Den norske kirke
Sola kirkelige fellesråd
Blad 1
INNKALLING TIL ORIDNÆRT MØTE I SOLA KIRKELIGE FELLESRÅD
TID: ONSDAG 29.MARS 2017 kl. 19.00 STED: Tananger kirke, sakristiet
TIL:
Ræge MR Karim Saffaran (leder) Ræge MR Trine Tjelta
Tananger MR Olav Kylland
Tananger MR Helga Frøyland
Sola MR Harald Velde
Sola MR Trygve Tjora (nestleder) Sørnes MR Torleif Oftedal
Sørnes MR Petter Rønnevik
Sola kommune Ole Andreas Gundersen (H) Stavanger biskop Morten Sandland (sokneprest) Sakliste sendes også til orientering til:
Øvrige prester
Daglig ledere i menighetene
Vennligst gi beskjed til kirkevergekontoret snarest dersom du er forhindret fra å møte, slik at vi kan få kalt inn vararepresentant i tide.
E-post: [email protected] evt Servicetorget tlf 51755370
Eventuelt forfall bes også meldt umiddelbart direkte til respektiv vararepresentant.
Åpningsord: Trine Tjelta
Den norske kirke
Sola kirkelige fellesråd
Blad 2
SAKLISTE:
FR-sak 08/17 Presentasjon av Tananger menighet og kirke
FR-sak 09/17 Godkjenning av innkalling og sakliste til møte 29.03.2017 FR-sak 10/17 Godkjenning av møtebok fra møte 25.01.17
FR-sak 11/17 Informasjon, skriv og meldinger
FR-sak 12/17 Godkjenning av Årsrapport 2016 for Sola kirkelige fellesråd
FR-sak 13/17 Godkjenning av foreløpig årsregnskap 2016 for Sola kirkelige fellesråd FR-sak 14/17 Søknad fra menigheter om midler til AV-utstyr
FR-sak 15/17 Fastsettelse av trosopplæringsbudsjett for Sola-menighetene for 2015 FR-sak 16/17 Forslag til «Rutiner for varsling i Sola kirkelige fellesråd»
FR-sak 17/17 Søknad fra Sørnes MR om utvidelse av trosopplæringstilling med 10% fra 80% til 90%
FR-sak 18/17 Eventuelt
Den norske kirke
Sola kirkelige fellesråd
Blad 3
SAKLISTE:
FR-sak 08/17 Presentasjon av Tananger menighet og kirke (30-45 min.) SAKSINFORMASJON
Ledelse og stab i Tananger menighet inviteres til å gi en omlag 30 min. informasjon / presenta- sjon av menigheten og kirken.
Det er for fellesrådets medlemmer både nyttig og nødvendig å være godt kjent med alle 4 me- nighetene i fellesrådets område. Spesielt gjelder det for nåværende råd som tiltrådte 01.12.15, og somønsker å bli godt kjent med menighetenes forhold, prioriteringer, utfordringer samt kirkebyggene. Tananger menighet er en vel etablert og veldrevet menighet med stor aktivitet og mange kirkelige tilbud for alle aldersgrupper, og har hatt en rivende utvikling siden den nye kir- ken ble vigslet og tatt i bruk høsten 2002.
Menighetsrådet og fellesrådet er likeordnede og likeverdige folkevalgte organer, der kirkeloven definerer ansvars – og oppgaveområder. Fellesrådet er bl.a. arbeidsgiver for de fleste tilsatte medarbeiderne i menighetene, har økonomisk drifts – og vedlikeholdsansvar for kirkebyggene, drift av menighetskontorene mv. ihht. kirkelovens § 14, mens menighetsrådet skal ha sin opp- merksomhet henvendt på alt som kan gjøres for å vekke og nære det kristelige liv i soknet, jfr. §9.
Fellesrådet ser fram til et nyttig møte med Tananger menighet.
Det blir anledning til spørsmål og utfyllende samtale.
Forslag til VEDTAK:
Fellesrådet takker for og tar informasjonen om Tananger menighet og kirke til orientering.
FR-sak 09/17 Godkjenning av innkalling og sakliste til møte 29.03.2017 SAKSINFORMASJON
Innkalling og sakliste er utsendt på E-post 22.03.17 til fellesrådets medlemmer og varamedlemmer. Innkalling, saksliste og saksforelegg med vedlegg er samme dag lagt ut på www.sola.kirken.no
Forslag til VEDTAK:
Innkalling og sakliste til møte 29.03.2017 godkjennes.
Den norske kirke
Sola kirkelige fellesråd
Blad 4
FR-sak 10/17 Godkjenning av møtebok fra møte 25.01.17 SAKSDOKUMENT
Utkast til møtebok fra fellesrådets møte 25.01.17 følger vedlagt sammen med innkalling og saksforelegg. Referat / møtebok fra fellesrådets møter legges ut på www.sola.kirken.no etter at dokumentet er formelt godkjent i neste møte.
Forslag til VEDTAK:
Framlagt forslag til Møtebok fra fellesrådets møte 25.01.17 godkjennes.
FR-sak 11/17 Informasjon, skriv og meldinger a. Nye KA-rundskriv siden forrige møte:
01/17 Tilleggsavtale til hovedavtalen 02/17 Tilleggsavtale til hovedtariffavtalen 03/17 Sentrale særavtaler er reforhandlet
KAs rundskriv er tilgjengelige på: http://www.ka.no/nyheter/rundskriv b. Status på tilsettingssaker og personalsituasjon
c. Status på div. vedlikeholdsarbeider kirkebygg d. Dialogmøte 02.02.17 i Sørnes kirke
e. Høringsbrev 06.02.17 fra Kultur, Sola kommune vedr Kommunedelplan for kulturminner
Plan 6006 til offentlig ettersyn/høring
f. Støyproblemer på Sola kirkegård: Brev til AVINOR 07.02.17 og svarbrev 02.03.17 g. Skriv 210317 til kommunestyrerepresentanter: Kirke og kommune
h. Kommunedelplan for kulturminner Plan 6006 til offentlig ettersyn/høring
i. Orientering til ansatte medarbeidere om kirkemøtesak 06/17 Vigsel og forbønnsliturgi 2017
Forslag til VEDTAK:
Fellesrådet tar framlagte skriv og informasjon ellers til orientering.
FR-sak 12/17 Godkjenning av Årsrapport 2016 for Sola kirkelige fellesråd SAKSDOKUMENTER
Forslag til Årsrapport 2016 for Sola kirkelige fellesråd.
Legges ut på http://sola.kirken.no/R%C3%A5d-og-utvalg når rapporten er formelt godkjent.
SAKSFORELEGG
Det vises til vedlagt utkast til Årsrapport 2016 for Sola kirkelige fellesråd.
Den norske kirke
Sola kirkelige fellesråd
Blad 5
Forslag til VEDTAK:
Framlagt forslag til Årsrapport 2016 for Sola kirkelige fellesråd godkjennes.
FR-sak 13/17 Behandling og godkjenning av foreløpig årsregnskap 2016 for Sola kirkelige fellesråd
SAKSDOKUMENTER
Økonomiske oversikter 2016
Resultatrapport Sola kirkelige fellesråd 2016 Balanse Sola kirkelige fellesråd 31.12.2016 SAKSFORELEGG
Kommentarer til foreløpig regnskap 2016 for Sola kirkelige fellesråd
Foreløpig driftsregnskap er gjort opp med mindreforbruk på kr 147 000 mot et budsjettert resul- tat i balanse med bruk av disposisjonsfond på kr 390 000. Regnskapet for trosopplæringen er gjort opp med et mindreforbruk på kr 78 000. Dette føres i eget regnskap.
Lønn og sosiale kostnader
Lønn og sosiale kostnader har et totalt merforbruk på kr. 86 000. I de årene beregningen av reguleringspremien på pensjon fra KLP ligger innenfor budsjettert belasting i regnskapet gir det ingen effekt på resultatet siden reguleringspremien blir etterbevilget av kommunen.
Pensjonskostnadene for Sola kirkelige fellesråd har i 2016 blitt som budsjettert. Dette gjelder også øvrige lønnskostnader med unntak av godtgjørelse til folkevalgte. Denne godtgjørelsen er noe høyere enn budsjettert pga. flere møter i rådene enn forutsatt og at også de første møtene for de nyvalgte rådene i 2015 er belastet i 2016.
Kostnadssiden
180 Energi. Dyrere strøm og høyere forbruk gir et merforbruk i forhold til budsjett på kr 49 000.
230 Vedlikehold av bygg og anlegg (kirkene) gir et mindreforbruk på kr 432 000. Dette skyldes at det av overskuddet fra 2015 ble avsatt kr 810 000 ekstra til vedlikehold, noe det ikke har lykkes å bruke fullt ut.
165/240 Andre oppgavepl. godtgj./Serviceavtaler og reparasjoner har et samlet merforbruk på kr 89 000 som skyldes at det ble kjørt vaktmestertjenester fram til ny vaktmester var på plass fra juni.
Inntektssiden
Den norske kirke
Sola kirkelige fellesråd
Blad 6
16 Salgsinntekter er kr 21 000 høyere enn budsjettert. I dette ligger noe høyere inntekter til gravstell og høyere inntekter til menighetsbladet, men også noe lavere inntekter pga. færre viel- ser.
Kirkegårder fellesutgifter
Kirkegårder har et merforbruk på kr 104 000. Dette skyldes høyere kostnader til kremasjon pga flere kremasjoner enn tidligere år.
Avsluttende regnskapskommentarer
Den endelige tilskuddsrammen fra Sola kommune blir avregnet først i forbindelse med årsopp- gjøret. Lønnsmerutgifter samt KLP reguleringspremie var opprinnelig budsjettert til kr 901 000, men endte på kr 636 000.
Fellesrådet forvalter pr 31.12.2016 et gravlegat på kr 506 000 som skal dekke fremtidig stell av graver. I tillegg et «Rest»- fond på kr 73 000 til «forskjønnelse» av kirkegårdene i Sola. Beløpene står på egen bank-konti og forrentes med samme betingelser som vår folio-konto og Sola kom- mune for øvrig. Deler av renteinntektene godskrives legatene. Legatene blir belastet med admi- nistrasjonskostnader.
Disponering av overskudd
Kirkevergekontoret ser fortsatt et behov for å avsette ekstra midler til vedlikehold av bygg og anlegg. Det er også behov for midler til AV-utstyr i kirkene jfr. sak XX/17.
Forslag til disponering av overskudd:
•
Tillegges disposisjonsfond kr 146 888
Totalt kr 146 888
Forslag til VEDTAK:
a. Fremlagte foreløpig driftsregnskap med tilhørende balanse godkjennes under forutsetning av positiv revisjonsberetning.
b. Mindreforbruk 2016 kr 146 888 disponeres på følgende måte:
•
Tillegges disposisjonsfond kr 146 888
Totalt kr 146 888
Den norske kirke
Sola kirkelige fellesråd
Blad 7
FR-sak 14/2017: Søknader fra menigheter om midler til AV-utstyr 1 SAKSDOKUMENTER
Søknad fra Ræge menighetsråd 06.03.17
Søknad fra Tananger menighetsråd 16.02.17 med vedlegg SAKSFORELEGG
Ræge menighetsråd søker om kr. 30 000 til delvis dekning av kostnader til nye prosjektorer i kirken. Prosjektorene de har i dag fungerer uregelmessig og er klare for utskifting. Det er innhentet tilbud på kr. 33 008 eks. mva. på nye prosjektorer.
Eksisterende prosjektorer i Ræge er fra kirken var ny (2009), og har vært i bruk ved alle
menighetens gudstjenester og også under en del andre arrangementer i kirken. Menigheten har gjort seg avhengig av prosjektorer ved at det brukes presentasjoner under alle gudstjenestene, og er derfor avhengige av at disse fungerer tilfredsstillende når det er behov for dem.
Tananger menighetsråd søker om kr. 243 000 til høyttalere og presentasjonsverktøy. Søknaden omhandler nye høyttalere til en kostnad av kr. 207 000 og presentasjonsverktøy til en kostnad av kr. 36 000. Det er gjort et grundig arbeid av Tananger menighetsråd for å finne fram til en løsning som er god nok og dekker de behov menigheten har for lyd i kirkerommet, jfr. vedlagte
dokumenter.
Sola kirkelige fellesråd vedtok i sak 51/2016 følgende retningslinjer for forvaltning av AV-utstyr i kirkene i Sola:
1. Fellesrådet har ihht. kirkelovens §§ 14 og 18 ansvar for kostnader knyttet til anskaffelse, vedlikehold og nødvendig oppgradering av AV-anlegg (inkludert teleslynge) i soknekirkene som basispakke til bruk ved alle typer kirkelige handlinger. Alle inngrep/montasjer i kirke- rommet må være godkjent av biskopen ihht. kirkelovens § 18 4.ledd.
2. Som basispakke regnes lyd-, lys- og AV-utstyr. Lydanlegg må kunne dekke ordinære ta- le-, sang- og musikkbehov ifm alle kirkelige handlinger og må være tilpasset kirkerommets størrelse og utforming. Dette samme gjelder lys – og bildeutstyr.
3. Kirkevergen utarbeider hvert 5.år en teknisk tilstandsrapport av AV-anleggene i kirkene i nært samarbeid med menighetene med tanke på nødvendig vedlikehold, oppgradering og evt utskiftingstiltak.
4. Ved planlegging av nye kirkebygg må realistiske kostnader til AV-anlegg innarbeides i
totalentreprisen.
Den norske kirke
Sola kirkelige fellesråd
Blad 8
5. Ved planlegging av nye kirkebygg og ifm. planlegging av utskift / oppgradering av AV- anlegg har menighetsrådet anledning til å bidra med egne midler til ønskede oppgrade- ringer ut over det som regnes å være en basis AV-installasjon i kirkebygget.
6. Menighetsrådene må ifm fellesrådets budsjettprosess for kommende år melde inn både kortsiktige, akutte oppgraderingsbehov for AV-anlegg samt mer langsiktige nødvendige utskiftinger og oppgraderinger
7. Fellesrådet vil på kort varsel og uten avsatte budsjettmidler kun unntaksvis kunne dekke større og uforutsette kostnader knyttet til lyd og bildeanlegg.
Retningslinjene framholder fellesrådets ansvar for kostnader knyttet til anskaffelse av AV-anlegg for å kunne dekke ordinære tale-, sang- og musikkbehov tilpasset kirkene. Samtidig sies det også at fellesrådet bare unntaksvis vil kunne dekke større og uforutsette kostnader til lyd- og
bildeanlegg. Det vil alltid være en vurdering hva som er nødvendig utstyr for å dekke ordinære behov for AV-utstyr. Ræge menighet har behov for fungerende prosjektorer, og Tananger menighetsråd har gjort en grundig vurdering av behovet for høyttalere og valgt et tilbud som vil dekke deres behov.
Sola kirkelige fellesråd har allerede ved fastsettelsen av budsjett 2017 (FR sak 05/2017) avsatt kr.
100 000 til lydanlegg i Tananger kirke. Dette viser seg å ikke være nok til å dekke kostnaden ved nye høyttalere i kirken. Fellesrådet har også i sak 13/2017 avsatt overskuddet fra 2016 på kr.
147 000 på disposisjonsfondet. Kirkevergen mener derfor det er forsvarlig å disponere ytterligere kr. 100 000 til nye høyttalere i Tananger kirke og kr. 30 000 til nye prosjektorer i Ræge kirke.
Forslag til VEDTAK:
Sola kirkelige fellesråd bevilger kr. 100 000 til nye høyttalere i Tananger kirke og kr. 30 000 til nye prosjektorer i Ræge kirke. Beløpene dekkes fra disposisjonsfond.
FR-sak 15/17 Fastsettelse av trosopplæringsbudsjett for Sola-menighetene for 2017 SAKSDOKUMENTER
Tildelingsbrev 2017 fra Stavanger bispedømmeråd (ikke mottatt pr 22/3. Hvis mottatt innen FR- møte 29/3 legges det fram i møtet).
SAKSFORELEGG
Det er Stavanger bispedømmeråd som tildeler trosopplæringsmidler til menighetene i Sola
kirkelige fellesråd. Tildelingsbrevet for 2017 er pr. dato enda ikke mottatt. 2016-tildelingen var
på kr. 1 642 000, ihht. følgende oversikt:
Den norske kirke
Sola kirkelige fellesråd
Blad 9
Tidligere års tildeling til Sola-menighetene:
2016: kr. 1 606 000 etter fradrag for kr. 36 000 for tidligere års mindreforbruk 2015: kr. 1 604 000
2014: kr. 1 573 000 2013: kr. 1 485 000 2012: kr. 1 408 000
I hht. gjeldende bestemmelser er det kirkelig fellesråd som valgt organ som bl.a. skal vedta et samlet budsjett for tilskuddsmidlene fra staten. Budsjettet skal bl.a. fordele midlene på
henholdsvis personalkostnader og driftsmidler. Fellesrådet skal også vedta andel av driftsmidlene som stilles til disposisjon for menighetsrådene og fordelingen av disse midlene mellom
menighetsrådene.
Trosopplæringsregnskapene i de 4 menighetene føres i egne avdelingsregnskaper under Sola kirkelige fellesråd, og endelig budsjettramme fastsettes i forhold til gjeldende regler for merforbruk / mindreforbruk i 2016.
Kirkevergen har ved flere anledninger overfor fellesrådet pekt på økte administrasjons-kostnader bør belastes trosopplæringsbudsjettene. Ordningen er så langt ikke etablert. Det er videre
nødvendig å sette av fondsmidler til framtidige pensjonsforpliktelser knyttet til
trosopplæringsstillingene. Dette er pliktige kostnader som fellesrådet som arbeidsgiver vil måtte bære i mange år framover, og det vil derfor være nødvendig å sette av midler til dette av den årlige tildelingen.
I de årlige tildelingsbrevene er fellesrådene pålagt å sende inn til Stavanger bispedømme vedtatt budsjett for inneværende år sammen med revidert regnskap for avsluttet driftsår innen 15.mai.
De respektive menighetsrådene skal fastsette forslag til budsjett 2017 før endelig godkjenning i fellesrådet. Neste ordinære møte i Sola kirkelige fellesråd er fastsatt til 15.juni. Kirkevergen foreslår også for 2017 at fellesrådet delegerer til økonomiutvalget å fastsette årets
trosopplæringsbudsjett innen oppgitt frist. Fellesrådet har gjort tilsvarende vedtak siden i 2012.
Forslag til
VEDTAK:
Den norske kirke
Sola kirkelige fellesråd
Blad 10
Sola kirkelige fellesråd delegerer til økonomiutvalget å godkjenne innen 15.05.2017 samlet budsjett for tilskuddsmidlene fra staten til trosopplæring i menighetene i Sola. Saken legges fram til orientering på fellesrådets neste ordinære møte.
FR-sak 16/17 Forslag til Rutiner for varsling i Sola kirkelige fellesråd SAKSDOKUMENTER
Arbeidsmiljøloven (AML)
Se: https://lovdata.no/dokument/NL/lov/2005-06-17-62/KAPITTEL_2#KAPITTEL_2 KA-rundskriv 11/07 Varsling. Se: http://www.ka.no/sak/article/1347671
Faktaside fra Arbeidstilsynet: Varsling om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen Se: http://www.arbeidstilsynet.no/fakta.html?tid=92257
Utkast: Rutiner for varsling i Sola kirkelige fellesråd HISTORIKK OG TIDLIGERE BEHANDLING
Sak om fastsettelse av Rutiner for varsling er formelt tidligere ikke behandlet og fastsatt i Sola kirkelige fellesråd.
”Etiske retningslinjer for Sola kirkelige fellesråd” ble vedtatt/fastsatt av Sola kirkelig fel- lesråd den 8. juni 2005 (FR-sak 27/2005 jfr. FR-behandling i FR-sakene 61/2004 og 17/2005 men inneholder ingen spesifikke, formelle formuleringer om varsling.
Under FR-sak 37/2009: Forslag til revisjon av personalhåndbok for Sola kirkelige fellesråd ble revidert personalhåndbok fastsatt. Dokumentet inneholder imidlertid heller ikke formuleringer om varsling ihht AMLs bestemmelser
BEHANDLING
Framlagt forslag til «Rutiner for varsling i Sola kirkelige fellesråd legges også fram 29.03.17 i Administrasjonsutvalget for uttalelse, ihht. nylig revidert Reglement for administrasjonsutvalget FR-sak 06/17 pkt. 4.
Det er Sola kirkelige fellesråd som endelig fastsetter instrukser og reglementer for virksomheten.
SAKSFORELEGG
a. Formelt hjemmelsgrunnlag
Framlagt forslag til «Rutiner for varsling i Sola kirkelige fellesråd» har sitt formelle grunnlag i føl- gende bestemmelser i AML:
§ 2 - 4 – Varsling om kritikkverdige forhold i virksomheten:
§ 2-4.Varsling om kritikkverdige forhold i virksomheten
(1) Arbeidstaker har rett til å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten.
(2) Arbeidstakers fremgangsmåte ved varslingen skal være forsvarlig. Arbeidstaker har uansett rett til å varsle i samsvar med varslingsplikt eller virksomhetens rutiner for vars- ling. Det samme gjelder varsling til tilsynsmyndigheter eller andre offentlige myndigheter.
(3) Arbeidsgiver har bevisbyrden for at varsling har skjedd i strid med denne bestemmel-
sen.
Den norske kirke
Sola kirkelige fellesråd
Blad 11
§ 2-5.Vern mot gjengjeldelse ved varsling
(1) Gjengjeldelse mot arbeidstaker som varsler i samsvar med § 2-4 er forbudt. Dersom arbeidstaker fremlegger opplysninger som gir grunn til å tro at det har funnet sted gjen- gjeldelse i strid med første punktum, skal det legges til grunn at slik gjengjeldelse har fun- net sted hvis ikke arbeidsgiveren sannsynliggjør noe annet.
(2) Første ledd gjelder tilsvarende ved gjengjeldelse mot arbeidstaker som gir til kjenne at retten til å varsle etter § 2-4 vil bli brukt, for eksempel ved å fremskaffe opplysninger.
(3) Den som er blitt utsatt for gjengjeldelse i strid med første eller andre ledd, kan kreve oppreisning uten hensyn til arbeidsgivers skyld. Oppreisningen fastsettes til det beløp som retten finner rimelig under hensyn til partenes forhold og omstendighetene for øvrig. Er- statning for økonomisk tap kan kreves etter alminnelige regler.
§ 3-6.Plikt til å legge forholdene til rette for varsling
Arbeidsgiver skal, i tilknytning til det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet, ut- arbeide rutiner for intern varsling eller sette i verk andre tiltak som legger forholdene til rette for intern varsling om kritikkverdige forhold i virksomheten i samsvar med § 2-4, der- som forholdene i virksomheten tilsier det.
Dette arbeidet er en del av Sola kirkelige fellesråds helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid (HMS) og virksomheten er ansvarlig for å utarbeide rutiner for intern varsling eller sette i verk andre tiltak som legger forholdene til rette for intern varsling om kritikkverdige forhold.
b. Varslingsrett og varslingsplikt
Varsling er å si fra om kritikkverdige forhold i Sola kirkelige fellesråd. Den fastsatte rutinen gjelder i utgangspunktet alle som har et ansettelsesforhold i Sola kirkelige fellesråd samt medarbeidere som inngår i fellesrådets verneområde (bispedømmerådets sokneprester og prostiprester). Det er
Eksterne personer kan også varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten, særlig dersom dette er knyttet til forvaltning av tilskuddsmidler. Ethvert varsel som gjelder virksomheten, uansett fra hvem, skal tas på alvor.
I følge AMLs bestemmelser (§2-3) skal arbeidstakere straks underrette arbeidsgiver og verneombudet og i nødvendig utstrekning andre arbeidstakere når en arbeidstaker blir
oppmerksom på feil eller mangler som kan medføre fare for liv og helse, og vedkommende ikke selv kan rette på forholdet og (§2-4)
c. Til hvem skal det varsles?
Trakassering (mobbing eller liknende) og diskriminering på arbeidsplassen skal varsles til arbeidsgiver eller verneombud.
Skader, sykdom eller fare for skader/sykdom som følge av forholdene på arbeidsplassen skal varsles arbeidsgiver eller verneombud.
d. Vedrørende verneombudets ansvar
Den norske kirke
Sola kirkelige fellesråd
Blad 12
Verneombudet har en særskilt varslingsplikt. Blir verneombudet kjent med farlige eller ulovlige forhold skal dette straks varsles arbeidsgiver. Er det ikke innen rimelig tid tatt hensyn til
meldingen, skal verneombudet varsle Arbeidstilsynet.
e. Når skal det varsles – og hvordan?
Når det er fare for liv og helse skal det varsles straks, dvs så snart forholdet blir kjent. For øvrig er det opp til varsler å bestemme tidspunkt.
Varsling kan skje skriftlig eller muntlig. Det er naturlig å tenke at en varsling bør skje skriftlig, for at saken, bakgrunnen og begrunnelsen for varsling er beskrevet og dokumentert så godt som mulig. En varsling bør ha med følgende punkter:
- Fullt navn (kan også være anonym) - Tidspunkt for observasjon(er) - Hva varsles det om?
- Sted for handling(er) - Eventuelt andre vitner
- Eventuelt kjennskap til tidligere saker f. Krav til varsling
Det er viktig å presisere at framgangsmåten skal være forsvarlig.
Det må videre være et tilstrekkelig og forsvarlig grunnlag for å fremme varsel.
g. Ulike varslingstyper
1. Intern varsling – varsling til arbeidsgiver
omest brukt vei for varsling
2. Ekstern varsling – varsling til Arbeidstilsynet, Politiet og liknende
o
Gjelder alvorlige forhold til arbeidsgiver ikke tar tak i, eller akutt fare for liv og helse
3. Allmenn varsling – varsling til media
o
Omfattende varsling – bør vurderes nøye i forkant
Er de kritikkverdige forholdene av interesse for allmennheten?
Har varsleren andre interesser / agendaer fenn å få fram et varsel?
h. Håndtering og tilbakemelding
Arbeidsgiver foretar en konkret vurdering av hvem som skal involveres i behandlingen. Så få som mulig bør få kjennskap til forholdet. Varslingssaker som skal forfølges skal saksbehandles, journal - og arkivføres. Varsler skal få bekreftelse på at varsel er mottatt. Innsyn i saken er regulert av Offentlighetsloven, Forvaltningsloven, Tjenestemannsloven og Personopplysningsloven mv.
i. Hensyn til den / de det varsles om
I saker hvor arbeidsgiver avgjør at varslet sak skal forfølges videre skal det varsles om dette. Det
skal da varsles om hvilke opplysninger som er framkommet i saken. Den / de saken gjelder skal få
Den norske kirke
Sola kirkelige fellesråd
Blad 13
anledning til å komme med sin versjon av saken. Når saken er ferdig håndtert skal den/de det er varslet om ha beskjed, uansett utfallet av behandlingen.
j. Arbeidsgivers ansvar
Sola kirkelige fellesråd ønsker å bruke bl.a. følgende tiltak overfor sine ansatte medarbeidere for å fremme åpenhet og god kommunikasjon i virksomheten:
- Møteplasser med tid og muligheter til å delta - Åpenhet rundt normer og verdier
- Diskusjon om hvordan intern kritikk bør håndteres
- Spørsmål knyttet til ytringsfrihet og varsling tas opp på fellesstabssamlinger, kurstilbud for ansatte og lignende
Informasjon om varsling og regelverket
- Dersom kritikkverdige forhold problematiseres eller avdekkes, må det fokuseres på saken og ikke på den som sier fra
- En ledelse som er tilstedeværende, tilretteleggende og aktiv, og som viser tydelig et ønske og en vilje til åpenhet
- Medvirkende og aktiv vernetjeneste/tillitsvalgte - Gode rutiner for intern varsling
Som arbeidsgiver er det et tydelig ønske å gi sin tilslutning til følgende formuleringer vedrørende samarbeids- og åpenhetskultur og ytringsklima i fellesrådets staber slik det er gjengitt
avslutningsvis i KA-rundskriv 11/07 Varsling fra 2007:
Ansatte og ledelse må sammen drøfte mål og retning for virksomheten, og ta opp og minne hverandre på positive og negative sider ved virksomheten. Ansatte som er godt informerte og trygge på at deres mening blir hørt og tatt på alvor, forstår lettere
beslutninger som fattes. Hensiktsmessige tiltak er for eksempel å lage en «plakat» eller et skriv hvor rutinene for intern varsling skrives ned. Videre kan ytringsklimaet, eventuelt også eksempler fra hverdagen, tas opp regelmessig i stabsmøter, samlinger,
medarbeidersam-taler eller andre fora og diskuteres.
En åpen kultur, gode og kjente rutiner og situasjoner som håndteres ryddig er den beste forsikring mot å komme opp i tilspissede varslersituasjoner.
Forslag til VEDTAK:
a. Sola kirkelige fellesråd vedtar framlagt forslag til «Rutiner for varsling i Sola kirkelige fellesråd» gjeldende fra d.d.
b. Rutiner for varsling i Sola kirkelige fellesråd innarbeides i personalhåndboken ifm kommende revisjon av denne.
FR-sak 17/17 Søknad fra Sørnes MR om utvidelse av trosopplærerstilling med 10% fra
80% til 90
Den norske kirke
Sola kirkelige fellesråd
Blad 14
SAKSDOKUMENT
Søknad 07.02.17 fra Sørnes MR ved daglig leder Johan Jensen om å øke en trosopplæringsstilling med 10 % fra 80 % til 90 % stilling.
SAKSFORELEGG
Det er kirkelig fellesråd som ihht. kirkelovens § 14 pkt. c) oppretter og nedlegger stillinger som lønnes over fellesrådets budsjett. Ifm gjeldende regelverk og etablerte ordninger opptrer også fellesrådet som arbeidsgiver på vegne av menighetsrådene i de tilfellene menighetene selv øns- ker å opprette stillinger og ta ansvar for lønns – og personalutgifter.
Sørnes menighet redegjør i sitt saksforelegg til menighetsrådets møte 31.01.17 om saken som følger:
Sak 06/17 Utvide stilling som trosopplæringsleder.
Givertjenesten er økt, og økonomien er stabilt god.
50 faste givere har sagt at de vil gi 29.350,- pr mnd. = 352.200,- pr år.
Vi får fast lønnstilskudd til trosopplæringen fra SKF 10.671,- pr. mnd.
(Penger fra 20% ubrukt sekretærstilling i Sørnes.)
Vi foreslår derfor å utvide stillingen i trosopplæringen i Sørnes med 10%.
Marit M.N. har full stilling mens Ingvild Pettersen har i dag 80% stilling i Sørnes. (40% i Åpen barnehage og 40% trosopplæring.)
Vi ønsker derfor å øke stillingen til Ingvild Pettersen i samsvar med god arbeidsgiverpoli- tikk hvis mulig.
Utgifter til utvidelse er tatt med i forslaget til budsjett 2017.
Vedtak: Sørnes MR ønsker å styrke trosopplæringen ved å utvide stillingen med 10%. Vi
søker SKF om godkjennelse til utvidelse av trosopplæringen i Sørnes
med 10%. Andreas. Johan og Ingvild bes sette opp stillingsbeskrivelse til den utvidede stil- lingen, med f.eks. Mesternes Mester for 11-12 åringer.
Sørnes MR redegjør for sin givertjeneste og har en plan for finansiering av ønsket utvidelse av stilling. Menighetsrådet er innforstått med sitt økonomiske ansvar for sin andel av stillingen.
Det vil for fellesrådet alltid være viktig å peke på at menighetsrådene ved slik godkjenning vil ha ansvar for sin andel av det økonomiske ansvaret for en stilling «for all framtid», dvs så lenge en medarbeider innehar stillingen. Som arbeidsgiver på vegne av menighetsrådene er fellesrådet forpliktet til å følge arbeidslivets regelverk og tariffbestemmelser, også når en menighets giver- tjeneste eventuelt skulle svikte eller ikke innbringe nødvendige midler. Fellesrådet må derfor være veldig tydelig overfor menighetsrådene på at den forpliktelsen gjelder uansett, og at felles- rådet ikke kan «overta» et økonomisk ansvar for en stilling eller deler av en stilling av slike årsa- ker.
Lønnsutbetaling og personaladministrasjon vil bli håndtert som for øvrige andre fellesrådsansatte gjennom gjeldende ordning for regnskap og lønnsadministrasjon regulert i tjenesteytingsavtalen mellom Sola kommune og Sola kirkelige fellesråd..
Forslag til
VEDTAK:
Den norske kirke
Sola kirkelige fellesråd
Blad 15
a. Sola kirkelige fellesråd godkjenner utvidelse av spesifikk trosopplæringsstilling i Sørnes menighet fra 80 % til 90 % fom 01.04.2017.
b. Sørnes menighet er økonomisk ansvarlig for alle relaterte personalutgifter knyttet til egenfinansierte stillinger, inkludert tariffmessige justeringer, løpende og framtidige pen- sjonsforpliktelser, telefongodtgjørelse, reisegodtgjørelse mv.
FR-sak 18/17: Eventuelt Vel møtt!
22.03.2017
Karim Saffaran (sign.) Trygve Torgersen (sign.)
Leder Sola kirkelige fellesråd Kirkeverge
Neste ordinære møte i Sola kirkelige fellesråd: Mandag 29.mai 2017 kl. 19.00 på Sola menighetssenter
Kommune
Sola
MØTEBOK Blad 1
Sørnes kirke
Styre, råd, utvalg mv.Sørnes menighetsråd
Møtested
Våganesvegen 17
Møtedato
31.1.17
Fra kl
19.00
Til kl.
22.00 Til stede på møtet
Medlemmer
(angi ev. hvem som er fraværende)
Andreas Veggeland - leder Svein Arne Svilosen Anne-Grethe Wee Morten Jørpeland Bjørg Marit Amdal Olav Gilje
Petter Rønnevik
Torleif Oftedal - forfall Berit Espeset
Vara-
medlemmer
Arne Dalene
Andre Johan Jensen
Behandlede saker
Sak nr./år
Sak 1/17 – 12/17
UnderskrifterVi bekrefter med våre underskrifter at møtebokens blader, som vi har signert, er ført i samsvar med det som ble bestemt på møtet
Utskrifter
Hovedutskrift er sendt til
MØTEBOK Blad 3
Kommune
Sola
Styre, råd, utvalg mv.
Sørnes menighetsråd
Møtested
Sørnes kirke
Møtedato
31.1.17
Sign. Utskrift også sendt til
Sak 01/17 Protokoll fra forrige møte ble underskrevet.
Sak 02/17 Sakslisten ble godkjent.
Sak 03/17 Dialogmøte i Sørnes
Sola kirkelige fellesråd inviterer til Dialogmøte.
Møtet holdes i Sørnes kirke torsdag 2/2 kl.17.00 – 19.30 Vedtak: Alle i MR utenom Torleif er påmeldt.
Sak 04/17 Strategiplanen Sørnes menighet 2016- 19 Kort gjennomgang av planen.
Vedtak: Vi fortsetter å følge planen, og er godt i gang.
Gudstjenestefremmøtet er fortsatt godt, men det har ikke økt.
Berit utfordrer Leif Grimnes. Vi ønsker allsangkvelder to ganger i året.
Vi jobber videre med god informasjon om menighetens tilbud.
Trosopplæringen fungerer bra, med godt fremmøte.
Givertjenesten er økt og vi har nå 50 faste givere.
Diakoni: Nytt diakoniutvalg må oppnevnes: Aktuelle navn: Astrid Vaage Grimnes.
Liv Ingrid Ingebrigtsen. Sølvi Broadhurst og Kristin Byberg.
Misjon: Vi ønsker å øke givertjenesten. Det blir Misjonstivoli til høsten.
Sak 05/17 Regnskap 2016 / Budsjett 2017 / Årsmelding
Regnskap for 2016 er ikke endelig, og de har ikke ført våre momsutgifter, ca kr.
22.000. Her er Sørnes MR sitt regnskap pr. avdeling.
Overskudd Underskudd
M. uka: 32.217,- Fellesutg: 36.097,-
Åpen Barneh 188.430,- Konf.arb. 4.107,- Fmiliesaml. 1.092,- Dåpsoppl. 146.517,- Superonsdag 2.625,- Diakoni 7.560,-
Tils: 221.739,- Tils: 196.906,- Sum oversk: 24.833,- Minus momsfradrag som vil komme ca.22.000 = 2.833,- i overskudd.
Det er positive tall, som vi kommer mere inn på på MR.
Slår en sammen tallene er budsjettet satt opp med et overskudd for 2017 på kr.50.000,-
Årsmøte 12. mars etter gudstjenesten
Vedlegg: Forslag til årsmelding fra Sørnes MR v/Andreas.
Vedtak: Årsmeldingen fra MR godkjennes med små justeringer v/Andreas.
Budsjett for 2017 godkjennes.
Sak 06/17 Utvide stilling som trosopplæringsleder.
Givertjenesten er økt, og økonomien er stabilt god.
50 faste givere har sagt at de vil gi 29.350,- pr mnd. = 352.200,- pr år.
Vi får fast lønnstilskudd til trosopplæringen fra SKF 10.671,- pr. mnd.
(Penger fra 20% ubrukt sekretærstilling i Sørnes.)
Vi foreslår derfor å utvide stillingen i trosopplæringen i Sørnes med 10%.
Marit M.N. har full stilling mens Ingvild Pettersen har i dag 80% stilling i Sørnes.
(40% i Åpen barnehage og 40% trosopplæring.)
MØTEBOK Blad 3
Kommune
Sola
Styre, råd, utvalg mv.
Sørnes menighetsråd
Møtested
Sørnes kirke
Møtedato
31.1.17
Sign. Utskrift også sendt til
Vi ønsker derfor å øke stillingen til Ingvild Pettersen i samsvar med god arbeidsgiverpolitikk hvis mulig.
Utgifter til utvidelse er tatt med i forslaget til budsjett 2017.
Vedtak: Sørnes MR ønsker å styrke trosopplæringen ved å utvide stillingen med 10%. Vi søker SKF om godkjennelse til utvidelse av trosopplæringen i Sørnes med 10%. Andreas. Johan og Ingvild bes sette opp stillingsbeskrivelse til den utvidede stillingen, med f.eks. Mesternes Mester for 11-12 åringer.
Sak 07/17 Søknad om støtte til Nyttårsfeiring på Ljosheim Ljosheim søker om kr. 3000,- i støtte.
Vedtak: Ut fra at de og bør/kan få støtte fra andre MR og andre, støtter vi arr. med kr.1000,-
Sak 08/17 Offersøknader 2017
Vi hadde i 2016: 47 offer medregnet offeret til Skjærgårdsgospel.
Her er forslag til offerliste for 2017. Se vedlegg, med 44 foreslåtte offer.
Vedtak: Vi innvilger å bruke de offer som er foreslått frem til neste MR.
Morten Jørpeland. Petter Rønnevik og Berit Espeset går gjennom offersøknadene og kommer med forslag til offer for resten av 2017 til neste MR. Johan sender dem alle offersøknadene for 2017.
Sak 09/17 Vi synger Julen inn
Dette arr. har tidligere vært på vanlig gudstjenestetid kl.11.00 Før jul 2016 hadde vi det kl.17.00.
Vedtak: Vi tar Vi synger julen inn også kl.17.00 i 2017.
Sak 10/17 Referatsaker:
a. Oppussing Sørnes kirke. Orientering ved Andreas og Johan. Johan bes etterlyse en uttalelse fra Ove Morten Berge
b. Menighetsuka 2017. MR tar ansvar for kjøkkentjenesten og servering av lapskaus søndag 12/2. Bjørg Marit. Anne Grethe og Petter møter kl.10.00 og steller til. Resten er med og serverer og tar oppvasken.
c. Sørnes kirke ble innviet 13.november 1977. Skal vi feire 40 års jubileum til høsten? Saken tas opp på neste møte.
Sak 11/17 Menighetsweekend
Forslag til komite: Petter Rønnevik. Olav Gilje. Svein Arne Svilosen. Siv Joa og Sølvi Broadhurst. Petter følger opp saken.
Sak 12/17 Eventuelt.
MR 6.juni flyttes til 30. mai.
Høring: Utnevnelse av biskop tas opp på neste MR.
Postboks 82 Tlf/faks E-post/Internett: Bankkonto / Org.nr.:
Soltunvegen 6 Tlf: 51 75 53 70 [email protected] 3206.21.94889
4050 SOLA www.sola.kirken.no 976 993 691
Lufthavndirektør Leif Anker Lorentzen AVINOR Stavanger Lufthavn
E-post: [email protected] Flyplassvegen 230,
4055 Sola
Deres ref.: Vår ref.: Vår saksbeh.: Arkivkode: Dato:
17/00001-001 TT 559 Sola 07.02.2017
VEDR STØYPROBLEMER PÅ SOLA KIRKEGÅRD
Sola kirkelige fellesråd ved kirkevergen tar med dette kontakt med lufthavndirektør ved Stavanger lufthavn med anmodning om en dialog omkring et sterkt ønske fra vår side om en rutine som kan skjerme utendørsdelen av begravelsesseremonien ved Sola kirke / kirkegård (Nordsjøveien 60) fra rotorstøy fra tunge helikoptre i avgangs- og landingsfasen på tverrbanen på Sola.
Sola kirkelige fellesråd v/kirkevergen er ihht. Gravferdsloven (§ 3.Kirkelig fellesråds og kommunens
ansvar) gravlundforvaltning / - myndighet i Sola kommune.Innendørsdelen av seremoniene i Sola kirke er uforstyrret av helikopternes operasjoner, men under den ca. 20 minutter lange utendørsdelen i etterkant av seremonien inne i kirken der pårørende er samlet rundt graven for å høre prestens ord, se kisten senkes ned, å gjennomføre jordpåkastelsen samt overbringe personlige hilsener og kondolanser i etterkant av seremonien overdøver dessverre helikopterlyden alt som blir sagt for de fleste i gravfølgene.
Begravelsesseremoniene i Sola kirke (ca. 70-80/årlig) er vanligvis bestilt hos kirkeverge-
administrasjonen 6 - 10 dager i forveien, med klokkeslett for start og omtrentlig klokkeslett for seremonien ute.
Vårt henvendelse på vegne av de mange gravfølgene som opplever dette er:
Vi anmoder om at det etableres en gjensidig avtale om at kirkevergekontoret /
gravlundforvaltningen i Sola rutinemessig sender sjefsflygeleder ukens program slik at helikopterselskapene kan orienteres, samt følge opp med telefonhenvendelse evt. sms til vakthavende flygeleder når gravfølget forlater kirken, og når utendørsdelen er ferdig.
I den korte perioden utendørsdelen foregår, vil det så være fint om helikoptrene kan ta av og
lande på hovedrullebanen, eller lengre øst enn de vanligvis pleier, slik at det blir støyfritt / sterkt
redusert støy på kirkegården i perioden.
Postboks 82 Tlf/faks E-post/Internett: Bankkonto / Org.nr.:
Soltunvegen 6 Tlf: 51 75 53 70 [email protected] 3206.21.94889
4050 SOLA www.sola.kirken.no 976 993 691
Vi understreker og er fullt innforstått med at vanlig flytrafikk og småfly ikke påvirker seremoniene negativt, det gjelder kun de store helikoptrene, som høres ut til å ha høy motor- og
rotorbelastning når de lander "foran" kirkegården.
I kontakt med Bodø kirkelige fellesråds kirkekontor i Bodø er undertegnede blitt informert om at kirkekontoret har en avtale med tårnet og AVINOR ved Bodø lufthavn om varsling om begravelser på Bodø og Bodin gravlunder som gjør at jagerflyene der hensyntar begravelser på samme måte, siden kirkegårdene ligger like ved rullebanen. Begravelsesseremoniene er heller ikke der påvirket av vanlige store og små fly, kun jagerflyene, slik vi på Sola påvirkes av helikoptrene.
Denne støyutfordringen fra helikoptre er også delvis gjeldende for Ræge kirkegård, like sør for Stavanger lufthavn.
Som gravlundforvaltning i Sola kommune legger vi stor vekt på kvalitet og service overfor de pårørende og deltakende i forbindelse med begravelsesseremonier tilknyttet de 3 gravplassene i Sola kommune (Sola, Ræge og Tananger). Når vi fra tid til annen får tilbakemeldinger fra
pårørende om at spesielt helikoptertrafikken har vært svært sjenerende og forstyrrende i
forbindelse med avslutningen av begravelsesseremonier ute på kirkegården ønsker vi å ta det på alvor.
På vegne av disse har vi derfor et ønske om en avtale om at helikoptertrafikken kan ta hensyn til pågående utendørs seremonier på Sola kirkegård, og ønsker at vi sammen kan etablere gode og smidige rutiner omkring dette.
Med vennlig hilsen
for Sola kirkelige fellesråd
Trygve Torgersen Kirkeverge
Tlf. 415 66 868 - 51755370
Besøksadresse: Soltunveien 6, Sola sentrum Postadresse: Pb. 82,4097 SOLA
Se: www.sola.kirken.no
DEN NORSKE KIRKE
Sola kirkelige fellesråd
___________________________________________________________
Årsrapport 20161
ÅRSRAPPORT FOR SOLA KIRKELIGE FELLESRÅD 2016
Til behandling 29.03.2017 under sak 12/2017 Årsrapport 2016 for Sola kirkelige fellesråd 1. Innledning
Sola kirkelige fellesråd (org.nr. 976 993 691) har i 2016 bestått av følgende sammensetning (valgt for perioden 1/12-2015 - 30/11-2019):
Karim Saffaran Ræge menighet (leder)
Trine Tjelta Ræge menighet *)
Harald Velde Sola menighet
Trygve Tjora Sola menighet (nestleder) Torleif Oftedal Sørnes menighet
Petter Rønnevik Sørnes menighet
Olav Kylland Tananger menighet
Helga Frøyland Tananger menighet Ole Andreas Gundersen Sola kommune
Knut Svindland Stavanger biskop **)
I tillegg møter kirkeverge Trygve Torgersen og assisterende kirkeverge Kai Rune Byberg
*) Valgt i suppleringsvalg i Ræge MR 25.08.16 under Sak 31/16 Valg av ny leder og
nestleder for Geir Frafjord Syversen som ble valgt til ny MR-leder under samme sak og som gikk ut av vervet som Ræge MRs fellesrådsrepresentant.
**) Fungerende sokneprest i Sola i 2016
Rådets valgte vararepresentanter for perioden 01.12.2015 – 30.11.2019 er som følger:
Tananger MR 1 vara: Jorunn Elin Haga Tananger MR 2. vara: Kjell A. Vignes Sola MR Laila Bergo
Sola MR Jardar Lindøe Sørnes MR 1.vara: Olav Gilje
Sørnes MR 2.vara: Svein Arne Svilosen Ræge MR Jon Georg Sundvold Ræge MR Ole Eriksen
Sola kommune Siv-Helen Strandskog (Ap) Stavanger biskop Berit Espeset
2. Fellesrådets arbeid a. Fellesrådet
Sola kirkelige fellesråd har i løpet av hele 2016 hatt 5 ordinære møter og har behandlet totalt 59 saker, mot 39 i 2015. Alle saksforelegg har en fast sakspost Orienteringer, skriv og meldinger der rådet blir orientert om og oppdatert på en lang rekke ulike aktuelle saker, og rådet gjøres kjent med alle KA - rundskriv.
I tillegg til faste saksposter er følgende saker (utdrag) framlagt til behandling i kirkelig fellesråd:
- Godkjenning av årsrapport 2015
DEN NORSKE KIRKE
Sola kirkelige fellesråd
___________________________________________________________
Årsrapport 20162
- Godkjenning av regnskap 2015 med disposisjon av regnskapsmessig mindreforbruk - Forslag om disposisjon av fondsmidler til piano og talerstol i livssynsåpent seremonirom - Fellesrådets driftsbudsjett 2016 inkludert årlig tilskudd til menighetene
- Utvidelse av 70 % stilling som sekretær ved Solakirkenes servicetorg til 100% og overtakelse av lønnsansvaret fra Ræge menighet for hele stillingen fra 01.01.2016
- Fastsettelse av trosopplæringsbudsjett for menighetene for 2016 - Etablering av ny telefonordning for tilsatte medarbeidere
- Budsjettprosess 2017 – innspill til Sola kommune - Rapport fra stabstur 5.-10.juni til Barcelona
- Etablering av IA-avtale mellom NAV og Sola kirkelige fellesråd - Personalsituasjonen i Sørnes menighet
- Godkjenning av økonomireglement for Sola og Tananger menigheter - Etablering av retningslinjer for forvaltning av AV-utstyr i kirkene i Sola - Fastsettelse av satser for utleie av kirker ifm vielser og begravelser
Løpende orienteringer om Prosjekt 49041 Ny kirke i Sola sentrum - Oppdaterte regnskapsrapporter med kommentarer på alle møter - Plan for fellesrådets ressurs – og stillingsutvalg sitt arbeid 2017 – 2018 - Status på og planer for oppdatering av HMS – målsettinger og –
dokumentasjonsarbeid
Kirkevergen er sekretær for rådet, og det er hans ansvar å forberede alle saker som skal behandles i rådet på en tilfredsstillende måte der alle relevante saksforhold er belyst. 3 av fellesrådets møter i 2016 var lagt til Sola menighetssenter i Sola sentrum, mens 2 av møtene var i hhv. Ræge og Sørnes kirker. Leder i fellesrådet, assisterende kirkeverge og kirkeverge har også i 2016 utgjort et ad-hoc arbeidsutvalg som fra tid til annen og behov har drøftet aktuelle og løpende saker og samt gjort forberedelser til saker som skal behandles i rådet.
b. Administrasjonsutvalgets arbeid
Administrasjonsutvalget er ihht Hovedavtalen for KAs tariffområde et partssammensatt utvalg og har fra 01.12.15 bestått av følgende medlemmer:
Torleif Oftedal Leder
Petter Rønnevik Vararepresentant
Olav Kylland Nestleder
Helga Frøyland Vararepresentant.
Harald Velde Medlem
Trygve Tjora Vararepresentant.
Geir Frafjord Syversen Medlem
Karim Saffaran Vararepresentant
Administrasjonsutvalget er ihht Hovedavtalen et partssammensatt utvalg. Som ansatte- representanter ble følgende valgt i møte 24.11.15 for perioden 01.12.15 – 30.11.19:
Mia Sande Medlem
Siri Lindtveit Medlem Turid Evje Jensen 1. varamedlem Randi Lundberg Tveit 2. varamedlem
Saksforbereder og sekretær har vært assisterende kirkeverge. Utvalget har i 2016 hatt 4 møter og bl.a. tilsatt medarbeider til følgende stilling: vaktmester for Solakirkene.
DEN NORSKE KIRKE
Sola kirkelige fellesråd
___________________________________________________________
Årsrapport 20163
3. Fellesrådets ansvar
Kirkelovens § 9 regulerer menighetsrådenes ansvar – og virkeområde mens § 14 definerer
fellesrådets ansvar. Det er fellesrådets ansvar på vegne av soknene å forvalte kirkebygg, innbefattet bygging, drift og vedlikehold av kirker og kirkegårder, arbeidsgiveransvar, regnskaps – og
økonomioppfølging samt overordnede planer for kirkelig virksomhet. Kirkevergekontoret fører i hht gravferdsloven kirkegårdsregisteret (leverandør: Ecclesia) og er ansvarlig for gravforvaltningen på vegne av og i tett samarbeid med park & gravlund, Sola kommune, ihht gjeldende tjenesytingsavtale mellom kommunen og kirkelig fellesråd. Dette gjelder forvaltning av gravlegater og stellavtaler samt løpende faglig samarbeid knyttet til forvaltning og utvikling av gravplassene i kommunen.
4. Organisasjon og personal a. Ledermøtet
Kirkeverge og assisterende kirkeverge har sammen med de 4 daglige lederne månedlige ledermøter med 8-9 møter årlig. Ledermøtet har forberedte saklister behandler over 100 saker årlig skal være en tjenlig arbeids – og ledelsesform for å ivareta god koordinering, informasjon, erfaringsutveksling og planlegging mellom menighetene, stabene og kirkevergekontoret.
b. Kurs og kompetanse
Som arbeidsgiver ønsker fellesrådet å imøtekomme medarbeidernes faglige behov og ønsker om å delta på kompetanseutviklende fagkurs. Kurstilbyderne er i hovedsak KA sentralt og regionalt, Stavanger bispedømmekontor, Stavanger kirkevergelag samt lokale fellesrådsinitiativ som aktive og aktuelle kurstilbydere som vi så langt som mulig legger til rette for deltakelse på. Det vil alltid være en lokal avveining mellom en travel og ansvarsfull arbeidshverdag og det å sette av tid til viktig kompetansebyggende kurs. Som kirkelige medarbeidere er det viktig å få mulighet til både faglig og åndelig påfyll og inspirasjon.
c. Stabstur til Castelldefels, Barcelona
Kirkevergestaben planla og gjennomførte 5.-10.06.16 stabstur til Barcelona for alle ansatte medarbeidere i Sola kirkelige fellesråd og sokneprestene (som er ansatt i Stavanger bispedømme) med 25 av totalt 29 mulige deltakere, etter modell fra tilsvarende studieturer / stabsturer i 2010 og 2013.
Stabsturen ble gjennomført etter detaljert program for dagene, og respektive staber hadde sammen med komiteen ansvar for gjennomføring av programmet. I tillegg til ekstern
foredragsholder Gunhild Andersen var også 2 av våre daglige ledere inne som bidragsytere med viktig stoff i delen om selvledelse for den kirkelige medarbeideren.
Planleggingskomiteen bestående av daglig leder i Sola Siri Lindtveit, sokneprest i Tananger Just Salvesen, ass. kirkeverge Kai Rune Byberg og kirkeverge Trygve Torgersen er svært fornøyd med gjennomføringen av stabsturen, og legger med dette fram evalueringsrapporten fra stabsturen. Den er utarbeidet og gjennomdrøftet etter gjennomgang av mottatte evalueringsskjema som ble utsendt til alle deltakerne like etter hjemkomst og i komiteens evalueringsmøte 19.08.16.
Programmet inneholdt to hoveddeler: en del med fokus på stillhet og retreat og en del om
selvledelse. De to hoveddelene ga litt ulike innfallsvinkler til hovedtemaet «Utrustning til bærekraftig tjeneste» og utfylte hverandre på en god måte. Det var i tillegg til de to hoveddelene avsatt tid til å jobbe i faggrupper på tvers av menighetene i tillegg til noe tid til arbeid i stabsgruppene.
Til delen om retreat hadde vi med oss Gunhild Andersen. Hun er pensjonist, nylig ordinert til retreat- prest og er tilknyttet Utstein Pilgrimsgård og retreatvirksomheten der. Delen om selvledelse ble presentert av to av våre egne: daglig leder i Sola menighet, Siri Bloch Lindtveit og daglig leder i Tananger menighet, Randi Lundberg Tveit.
DEN NORSKE KIRKE
Sola kirkelige fellesråd
___________________________________________________________
Årsrapport 20164
«Utrustning til bærekraftig tjeneste» var valgt som tema fordi det er utfordrende å jobbe i kirken, og det kan i en hektisk hverdag være vanskelig å ta seg tid til å gå avsides. På turen fikk vi på en unik måte tid og rom til stillhet og kontakt med kilden for arbeidet vårt. Det ble også lagt til rette for å arbeide sammen i faggrupper på tvers av stabene, noe som vi som arbeidsgiver ønsker å legge bedre til rette for i det vanlige stabsarbeidet.
Det er vanskelig å måle resultatene på kort sikt av en tur som denne. Men komitéen mener at vi på lenger sikt vil se gode resultater av det arbeidet som er lagt ned i forbindelse med turen og det deltakerne fikk oppleve i løpet av oppholdet. Deltakerne gav i evalueringsrapportene entydig positive tilbakemeldinger på gode faglige og kollegialt utbytte, langt ut over det som en klarer å oppnå på korte samlinger ellers.
Samtidig er det viktig å følge opp det arbeidet som ble gjort i løpet av turen med nye samlinger. En heldags oppfølgingssamling på Himmel og Hav 10.11.16 ble gjennomført med samme for Gunhild Andersen for å arbeide videre med det hun begynte på sammen med oss. Videre oppfølging vil bli gjort også i 2017.
Fellesrådet brukte i 2016 kr 193 613 i kursutgifter (budsjett kr 155 000) for ansatte medarbeidere, mot kr 105 572 i 2015.
d. Fellesrådets administrasjon og Solakirkenes servicetorg
Følgende medarbeidere har utgjort staben på kirkevergekontoret i 2015:
100 % kirkeverge (Trygve Torgersen)
100 % assisterende kirkeverge (Kai Rune Byberg)
80 % sekretær / servicetorg (Mia Sande)
100 % sekretær /servicetorg (Berit Kristine Edvardsen) e. Solakirkenes servicetorg
Solakirkenes servicetorg ble etablert mai 2010 etter nødvendig utredning og formelle vedtak ble gjort i fellesrådet høsten 2009. Servicetjenestene i 2016 var som i 2015 preget av god bemanning og stabilitet og videreutvikling av de viktige og sentrale funksjonene (dåpsbestilling; administrasjon av vielser; gravplassadministrasjon mv.). Servicetorget ivaretar og utvikler viktig kompetanse og servicetjenester der rutiner og ordninger fungerer svært bra og nye programvaremuligheter stadig implementeres. Fellesrådets målsetting med servicetorget er at flest mulig administrative tjenester for menighetene skal betjenes fra servicetorget for å spare og avlaste administrative ressurser lokalt i menighetene. Med full og stabil bemanning ligger det godt til rette for å utvikle og forbedre
servicetorgets funksjoner, godt støttet av kirkevergekontoret og stabene i menighetene.
f. Samarbeid i Tungenes prosti
Kirkevergene og prosten i Tungenes prost har også i 2016 hatt 3-4 ledermøter i løpet av året for gjensidig samordning og drøfting av det lokale kirkelige utfordringene og oppgavene i prostiet. Den årlige Prostidagen for alle tilsatte kirkelige medarbeidere (ca. 50) ble arrangert 10.februar på Kulturbruket på Bru. Foredragsholder og andre bidragsytere fra
solastabene deltok i programmet.
5. Økonomiforvaltning og budsjettarbeid
Rammetilskuddet fra Sola kommune ihht.i kirkelovens § 15 utgjør den største andelen av inntektsgrunnlaget. I tillegg mottar fellesrådet statlig tilskudd til lønn (via bispedømmerådet) 1 kateket- og 1 diakonstillinger, refusjoner fra menighetsråd, samt renteinntekter i bank. Fellesrådet
DEN NORSKE KIRKE
Sola kirkelige fellesråd
___________________________________________________________
Årsrapport 20165
har siden 2009 vært mottaker av det årlige tilskuddet fra Kirkerådet / staten til trosopplæringsmidler til menighetene, og har ihht. gjeldende bestemmelser ansvaret for å fastsette
trosopplæringsbudsjettene i menighetene.
Fellesrådet har ikke hatt andre vesentlige ordinære driftsinntekter (for eksempel festeavgift) utenom rammetilskuddet fra Sola kommune. Betaling for gravstell til om lag 90 graver på kirkegårdene i Sola (fra festere og gravlegater) går til dekning av faktiske gravstellutgifter. Disse utgiftene føres i Sola kommunes regnskap som stellavtaler og gravlegater i fellesrådets regnskap refunderer.
Det har i 2016 ikke vært ekstraordinære inntekter.
Driftsbudsjettet for 2015 ble fastsatt på fellesrådets møte 27.01.2016 med en tilskuddsramme fra Sola kommune på kr 14 401 000, inkl. stipulert lønns – og pensjonsreserve på kr 901 000 og momskompensasjon på kr 664.000.
Fellesrådets og menighetsrådenes økonomiforvaltning skal være ryddig og oversiktlig og rådene skal orienteres jevnlig med oppdaterte økonomirapporter. Det har tidvis vært noe utfordrende å klare å rapportere periodevis korrekt i forhold til at avregningen fra kommunen på tariff – og lønnsmessige merkostnader med effekt mai – desember først blir avregnet og overført til fellesråd i forbindelse med årsavslutningen.
Årsrapporten viser til fellesrådets behandling av regnskapet for 2016 i egen sak. Driftsregnskapet er gjort opp med et regnskapsmessig mindreforbruk («overskudd») på kr146 880. Fellesrådet behandler i FR-sak 13/2017: Behandling og godkjenning av Årsrapport 2016 for Sola kirkelige fellesråd med redegjørelse for årsresultatet samt forslag til disposisjon.
I desember 2014 bevilget Sola kommune et øremerket tilskudd til kirkelig fellesråd til tetningsarbeid av tak og teglsteinsvegger på Sørnes kirke for 2015 på til sammen 710 000. Det gjenstår om lag kr 400 000 til dette formålet ved årsavslutning 2016. Hovedårsaken til at disse midlene enda ikke er brukt en har vært nødt til å avvente Sola kommunes reklamasjonsoppfølging overfor
hovedentreprenøren som utførte rehabiliterings – og påbyggingsarbeidene av Sørnes kirke i 2012 – 2013, samt faglig usikkerhet om hvor videre tettingsarbeider skal foretas. Etter mindre, enkle tiltak på slutten av 2016 viser det seg at tidligere lekkasjer i menighetsalen foreløpig har opphørt. En velger derfor å se disse utfordringene litt an før en evt legger ny takpapp over de aktuelle områdene.
Sola kirkelige fellesråd har gjennom mange år ivaretatt en sunn økonomisk situasjon med en trygg økonomisk handlefrihet. Som i 2015 forutsatte budsjettbalansen også for 2016 i utgangspunktet noe bruk av fondsmidler, i lys av at personalrelaterte utgifter har økt totalt sett år for år, uten av antall totale årsverk er økt. Rammetilskuddet fra Sola kommune har de siste årene ikke gitt kompensasjon for generell prisstigning (driftsbudsjettet ekskl. personalbudsjett). Dette har medført at reelt
rammetilskudd er redusert med flere hundre tusen kroner.
Regnskapene for kirkelig fellesråd, menighetene samt Tananger menighetsbarnehage/SFO samt lønnsadministrasjon utføres av regnskapsadministrasjonen og regnskapskontoret i Sola kommune ihht. gjeldende tjenesteytingsavtale og revideres av Rogaland Revisjon IKS.
Fellesrådets budsjettprosess for kommende år starter i mars/april overfor menighetsrådene. Rådet behandler innspillene og fastsetter i junimøtet det endelige budsjettskrivet til kommunen for kommende år. Dette inngår årlig i rådmannens framlegg til budsjettforslag som går til politisk behandling. Administrasjonen gjør løpende vurderinger mht fellesrådets totale økonomi, også i samarbeid med økonomiutvalget. Kirkevergekontoret har en god dialog med kommunens administrasjon om fellesrådets økonomiske forhold.
DEN NORSKE KIRKE
Sola kirkelige fellesråd
___________________________________________________________
Årsrapport 20166
6. Økonomi – og lønnsutvalg a. Økonomiutvalget
I 2008 etablerte fellesrådet instruks for dette utvalget, som tidligere fungerte som et ad-hocutvalg.
Utvalget har i 2016 vært i noe aktivitet både ifm fellesrådets fullmaktdelegasjon til fastsettelse av trosopplæringsbudsjettene samt fellesrådets generelle budsjettarbeid.
b. Lønns- og forhandlingsutvalget
Nåværende lønns – og forhandlingsutvalget ble oppnevnt under FR-sak 06/2016 pkt. C.
Utvalget har sin delegasjon fra fellesrådet som er innarbeidet i gjeldende Delegasjonsreglement for Sola kirkelige fellesråd som ny § 5, gjeldende fra 01.12.2011.
Lønnsutvalget har følgende medlemmer:
1. Leder og nestleder i administrasjonsutvalget 2. Kirkeverge og assisterende kirkeverge
3. Ifm. behandling av saker av prinsipiell karakter samt ved forhandling av kirkeverges lønn tiltrer i tillegg leder av fellesrådet.
7. HMS og arbeidsmiljø a. Verneombud
Daglig leder Johan Jensen ble gjenvalgt som verneombud i 2015, med daværende sokneprest Sindre Eskedal som varaverneombud.
b. HMS-arbeid
Fellesrådet ved sin daglige ledelse har ansvar for HMS-arbeidet i virksomheten, og er pliktig til å ha et tydelig fokus på relevante forhold som har med helse, miljø og sikkerhet. Fellesrådet har siden 2011 hatt samarbeidsavtale med STAMINA HOT, BHT Sandnes, men fellesrådet har i varierende grad kjøpt tjenester fra dem. Det eksisterer avtale mellom Stavanger bispedømmeråd og Sola kirkelige fellesråd om samordning av bedriftshelsetjeneste for fellesrådsansatte og prester. I november 2016 ble oppdaterte, overordnede målsettinger for HMS-arbeidet vedtatt av fellesrådet. På bakgrunn av dette ble det i desember 2016 ble det inngått Avtale om bedriftshelsetjeneste og forebyggende HMS- tjenester med International SOS med tanke på et samarbeid om den videre utviklingen av virksomhetens HMS-system.
c. Utplasserte hjertestartere
De 5 hjertestarterne som ble anskaffet i slutten av 2012 til Ræge, Sola, Sørnes og Tananger kirker, samt på Menighetssenteret i Solakrossen har heller ikke i 2016 vært i bruk. Fellesrådet besørget i 2016 en kostbar utskifting av batterier og elektroder i alle hjertestarterne.
d. NAV og IA-bedrift
Virksomheten samarbeider med NAV etter gjeldende retningslinjer ifm sykefravær.
Sola kirkelige fellesråd signerte 08.11.16 avtale om IA-bedrift (inkluderende arbeidsliv- avtale), etter flere kontaktmøter med NAV. Virksomheten har forventninger til at denne avtalen og oppfølgingen av denne vil videreføre bl.a. den lave fraværsprosenten i virksomheten, samt ivareta ansatte medarbeidere på en så god måte som mulig.
e. Fallulykker i kirkene
Det er ikke registrert fallulykker i kirkene i 2016.
I Sørnes kirke er det påbegynt et større utredningsarbeid med tanke på et nytt alterparti og med evt nye liturgiske møbler. Godkjent merking av trinn må være i tråd med gjeldende regelverk for universell utforming. Seniorkonsulent Ove Morten Berge i Kirkerådet er involvert som rådgiver. Sola
DEN NORSKE KIRKE
Sola kirkelige fellesråd
___________________________________________________________
Årsrapport 20167
kommunestyre bevilget i desember 2015 totalt kr 1 mill. for 2016 / 2017 til nytt alterparti og nye foldedører i kirkerommet
f. Nedfall av takstein fra kirkebygg
På våren og sommeren i fjor skled det ned flere skifertakstein fra Sola kirke, like etter at arbeidet med nytt tak på kirkebygget var fullført. Ingen personer har vært i nærheten eller har blitt påført personskader i forbindelse med nedfallene. Det er imidlertid helt uakseptabelt at dette skjer.
Byggefirmaet som utførte rehabiliteringsarbeidene tok ansvar tidlig høsten 2016 og kontrollerte takskiferen generelt på hele hovedtaket, og fant ytterligere noen løse skifersteiner. Disse ble sikret, og det har i ettertid ikke vært noen tilfeller.
g. Luktproblemer
Tidligere års luftproblemer på Sola menighetssenter knyttet til avløpssystemet har også i 2016 vært nær totalt fraværende.
h. HMS og brannvernarbeid
HMS- og brannvernarbeidet i kirkene ivaretas av daglig ledere i menighetene.
Arbeidet med å få utformet og vedtatt sentrale HMS – regelverk i virksomheten ble påbegynt i 2016 og blir praktisk og formelt fullført i 2017.
i. Sykefravær og arbeidsmiljø
Det har også i 2016 generelt vært et lavt sykefravær i fellesrådets virksomhet (4,2%). Arbeidsmiljøet vurderes å være trygt, positivt og inkluderende. Det er registrert et tilfelle av skade eller ulykke i løpet av året. Langtidssykemeldinger grunner seg naturlig forklarlige årsaker. I flere av menighetene arbeides det bevisst med kildesortering, og Tananger menighet er godkjent som Grønn menighet.
Den lenge ønskede arbeidsmiljøundersøkelsen i virksomheten som var planlagt i 2016 er skjøvet til vinteren 2017, med konkret avtalt tidspunkt. Den er utarbeidet av HMS-aktøren INTERNATIONAL SOS og gjennomføres i samarbeid med arbeidsgiverorganisasjonen KA.
j. Datasikkerhet og dataverktøy
Fellesrådet etablerte i mars 2014 nytt samarbeid med en stor, ekstern dataserverleverandør – KIRKEDATA på Møre som har vel halvparten av landets kirkelige fellesråd som kunder. Erfaringene fra etableringen fram til og med 2016 har vært svært gode, med høy driftssikkerhet og sjeldne tilfeller av
«nedetid».
k. Forurensing
Fellesrådets og menighetenes virksomhet forurenser ikke det ytre miljøet. Avfall fra menighetskontorene kildesorteres. Sola kirkelige fellesråd skal bestrebe seg på å ivareta og videreutvikle et godt og trygt arbeidsmiljø.
8. Kirkebyggene
a. Ny 100 % vaktmesterstilling for Solakirkene
Fellesrådet har gjennom noen år uttrykt et tydelig behov for en felles ambulerende
vaktmesterfunksjon som både kan forestå daglig forvaltning av kirkebyggene, foreta selv enklere vedlikehold og ivareta samlet ansvar for FDV-arbeidet (forvaltning, drift og vedlikehold) og annen dokumentasjon. Fellesrådet har gjennom årene hatt kun to små deltidsstillinger som vaktmester / kirketjener i hhv. Tananger og Ræge kirker, totalt 55 %. Vaktmesterarbeidet i Sørnes kirke har i årevis blitt utført på dugnad, også fordi fellesrådet så langt ikke har funnet lønnsmidler til dette. Det har vært et klart behov for å legge til rette for en fast vaktmestertjeneste også i Sola kirke, som heller
