfor utfordringer i forhold til

organisasjonsspørsmål, kompetanse, ressursbruk og sikkerhet.

I tillegg til tradisjonelle bmksområder relatert. tilfagsysterner og

kontorstøttefunksjoner, har teknologiens betydning for intern- og ekstern kommunikasjon økt betydelig. I defte ligger også teknologiens muligheter for å framskaffe og distribuere styringsinformasjon og som beslutningsstøttesystern.

IKT-strategien for Landbruksdepartementet bygger på de overordnede føringer for IKT i statlig forvaltning og trekker opp hovedlinjene for hvordan departementet ønsker å nyttiggjøre seg teknologiens muligheter i de kommende år, ambisjonsnivå og hvilke veivalg departementet vil gjøre på dette området.

Strategien bygger på departementets overordnede mål, og skal bidra til å sikre at disse målene nås. I lys av dette skal strategien legge føringer for utforming av

handlingspianer og konkrete tiltak, samt gi grunnlag for prioriteringer basert på

nyttevurderinger både for å øke “avkastningen” av allerede gjennomførte investeringer og i forhold til framtidige tiltak.

Under arbeidet med strategien har det vært brukt ekstern kompetanse (Nordisk Kommunikation, København) med spesiell vekt på kommuiiikasjon og IKT som ledelses- og organisasjonsutviklingsverktøy. Det har vært gjennomført en grundig prosess med blant annet intervjuer at ledere, samlinger med ansatte innen It- og Info og kontaktpersoner for intranett i fagavdelingene. Nestledergruppen har vært

referansegruppe for strategiutviklingen, og det har vært gjennomført en samling for TLG og nestledergruppen om IKT i departementet, hvor strategier, ambisjonsnivå og tiltak har vært behandlet.

Dokumentet er ment som et overordnet styringsdokument og omhandler derfor ikke beskrivelser og utfordringeri forhold til ulikefagsystemer som benyttes i LD eller underliggende etater, eller den tekniske infrastruktur.

Kap. 1. tar for seg utviklingstrekk og trender framover hva gjelder nye bruksområder for IKT, og hvordan utviklingen anseså ville påvirke arbeidsliv, organisering og nye lederkrav. Kap. 2. gir status i LD basert på resultater av kartlegging som er gjennomført i mai 2000. Kap 3. beskriver LDs målstruktur og hvordan delmål for IKT kan bidra til at

LDs overordene mål kan nås, mens kap. 4 kommer nærmere inn på IKT- strategiene.

Kap 5. tar sikte på å peke på noen konkrete tiltak! planer for hvordan strategien skal følges opp i LD. Kap. 6 gir en oversikt over referansedokumenter.

1. UTFORDRINGER OG IJTVIKLINGSTREKK

I tillegg til tradisjonelle bruksområder relatert til tunge fagsystemer (økonomistyring, tilskudclsforvaltning, areal- og kartdata, arkiv o.s.v.) harIKT’s betydning for både intern og ekstern kommunikasjon økt sterkt. IKT er i dag et område der de tekniske

løsningene ikke lenger nødvendigvis er avgjørende for effekten og nytten av

teknologien, men der det kvalitetsmessige innholdet og organiseringen av tilbudet er utslagsgivende for den nytten IKT gir en organisasjon og hvilken kompetanse

organisasjonen trenger på området.

Den nye arenaen IKT har åpnet gir nye perspektiver for organisasjonene på flere felt.

På sikt vil IKT muligheter medføre organisatoriske omlegginger med påfølgende lederutfordringer. Det kreves en gjennomtenkt IKT strategi som nettopp fokuserer på det ledelses- og organisasjonsmessige utfordringene, og ikke på de tekniske.

IKT har allerede påvirket vårt samfunn på en rekke områder. Denne påvirkningen venteså fortsette, og en IKT-strategi må søkeå være en strategi som kan danne basis for investeringer og endringer i organisasjonen som er tilpasset kommende

utfordringer. Derfor vil detvære nødvendige å se på noen trender knyttet til

organisasjoner og IKT. Offentlig forvaltning står overfor en rekke utfordringer som følge av nye trender i samfunnet for øvrig

Mengden og kompleksiteten ved de sider ved samfunnet som politikerne og

forvaltningen ventes ta stilling til har økt voldsomt. Dette krever evne til omfattende informasjonsbehandling for å kunne se “skogen for bare trær” og løse komplekse problemstillinger med mange involverte aktører og store samfunnsmessige

konsekvenser. IKT vil her kunne nyttes som støttesystem både i analyse-, planleggings.

gjennomførings- og evalueringsfasen i en beslutningsprosess, for eksempel.

forberedelse gjennomføring og evaluering av offentlig tiltak som finansieres over jordbruksoppgjøret.

Åpenhet i offentlige prosesser er en vesentlig forutsetning for å kunne ivareta verdier som demokrati og rettssikkerhet som offentlig forvaltning skal værer tuftet på. IKT gir her unike muligheter til å realisere slike verdier gjennom bl.a. bruk av internett- teknologien hvor for eksempel brukeren av offentlige forvaltning kan få svar på spørsmål, gi tilbakemelding om kvaliteten ved utøvelsen av offentlige tjenester, gi/sende oppgaver/søknader tilforvaltningen. Et vesentlig element er her at

forvaltningen “tvinges” til å bli mer kundeorientert overfor befolkningen når denne får et effektivt kommunikasjonverktøy overfor forvaltningen. bl.a vil det kunne medføre et press for raskere saksbehandling av enkeltvedtak. Utviklingen vil samtidig by på ulfordringer i forhold til likebehandlingsprinsippet med tanke på den del av befolkningen som ikke benytter det nye kommunikasjonsverktøyet.

Offentlig sektor skal bl.a. bidra til å sikre økonomiske vekst i det sivile samfunn

gjennom å legge rammevilkårene til rette for det private næringsliv og ved utbygging av infrastruktur og stimuleringstiltak. Etter hvert som det offentlige rom har vokst har

4

dette medført at offentlig sektor har blitt stor med mange virksomheter og

myndighetsnivåer med påfølgende kostnader og derigjennom blitt et viktig virkemiddel i den økonomiske politikken. IKT kan her være med å effektivisere offentlig sektor ved økt produktivitet, slik at sivile samfunns etterspørsel etter offentlige tjenester kan imøtekommes med mindre ressurser og gjennom bedre kvalitet (if regjeringens fornyelsesprogram av offentlig sektor). Dette kan skje gjennom bruk av elektronisk saksbehandlingssystemer, interneft for samordning av myndighetsnivåenes og

virksomhetenes oppgaveløsning, registreringssystemer og overvåkningssystemer for ulike driftsoppgaver etc.

En annen trend i samfunnet er økt grad av individualisering og krav til kontinuerlig kompetanseutvikling. Den første trenden ser en i rekrutteringen av nye medarbeidere hvor disse stiller krav til individuelle utformede arbeidsbetingelser hvor både

arbeidsmetoder og —tider tilpasses den enkelte. Arbeidstakere som over lengre tid har hatt lederstillinger og som ønsker større frihetsgrader vil også ha tilsvarende

forventinger til tilrettelegging. Dette medfører også krav til organisatorisk læring for å beholde kompetansen i virksomheten når de ansatte slutter. Videre vil det også være behov for kontinuerlig kompetanseutvikling pga nye rammebetingelser for offentlig forvaltning og for å kunne ta i bruk nye fagkunnskap og arbeidsmetoder (jf

kompetanse-reformen). IKT vil her være et velegnet verktøy ved sin uavhengighet av tid og rom hvor arbeidet kan utføres hvor som helst og når som helst (f.jernarbeid), gjennom å avlaste medarbeidere for rutineoppgaver og gjennom å utvilde

informasjonsbaser og styringssystemer. IKT gir også en unik tilgjengelighet til ny informasjon og til interaktiv læring.

Overgangen til informasjons- og kommunikasjonssamfunnet krever mer enn anskaffelse av ny teknologi. Det avgjørende for å lykkes er nye tanke.- og

handlingsmønstre. I dette ligger det å tilpasse organisasjonen til de arbeidsmetodene IKT åpner opp for. IKT vil bidra til å virkeliggjøre noen av regjeringens mål og

strategier, som går på åpenhet, innsyn, dialog, likebehandling, medvirkning, brukertilpasning osv., men dette vil kreve en bevisst og langsiktig innsats.

2. STATUS OG MULIGHETER

I forbindelse med utarbeidelse av IKT strategien har detvært gjennomført en behovsanalyse i regi av Nordisk Kommunikation. Hensikten har vært å skape et grunnlag for en IKT-strategi som er best mulig forankret i organisasjonens behov.

Undersøkelsen fokuserte på temaer som IKT-vaner, IKT- modenhet, Kommunikasjon i arbeidsprosesser og IKT, Organisering av IKT- oppgaver samt jordbruksoppgjøret og IKT. Analysen ble presentert på samling med TLG og nestledergruppen.

På grunnlag av analysen har Nordisk Kommunikasjon utarbeidet en beskrive av

styrker, svakheter, trusler og muligheter som departementet har i forhold IKT-området.

Resultatene fra denne analysen er gjengitt i tabellen under:

Styrker:

- Rimelig oppdatert maskinvare og programvare

- Generelt høy kompetanse på bruk av dataverktøy til dokumentbehandling

- Utbredt pe-bruk i organisasjonen (100%)

• Forståelse for viktigheten av IKT-satsing og utvikling hos departementsledelsen

• Mye informasjon egnet for web-publisering allerede tilgjengelig i elektronisk form

Trusler:

- Tidspress brukes som unnskyldning for ikke å bruke av innovasjon

- Alt for sterk fokus på teknikk og alt for lite på innhold når det gjelder IKP

- For dårlig forståelse av IKT som viktig strategisk satsingsområde for LD

- Sårbarhet (ytre trusler, som virusangrep)

• Manglende ambisjoner og endringsvilje i organisasjonen

• Informasjonskløft på grunn av at ikke alle i organisasjonen kan/vil bruke IKT

• Dårlig signal fra ledere som ikke er aktive IKT- brukere

• informasjonsoverbelastning

Svakheter:

- Ingen mobil- eller hjemmeadgang til informasjon fra nettverket i LD

- Mangel på innsikt hos lederne når det gjelder IKT’s muligheter

- Store interne forskjeller på

kommunikasjonskulturen i organisasjonen

- Ingen strategisk bruk av IKT per i dag

• IKT brukes i svært liten grad som prosjektstøtte

• Mange ledere av en generasjon som ikke er vant til å bruke IKT

• Dårlig nettverk

• Avhengig av en ytre leverandør (Ffl på enkelte Ijenester, og denne leverandøren leverer ikke god nok kvalitet

- IKT-policy mangler

- 11=1brukes svært lite til ledelse- og styringsinformasjon

• Organiseringen av IKT-ansvaret i organisasjonen

Muligheter:

• Større åpenhet gir økt tillit og troverdighet for LD og våre verdier

• Potensiale i forhold til kommunikasjon, datamnnsamling,^- distribusjon, og —lagring

• mnnsparinger for LD gjenom effektivisering, større måloppnåelse og kvalitetssikring

• Utøve bedre og mer effektiv ledelse

• Bedre samhandling og relasjon til våre målgrupper og interessenter

• Utvikling og styrking av LD sitt image i omverdenen (branding)

• økt læring i organisasjonen

• Lettere tilgang for LD sine

kunder/interessenter i forhold til LD sine produkter og tjenester

Raskere kommunikasjon og informasjonsflyt

Oppstillingen viser at LD har et utgangspunkt som tilsier at det er et stort potensiale på IKT som kan utnyttes. Anbefalingene fra Nordisk Kommunikasjon som ble presentert på samling med TLG og nestledergruppen er gjengitt i vedlegg, og er lagt til grunn i strategien gjennom utvikling og formulering av mål med IKT i LD, og danner også grunnlag for utforming av plan og tiltak.

6

3. MLSTRUKTUR

Utvikling og bruk av IKT skal understøtte departementets overordene mål. For å synliggjøre (lette er målene for LD gjengitt i detfølgende. I lys av målene er IKT- mulighetene i forhold til disse målene eksemplifisert.

3.1. Mål for landbruksdepartementet og anvendelse av IKT

De overordnede målene for mat- og landbrukspolitikken er som følger:

1. Sikre forbrukerne trygge matvarer som blir produsert på en etisk og helse- og ressursmessig akseptabel måte

2. Sikre en landbruksforskning som innenfor en forsvariig etisk ramme og i bred næringspolitisk sammenheng er leverandør av kunnskap med vekt å

forbrukerkrav, nyskaping, omstilling, miljø, helse- og livskvalitet 3. Sikre areal som grunnlag for varig landbruksproduksjon, og forvalte

arealressursene med tanke på å fremme verdiskaping, bosetting og sysselsetting 4. Sikre et bærekraftig landbruk som gir grunnlag for verdiskaping og

sysselsetting i alle deler av landet, både i primærproduksjon og foredlingsindustrien

5. Gjennomføre mat- og landbrukspolitikken på en effektiv måte

For å sikre måloppnåelse kan 1KV benyttes slik som beskrevet i eksemplene nedenfor:

• Å

effektivisere og forenkle samt distribuere relevant styringsinformasjon fra underliggende etater/ institusjoner til LD slik at organisasjonen til en hver er

oppdatert på aktuelle problemstillinger og utfordringer knyttet til matområdet, både nasjonalt og internasjonalt, og slik har best mulig beslutningsgrunnlag for å sikre forbrukerne trygge matvarer.

• Å

støtte opp om ulike arbeidsprosesser i organisasjonen og mellom organisasjonen og underliggende etater/ institusjoner slik at den kompetanse og kunnskap som ligger i vårt system er lett tilgjengelig i forbindelse med saksbehandling og/eller policy utforming på matområdet, og evt. mangelfull samkjøring og samhandling blir identifisert og kompensert.

• Å

styrke kommunikasjonen mellom organisasjonen og viktige målgrupper i

omverdenen slik at departementetpraktiserer åpenhet og innsyn, legger til rette for forbrukerdeltakelse i utformingen av mat- og landbrukspolitikken god har en god dialog med og service overfor media og andre interessenter som ønsker tilgang på våre ansvarsområder.

3.2. Mål for bruk av 1KV i Landsbruksdepartementet

Hovedmål for 1KV er å bruke informasjons- og kommunikasjons teknologien for å nå organisasjonens overordnede målsettinger Målene for IKT kan konkretiseres på følgende måte:

1. For å styrke kommunikasjonen mellom Landbruksdepartementet og viktige målgrupper i omverdenen

2. For å søke, skaffe, tilrettelegge og distribuere viktig informasjon fra omverdenen til ledere og ansatte i LD

3. For å bedre intern-kommunikasjonen i LD

4. For å effektivisere og forenkle samt distribuere relevant styringsinformasjon fra underliggende etater/ institusjoner til LD, samt internt i LD

5. For å støtte opp om ulike arbeidsprosesser i organisasjonen og mellom organisasjonen og underliggende etater/ institusjoner som drar nytte av IKT

4. STRATEGI

I lys av målene formuleres følgende Strategi for bruk av IKT i Landbruksdepartementet:

Å

utvikle og ta i bruk 1KV som fokuserer på organisasjonens overordnede behov samt de ullke ansatte i organisasjonen sine behov for informasjon og kommunikasjon

Behovene kan illustreres som følger:

4 organIsasjon

o c~c~c~

Undorliggende etater! institunjoner

Det vil si 1KV som

• er brukervennlig

• er menneske- og ikke teknikkfokusert

8

• mneholder informasjon som blir uunnværlig for de ulike grupper av ansatte i organisasjonen

• gir tilgang på data som gir best mulig beslutningsgrunnlag for de vedtak som skal fattes

L~MASJO~}*~TA~E -~ ~ING

• skaper gode kommunikasjonskanaler av høy kvalitet i forhold til interne og eksterne

målgrupper; ^- NGO’er

- Næringsorganisasjoner

- Media

- Næringsmiddelindustri

- underiiggende etater og institusjoner

- internt i LD

I lys av målene med IKT og den overordnede strategien for anvendelse av IKT i LD kan det utformes følgende delstrategier:

1. IKT skal brukes til å kommunisere med omverdenen, dvs, publikum, med private og offentlige organisasjoner og andre interessenter samt andre forvaltningsnivå

2. IKT skal brukes til elektronisk dokumentutveksling og samhandling horisontalt og vertikalt, med spesiell vekt på prosess- og prosjektjobbing

3. IKT skal brukes som basis for utvikling og implementering av lederverktøy 4. IKT skal brukes til integrert saksbehandling og dokumentbehandling

5. IKT skal brukes i samsvar med lover og regler, og kvaliteten og sikkerheten på bruken skal sørge for at den nødvendige tillit til forvaltningen blir godt ivaretatt 6. IKT skal organiseres slik at den eksisterende linjeorganisasjonen følges, men der

hensynet til overordnede målsettinger tilsier skal detlegges til rette for tverrsektoriell samhandling

5. PLAN/ T1LTAK~

På grunnlag av mål og strategier og LDs muligheter når det gjelder bruk av IKT for å sikre måloppnåelse skisseres det i det følgende tiltak for å implementere IKT- strategien.

Det er imidlertid vesentlig at tiltak og planer inngår som en naturiig del av prosessen og arbeidet med departementets virksomhetsplan. Dette for å sikre at tiltak og

nyttevurdering av disse samt avveining av ressursbruk skjer i de ordinære planprosessene i departementet.

For å sikre oppfolging av IKT- strategien og gjennomføring av vedtatte tiltak bør dette innarbeides som eget punkt i konsernmøter/ medarbeidersamtaler.

Organisatoriske tilpasninger:

• Organisatoriske konsekvenser av IKT-strategiens satsning på departementets ‘~ATEB- tjenester fremmes som egen sak, parallelt med IKT- strategien.

Tiltak:

• Det opprettes en gruppe med både horisontal og vertikal representasjon fra organisasjonen for følge opp LD,s behov og utviklingsmuligheter knyttet til ‘~ATEB, og hvordan de allerede etablerte samt nye WEB-verktøy best mulig kan utnyttes innenfor rammen av denne IKT-strategien for å nå organisasjonens målsettinger.

Dette for å skape best mulig WEB-verktøy og etablere det nødvendige eierskap i organisasjonen for WEB-verktøyene.

• Det utredes utvikling av en WEB-portal for landbruksforvaltningen i lys av det eksterne perspektivet som blant annet trekkes opp av Nordisk Kommunikation.

(vedlegg)

• Behovet for etterutdanning i WEB-bruk og nytte for ulike segment i organisasjonen utredes, og på bakgrunn av denne utredningen utarbeides et skreddersydd

utdanningsopplegg med f. eks egne sjefskurs i WEB-bruk og nytte

• Intranett videreutvikles i lys av IKT- strategiens føringer og anbefalinger fra Nordisk kommunikation og det utformes “serviceavtaler” som regulerer forventinger og bidrag fra fagavdelingene når det gjelder drift og vedlikehold av WEB- tjenestene.

• I videreutviklingen av intranett legges detvekt på anvendelsen og nytten ved bruk av Intranett i lys av anbefalinger fra Nordisk Kommunikation (vedlagt) Et viktig område blir tverrgående oppgaver/ koordineringsoppgaver som departementets aktiviteter i forhold til Fylkesmannsembetet og departementets internasjonale arbeid.

• Det etableres et prosjekt for å utvikle/tilrettelegge WEB verktøy med spesielt fokus på ledelse og styringsdata. I første omgang gjennomføres dette som et internt

prosjekt i LD. Erfaringene danner grunnlag for videreføring av dette til forhold til bruk av styringsdata i departementets etatsstyring av underliggende virksomhet.

Andre effektiviseringstiltak:

• Eletronisk distribusjon av forskrifter, retningslinjer systematiseres. På enkelte områder må rettighetshjemmel vurderes.

• Videreføring og utvikling av tiltak for kompetanseheving i bruk av kontorstøttesystemer i LD

10

• Elektronisk saksbehandling (utover det som er knyttet til de respektive

fagsystemer) vurderes når rammebetingelser er avklart og det foreligger aktuelle systemer på markedet

6. REFERANSER:

• Stortingsmelding nr 35 92/93

• Regjeringens langtidsprogram

• NOU^— Nytt millenium^-nytt arbeidsliv

• Overordnet IKT-strategi for fylkesmannsembetene 2000- 2003

• RapportAAD ^— Desentralisering og IKT^— februar 2000

• Statskonsult^— Rapport 2000:8 IT i staten 1999

• Regjeringens fornyelsesprogram

• Stat og Styring nr 1/2000 ^—“Ny teknologi krever organisatoriske endringer”

Statlig IT-satsning uten strategi og styring”

IKT

ⁱ

LD

^NORGE

IKTiLD Norge 40

Vad år ett intranåt?

Mats Bark

Nordisk Kommunikation, Kåpenhamn mats.bark@nord kom.d k

www.nord kom .d k +4533322406

I oM!æ i)NordjskKo,omuoikodoo2000

Ett organisationsnitverk baserat på Internetteknik:

— medmbjlighet till ett enhetligt anv~ndargr~nssnitt,

— oberoende avdatorpiattform och servermiijb, anpassat fbr att:

— stårka och utveckla den interna informationen/

kommunikationen

— underlåtta tiligången til och utbyttet av kunskap/data inom organisationen, samt:

— fungera som ett interaktivt arbetsredskap fér att understbcija processer och arbetssituationer.

fl oi/ooloo © Nordisk Kommirnikation2000

0 Nordisk Kommunikation 2000

IKT

ⁱ

LD

^NORGE

Några anvåndningsområden

Intranåttrender

4

I nformationska nal

• Organisationsinformation, ledningsinformation, personal- information, ekonomisk information, produktinformation, nyhetsbrev, pressk! ipp, pressmeddelanden etc.

Arbetsverktyg och process-/verksamhetsstÉ~d

• Boknings-/best~IIningsffmnktioner; handbÉkker och manualer;

iriteraktiva formui~r; databaskopplingar; telefonkatalogen;

OH-bibliotek; projektpIaner~ diskussionsgrupper; process- beskrivni ngar; projektnatverk; FAQ’s;kontaktférmed Iing etc.

V ^0/o9,’00 /)Nord/sk Koirjnninixariori ~ooo

Vilka ar trenderna?

• Arbetsredskapet framfÉ~r info-kanalen! ^— fokus på att erhålla bra ROI genom smarta webbappiikationer

• Vål genomtånkta och analyserade intranåtsatsningar

— t ex behovsanalyser och usability studier

• Fokus på extranåt^— jåmlika webbaserade samarbeten (ex. U.S. Navy och Boeing)

• Grånserna mellan intranåt, extranåt och Internet håller på att suddas ut

4; oqo09r /0^Nord/skXorn,n,,nikation2000

IKT

ⁱ

LD

^NORGE

Intranåttrencier

I ntranåttrender

««40 »‘40 - 0 5 5 40

Vilka år trenderna? (forts.)

• En stark fokusering på hur man ska kunna bringa ordning i den våxande m~ngden information/data

— indexering, metadata, sÉ5kmotorer, software

• Processorienterat kontra organisationsbaserat intranåt

• Intranåt som stédjer verksamhetsprocessen!

• »Customization« kontra »personalization«

• Anvåndandet av portaler ^- djupa snarare ån breda

si«109K« ©Nordiso Konsasunikotion

Det

snackas mycket om...

• portaler/intelligence portals

• e-sourcing/e-commerce

• b2b, b2e, b2e2b, 2b or not 2b...

• personatisering

• Knowledge Management/collaboration

• Iightweight applications/xmi

• ROI

• Content Management

flo/c«/o« flNordisk Xononuniko,ion2000

0 Nordisk Kommunikation 2000

IKT

ⁱ

LD

^NORGE

Arbetsverktyg?

Intranåt i processerna

Problem:

Intranåtet fbrblir en informationskanal och inte ett arbetsverktyg som st6djerorgan isationens proces ser

Effekt:

• Låg upplevd nytta bland medarbetarna

• Ambitionsnivån påverkar anvåndandegraden

• Risk f6r att ledningen “tappar intresset” når de stora positiva effekterna uteblir

9 0/09/0. VNord/sÅ Koinns,inikatioi~2000

F5rslag på problernkisning:

• UtveckIa intranåtet till att bli ett effektivt stbd i den dagliga arbetssituationen och i verksamhetens processer

• Fokusera mindre på centrala nyhetssidor och mer på direkta nyttofunktioner^— minimera “flaskhalsar”

• Sbrj fbr att den upplevda nyttan av intranåtet år h~ig både bland chefer, tjånstemån och medarbetare inom produktionen

i 0/09/0 «>Py~,rd/sk Koiiorun/ka;ion2000

II<T

ⁱ

LD

^NORGE

Hur blir intranåt handlingsutlÉ5sande?

«0

Hur blir intranåt handlingsutlbsande?

princip alla dokument på intranåt bbr vara handlings- utlåsande på något sått. AIItfbr många intranåtsidor/-sajter år »återvåndsgrånder«.

Hur l5ser man detta problemet?

• Fårstfråga dig sjålv vilka som egentligen har nytta av vad du tånker publicera

• F6rs6k ringa in målgruppen

• År intranåt båsta kanalen? (anvånd gårna kanalmatrisen)

• Kontrollera att anvåndaren kan »gå vidare/agera« utifrån ditt dokument

isi/SOl«« ~)Nordisk Xr,orsjuoil<atflo s.ooo

• Vilka år méjligheterna att utféra en handling?

Några avf6ljandefunktioner bbrflnnas med:

— m6jlighet att kontakta ansvarig utgivare/kålla/chef

— m~ijlighet att exempelvis bestålla material, boka ett konferensrum eller en resa (via interaktiva applika- tioner/formulår)

— lån kar till relevant bakgrundsinformation och É~vrig relaterad information till doku mentet

— måjlighet att delta idiskussionsgrupper om åmnet

— sjålv kunna aktivt bidra med feed back; fakta, resultat, kval itetsrapporter, prod u ktionsstatus etc.

I o,!09100 (~>Nordisk Kcmnmuoikatisosooo

0 Nordisk Kommunikation ²⁰⁰⁰

II<T

ⁱ

LD

^NORGE

Intran~t som

~,,ssOsOssOsr ,-*, »IV arbetsverktyg

«V 4,50051 41 1*10 «45144451¾

»Task centers«

40««

Exempel på handlingsalternativ:

• Lds mer (lånk till annan sida/databas/arkiv)

• Kontakta(lånk till e-postadress eller telefonnummer)

• Bestilil boka (lånk till formular med m6jlighet att bestålla eller boka något, f~’lla i formulår etc.)

• Rapportera (mbjlighet att bidra med information, t.ex.

kom petensdatabank, kvalitets- och resultatrapporteri ng, m~tesprotokoll etc.)

• Diskutera (m~5jiighet att diskutera ett åmne ien diskussions- gru pp, på en chat-sida eller i virtuella konferensrum)

i «is;«« fl Nordisk Kornrnuniko,ioo2000

• Remedy Corporation (USA) samlar all info och alla funktioner som »hånger samman« på ett stålie

• Dessa platser på Remedys intranåt kallas »task centers«

• Ett »task center« kan exempelvis vara en intern reseportal med alIt man behéver infc5r en tjånsteresa

• Medarbetarna har vant med och beståmt vad som år relevant att ha med i varje »task center«

• Dessa webbplatser år levande och nya relevanta funktioner och informationer låggs kontinuerligt till

0*10K«« (0)Nordisk Kommunikatiso2000

IKT

^I

LD

^NORGE

LL

Ttko.~4 tol.awio tro* lMkcno(i/(4)/osuoo0Ki/Oflhz.o ~dI >ooå; ivée« nn,éo b~d r~.

‘i3/IW)å =/*t(0*(00I

1*osoo«s«I t IåI(0^<04111not«I

‘Fr41IttI~

— I

1$ ~ ~»t1(02.ttNFk«ø«~I7« ««

*1 «$0 ‘ «(0/4/40

«41041/145244¾’14«4«41.05555,10.1411.,«

I ~‘»~ «... •55

+ ^{~ s~«st ~‘(10(401(0}~IQ~f~4ttt3 .ås(*tO(0$t~(4 4It!tnv

»i .r~tt

o boM4& hI (0« ,r$,6åko;A*Iw«=hk@*10K,æ««åtoir’o~ ~ s*1 ~g~soØ, qo;

Éoiat~tsÅko,atokanir«,wi Von ((fl N4*?S)1I3 00&*2~ t&oI (II/li~w0KornaAi~4~.(4o0t~

pnsdÉ(0o so.w;U.

‘II«I/I«)«« II)IIlordisk Ko,rmounskoaon2005

r~c«.uo~ mÉc<

/510««« 0);

Purcha~

I(.å’t ^{«.13k «I} 4

~

r

‘V ‘

G SI Co.« . ro,

Conftr~ic. Rocrq~

.0’z0440;51/401/15143 P

&4t b~ fk/V

to«« flooåsso...

4«

G

A~$.Mærk

I~

~

00?0K

IV’« «to« ~åp« ‘-4”

4~twicrar

rI ^{r«s.««o(V I}

I 11010(0:1.514

Poi&ca~

4 ^10?« 3 ¹³

0 O(’4 “‘ ‘f{r« I” 13000;

Mk=3nJ101/4(0%

/0) Nordisk Koosro,osikauion sooo

ø 0

~<0«

4

‘II «1/051««

0 Nordisk Kommunikarion ²⁰⁰⁰

IKT

ⁱ

LD

^NORGE

tij~

k drpk.ks«.tkt k~ J

~

4=r~Y«1i&~

krø

~ u.

ro~-~r

Pr~frr1frs’rflftU~~

cmt

f ~

La k~*~o

~ rn~

~MssflV ~~4r ~ssot i~<~iUt

~t~nl

~c ‘~‘~*r

Arnn~ni~ øih’

mlc»/c5/co

Return On Investment (ROI)

$tkøir

Nyckeln til! håg ROI:

• Bredd^— funktioner som har många anvåndare

• Repetition ^— arbetsuppgifter/rutiner som gbrs ofta

Tånk på att det inte bara år besparingar i form av minskad pappersåtgång som råknas. Råkna istållet ROI utifrån ett båttre anvåndande av de anstålidas tid.

i61 oi/c@o Nordisk Kommnnikarioz.2000

© Nordisk Kommunikation ²⁰⁰⁰

lIKT

i

LD

NORGE

Risker med intranat

• Medarbetarna har kanske inte motivation/kunskap att sjålva ta ansvar får att hålla sig informerade

• Medarbetarna år inte delaktiga i utvecklingen av intranåt och våljer dårfér att inte anvånda det

• Risk får “information overload” ^— svårt att vålja ut viktig

information

• Svårt att tolka informationen på intranåt

• Risk får informationsklyftor

• Cheferna upplever att de mister “makten” byer i nformatio nen

‘71 ovo&oo ~ Nordisk Kornrnuzdkarion2OO~

G Nordisk Kommunikation 2000

LD

^{NORGE —} WEBBORGANISATION

LD Norge webborganisation

Vad g6r en infomaster?

Mats Bark

Nordisk Kommunikation, K6penhamn [email protected]

<Q Nordisk Koznns,,r,ika,jon 2000

• Ansvarar får kommunikativa mål, strategier och handlingspianer

• Ansvarar for att kvalitetssåkra innehåll och struktur

• Ansvararfårbehovsanalyser

• Driver och samordnar intran~torganisationen

• “Chefredaktår” och stod får webbredaktårer och informationsagare

• Ansvarar for utbildning av webbredaktårer och anvåndare

• Ansvarar får intern fårankring och marknadsfåring

• lntranåtpolis^—overvakar att åverenskomna policies och regler fåljs

• Bevakar relevant forskning och utveckling på området

• Ansvarar får uppfålining och utvårdering

©Nordisk Koæmunikodon2000

LD

^{NORGE —} WEBBORGANISATION

Organisation

• Skapa en ciecentraiiserad webborganisation

• Tydliggår olika intranåtroller, ansvar, befogenheter, kompetenskrav. Skriv in i arbetsbeskrivnirgen.

• Skapa tvårfunktionella intranåtteam

—styrgrupp

—intranåtgrupp/»redaktion«

—webbredaktérsnåtverk

• Skapa “kontrakt”

—infomaster^—nårmaste chefen

—infomastern ^—webbredaktbrerna

—infomastern ^—webmastern

—webbredaktåren— kollegor

Nordisk Komn,unikotion2000

Organisation

^________

Exernpel:

(

^{Styrgrupp \\>}

~Web-~j~.jIntranåtgrupp/redaktion ~ ~

i master j~—- ^{— —} master,)

Webbredakt6rsnåtverk

1)

(0 Nordisk Koono,,nikor/on2000

© Nordisk Kommunikation 2000

LD

^{NORGE —} WEBBORGANISATION

A

Anv~ndare och

k.h~

informations~gare

Webbredaktbrsnåtverket

• Regelbundna måten

— lågesrapportering, beslutsforum, erfarenhetsutbyte, strategidiskussioner

• Mellan måtena:

— samarbete i mindre projektgrupper kring olika teman. Redovisa på måtena

• Gemensam webbplats på intranåtet:

— nyhetsbrev, måtesprotokoll, kontaktlista, FAQ, bibliotek, diskussiongrupp, tips- och idéban k, interaktiv utbildning, programvaror, guidelines, mallar

~‘Nordisk Komnsunikationzooo

• Anvåndarna

— utbildning: varfår, vilken nytta, vad finns, hur hittar jag?

— road shows/stormåten (demoversion)

—“kampanj” i åvriga kommunikationskanaler

—informationsmaterial (anvåndarhandbok, guidelines)

—tåvlingar

• Informationsågarna

—vågledning: hur bidrar man med information^—format, program, bilder etc.

©Nordisk Komrnunikation2000

LD

^{NORGE —} WEBBORGANISATION

4 Webbredaktårer

OS 050

Chefer

4

,l00~ .å2,.~

åi

• Stbd i vardagen

—diskutera innehållsfrågor

— hjålp til! med språkfrågor

— motivera och peppa

— ge feed back på deras arbete

—lyssna på deras problem och glådjeåmnen

• Webbredaktérsutbildning

—grundlåggande kom m unikationskunskap

—vilka funktioner kan intranåt 1~lla

— att vara lokal ambassadbr

— »verktygslåda« med mallar och guidelines

0 Nordisk Kosornunikasion2000

• Ledarutbildning i kommunikation

—vikten av dialog. Chekns roll som tolkare/åversåttare

— intranåt kan fårbåttra mbten— inte ersåtta dem!

• Lobbying^—visa upp den konkreta nyttan

—demoversion

—VIP-timme får »rådda« chefer

—goda exempel

0 Nordisk Kommunikarion2000

© Nordisk Kommunikation ²⁰⁰⁰

BEHOVSANALYSEN

FORMÅL MED UNDERSØGELSEN

NORDISK

kommunika tion

Behovsanalyse i forbindelse med udarbejdelse af en IKT-strategi i Norges Landbrugsdepartement

København, 8. ^{jUfli 2000}

No. © Nordisk Kosoosusdkation

• Undersøgelsen skal skabe en base for at udvikle en IKT-strategi som er bedst muligt forankret i organisationens behov (forstået både som overordnede behov i forbindelse med organisationens målopfyldelse samt medarbejdernes behov i forbindelse med løsning afarbejds- opgaver) og forudsætninger.

No.2 © Nordisk Komnsunikatiois

METODE

NORDISK

komin unika inn

Interview med nøglepeisoner i organ~ationen

• Dybdeinterview m. 5 chefer og en tilLidsrepræsentant

• Gruppeinterview med IT-medlemmerne aflntranetgruppen, fagrepræsentanterne af lntranetgruppen samt IT-gruppen

0) ;\iordisk Komomunikation

FOKUS FOR UNDERSØGELSEN

• IKT-vaner

• IKT-modenhed

• Kommunikation i arbe;dsprocesserog IKT

• Organisering af I KT-opgaver

• jordbrugsopgøretog IKT

sNø 4 0 Nordisk Kommnunikation

No.2 )SDI/OQ100 (~Nordisk Kommunikation

II<T-vANER

I KT-MODEN H ED

NORDISK

kommUniKa tiOn

• IKTanvendes af de fleste som et supplement til de øvrige

kommunikationsmåder ved dagligt arbejde: Møder, personlig kontakt, telefon og fax

• Brug af IKT til informationssøgning erikke udbredt blandt informanterne

• E-mail bruges primært til uformel kommunikation, idet man ikke helt stoler på at tingene kommer frem. Meget ofte benyttes parallelle processer, hvor man

anvender både papirbreve og e-mail.

• Flere efterlyser på denne baggrund et regelsæt omkring brugen af e-mail.

• Chefer ønsker ikke at erstatte det personlige møde med elektronisk kommunikation.

• De fleste foretrækker et åbent system uden& lukket chefsområde. “Ting som er for hemmelige til et intranet bør slet ikke flndes der”. “Et lukket område vil

bare gøre medarbejderne mistænksomme”.

“i,5 0 Nordisk Køromounikotioo

• Generelt markant stigning i IKT-modenheden i organisationen de seneste år^-blandt andet på grund af gode uddannelsestilbud.

• Stadig visse dårlige brugere med “dyr skrivemaskine”.

• En del ledere har problemer med at tage IKTi brug. De påpeger selv, at de ikke bør blive blive “bremseklodser” for udbredelsen af I KT.

• Ikke alle chefer vil kunne fungere som ambassadører i implementeringen af Kl-> men måske kan de motiveres.

Især ældre ansatte kan have problemer med IKT.

Generelt er holdningen at der bør stilles krav til at medarbejderne og cheferne benytter sig afIKT.

• Cheferne mener de haret ledelsesansvar ved implementering afIKT i LD

0 Nordisk Kommunikaiio’~

I<OMMUNII<ATION I

ARBEJDSPROCESSER OG lIKT

NORDISK

1surnønurmkiiti~ri

• De fleste informanter var i stand til at identiflcere typer afinformation som med fordel kunne gøres lettere tilgængeligt både

tværorganisatorisk, mellem departementet og fylke og etater samt mellem departementet og NGO’ere.

• Typer afinformation er&virksomhedsplaner, større projekter, løbende info. i jordbrugsopgørs-processen, database over

kompetencer i departementet, tildelingsbreve, aktivitetsrapporter fra fylkene og budgetter.

• Den efterspurgte information flndes i forvejen i elektronisk form, men kan gøres et tilgængeligt for bru gerne.

• Andre temaer med fællesinteresse kan lokaliseres ved yderligere analyser.

N ~ (5Nordisk Køsoøsunikøiiøss

ORGANISERING AF IKT-OPGAVER

• Typisk udpeges ansvarlige iafdelingerne som interesserer sig for teknologien ved IKT projekter^-sjælden fokus på informations- og

kommunikations-kompetencer.

• Bred enighed om vigtigheden af en opprioriteringafl&K-kompetencer organiseringen aflKT-opgaver.

• Flere nævner at INFO kan have et overordnet ansvar for intranettet.

• Flere nævner at de der arbejder med et fagom råde må være ansvarlige for indholdet på deres fagområde samt være dem der sørger for opdatering og kvalitetssi kring af informationen.

Nu8 17 Nordisk Kon,mnunikadoo

No. 4 x,I/ogs’oo Nordisk Kommunikation

JORDBRUGSOPGøRET

OG II<T

SWOT-analyse med IT-gruppen 8. maj ²⁰⁰⁰

Styrker

• Ledeisesforankring (i gang)

• Næsten olie bruger~coch Outiooim

• Raskere kommunikotion

• Ledelsesforankringen er bedre erd den var

• Godi, fungerende e.postsystern

• Abenned (kan dog blive sterrel Medbestemmesefra medarbeidere (v. ;mplementering og udvickiingl

• Brugerkursus for brugere i1999/2000 i Officepakken (niveauet er heiere) Trualer

• virus gennern maii

• Mindre face-to-face kommunikation (en mener ikke det bliver et reelt problem)

• Bange for at ny teknolog ikke vi blion tagetibrug, da mange har stort

arbe>dspressog ikke har tid

• Ulike informationsmlieer Utro tienere

• interne fortrolige informationer

• Fysiak indtrængning

• Budgetsscut’s Nø. jo

Svagheder

• Mangø har ‘spærrer” på for at sætte sig md i ny

• tesmologi (også visse ledere)

• Bureaukrati

• Lidt fleksibiiite (eksterni)

• Organisationabarrierer på tværs (problem vid proiekt, 6< intranetproiektet)

• Visse ledere mangler stadig forståelse for iT

• Lavt kunskapsniveau mht. li

• Ikke ade afdelinger vil afsætte resourcer

• Uiika kommunikationsmil(i5er i organisationen

Muligheder

• Lettere kommunikation med hele verden

• Kontalt med ydre etater via ekstranet

• Lettere impass for nye medaroe(dere

• Hunigere kommunikatior.

• Systernatisering av information—forbedret

• gjenflnning afinformation isystemet

• Effektivisering (arkiv/sagsbeh.)— skal sesiht.

modenhed

• Bedre åbenhed

• s~Romsiigss ekonomi i LO

• Mulighedertil besparelser

• Mer åbne ssmalerss 0 Nordisk 1<omossmnikøtion

NORDISK

kommuni,katmon

• Bred enighed om at storedele aforganisationen ville være glade for løbende information undervejs i processen med jordbrugsopgøret, både ved forberedelses1~sen og forhandlingsfasen.

• P.t. foregår info som rygter som spredesiorganisationen.

‘1 0 Nordisk Konsmssoikation

NORDISK

kommunikarion

SWOT-analyse med fagrepræsentanterne i lntranetgruppen ^{22. maj}

Styrker

• Koorcinering (e-post.

dokumerrtudveksling)

• Organisering generelt (fraværdsfunktion, mederumdsbestiiling

• Tilgængeighed (hvio opdateret)

• Eneelt at lære (intranøt)

• Kvalitetssikrirg

• Geografisk uafhængig (h)emme, på røjse)

• Enkelt lagrings~ærktei (ved sagsbehandiing>

Trusler

• Lækager i systemet. hakkere

• \/irus-sårba’hed

• visse ledere sidder i mede hele dagen+

får papirkon;->intet behov for IKT

• LO-nyt kun elektronisk-> vissevii ikke æse det

• IKT anvendes ikke->ser ikke behovet

• Ingen interesse og kundskab ros især ældre brugere

• Manglende formet status på dokumenter

-> pt. er IKT uformeile kanaler

• -,. regler v srdv.+elekt~. sagsbehandling

Svagheder

• Meget unedigt info->tidskrævende

• Kræver oplæring (intranet)

• iunk-meii

• Langsom brugersterte-skal være hurtig

• IKT-strategi ikke kendt blandt medarbeiderne

• intranst påvirker arbeidamilie negativt (isolerede individer)

• Intranet konkurrerer med iungletelegrafen v ryheder

• Manglende koaiitetssikring

• Ældre ledere som ikke anvender iKT, lille interesse

• Ustabilt ne~ (til tider)+langsom brugerstette Muligheder

• Effektivisering

• Integrering ofOutlook

• Intranet til opalag. retningslinier, organisering, telefonlister, arbe)dsredsxab og arkiv

• Abenhed både internt og externt->skabe info.- deling

• LD-nyt kun elektronisk-> tvinger folk til brug

• Samordning afdata/info

• Info. hurtigt ud til etster/kuneer

0 Nordisk Ko,nmsmnikaeion

No. 6 ~i/oq/oo 0 Nordisk Kommunikation

VARF~5R IKT

ⁱ

LD?

VARFÉ~R IKT

ⁱ

LD?

NORDISK

Kom!nUflis<k!lOfl

Ettexterntperspektiv:

• Fbr LD handlar det om att komma riarmre sina nuvarande och —

kanske fr~mst — sina potentiella eller framtida intressenter.

Samarbetspartners, fylken, etater, intresseorganisationer (N G O’s), media, lantbrukare, skolor och allmånheten/konsumenterna ar exempel på relevanta målgrupper.

• Kommunikationen/interaktionen med intressenterna kan exempel- vis ske genom »portalen f~r mat och matproduktion«. Alla vet att det år hit man ska gå f6r det senaste inom lantbruksområdet, men med en modern framtoning.

• Erfarenheten sager att det bara finns plats for ett fåtal liknande webbståHen per land— det gåller alltså f6r LD att agera snabbt.

• Med den externa portalen kan man skapa relationertill ett stort antal grupper via samma kanal. Mbjligheten till att anpassa

(personifiera) portalen bbrfinnas. Konsumenter av katt har till exempel inte samma behov som producenter av kått.

• MÉ~jligheten att på ett smidigt sått kommunicera med LD gér att information från omvårlden tillvaratas.

• Portalen gor det mbjligt fbr LD att via en snabb kanal sprida information (budskap, nyheter, forskarrbn, varninga r, recept osv.) till ett stort antal månniskor samtidigt.

• Portalen påverkar dessutom LD’s image positivt och gér att allmånheten (och andra departement) ser på LD som en

modern organisation som utvecklas i takt med tiden.

ATT TANKA PÅ.••

NORDISK

ko,nmunkat,uzi

VARFÉ5R II<T

ⁱ

LD?

Ett internt perspektiv:

• Samma teknik anvånds åven internt i organisationen (intranåt- portalen) dar information av mer kånslig art presenteras

skyddad bakom en »brandvågg«. De anstållda kan exempelvis félja férhandlingarna i jordbrugsopgjør innan det fårdiga resulta- tet presenteras på Internet.

• Intranåtet gbr det mbjligt att koppla samman de olika IKT- system som anvånds inom LD idag till en plattform. Intranåtet kan således komma att bli utgångspunkten fér alit datorarbete.

• Måjligheten till merenklare tvårgående processer och synligt projektarbete, kunskaps- och erfarenhetsutbyte (KM) på nåtet bidrar till en mereffektiv, modem och snabborganisation.

• Det år dock viktigt att deambitioner man har med IKT liggeri nivå med de resurser— personella och ekonomiska— som såtts

til I.

• Det år viktigtatt ledningen (TLG och NLG) år »med på spåret« och aktivt stbdjer denna utveckling.

• Det årviktigt att satsningen på IKT iLD utgårfrån de bvergripande målen får departementet. År de dvergripande målen att fråmst arbeta med jordbruksnåringen eller med konsumenterna och var finns framtiden?

• Det årviktigt att IKT-arbetet och -målenfårankrasvål i organisationen.

iVo. ² ~r/og’oo 0 Nordisk Kommunikafion

ATT TANKA PÅ...

NORDISK

kommunikatson

• Det år viktigt att den interna portalen (intranåtet) tar

utgångspunkt i de anstålldas behov och forutsåttningar och att en ordentlig kommunikations- och processkartlåggni ng fbregår

(vidare-) utveckli ngen

• Det år åven viktigt aft fbra en kontinuerlig dialog med de externa nyckelintressentema så att deras behov tillvaratas i ^LD’s externa portal.

• Detår viktigt att tånka i processer och på att så långt det år mbjligt underlåtta dessa fbr lantbrukarna, journalister, NGO’s, medarbetare, konsumenterna etc. genom intelligenta och efterfrågade I KI-låsningar.

• Det år slutligen viktigt att informera om och marknadsfåra IKT- satsningen både intem och externt.

o.o

~0

G>~fl—3I~~s0<E~0{~a.:.~~;

~‘G>G>—•(1>0•••~

_o~c~•.~>t-o

•i..0>~0ir~G>0~

0;

G><1>5-o~E.~•Eæ~5-~G>G>—•Ea>0•~.~<fl•~-J>oo>~—

0>5-•<flG>—G>—~0<1>5-•~.~~o~>~5-

lå..~

•~i.2G>~.c.

5-~

0

G G> G>•g

LL~E0d.E.~

G>

~G>—~0~,~~—G>

•~G>>~.~0>G>oG><fl0>~-—~><1>~>—G>0~G>~E5-<flo~G>~

~o.E~

G>

~0.•~G>~5-

~o2~~G>G>~E~E.~>~Eo

uE~~~E

055-

o 5-—~

~

G>~<~

0>~

>.G><fl

Et~~

<1>

fl~æ5-‘4-0>

~ 0>E~>~G>~~>0,0>00>

G>E~~~0~

0~

——~c>~~~-~EC...~G>

0

~‘0>5-øc~ø0>•G>

~~o••~~~0.~~

—O>G>G>G>5-~~OG>—c~G>5-.~ø>~;

~<I> 0>—

Eæ.~‘~,

~G>~0~0>-c0>>0....•~~•E<~r—~a>.2.0>

•2>~•~~o0~~~

~•~

>5-~5-3G>0>

~•—rG>G>

~

.~~G>~E~<3~o~

z i

⁰

^{z z I}

⁰