W
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
F ø r s t e t e r t i a l 2 0 1 3 K v a l i t e t
T r y g g h e t
R e s p e k t
2
1. Innledning ... 3
2. Kvalitet og pasientsikkerhet ... 4
3. Pasientbehandling ... 11
4. Forskning og innovasjon ... 12
5. Organisering og utvikling av fellestjenester ... 12
6. Mobilisering av medarbeidere og ledere ... 14
7. Bærekraftig utvikling og god økonomistyring ... 16
8. Samhandlingsreformen ... 17
9. Involvere brukerne og gi dem innflytelse ... 18
10. Kommunikasjon og omdømme ... 18
11. Risikovurdering ... 22
12. Særskilte temaer ... 28
Fristbrudd, ventetider og langtidsventende ... 28
Akershus universitetssykehus HF - vurderinger av kapasiteten og driftssituasjon ... 35
13. Tertialrapport – alle tabeller og figurer ... 37
Kvalitet og pasientsikkerhet ... 37
Pasientbehandling ... 56
Forskning og innovasjon ... 57
Organisering og utvikling av fellestjenester ... 58
Mobilisering av medarbeidere og ledere ... 59
Bærekraftig utvikling og god økonomistyring ... 63
Hovedstadsprosessen ... 65
Samhandlingsreformen ... 65
Nøkkeltall per foretak ... 67
Særskilte satsingsområder ... 68
1. Innledning
Helse Sør-Øst har i plan for strategisk utvikling 2013-2020 to hovedsatsingsområder;
Et løft for kvalitet og pasientsikkerhet.
Fornyingsprogram for standardisering og teknologiske løsninger.
Det regionale helseforetaket og helseforetakene fortsetter arbeidet med kvalitet og pasientsikerhet. Det er mye godt arbeid som gjøres i regi av pasientsikkerhetskampanjen, og særlig læringsnettverkene og metoder for forbedringsarbeid som benyttes i kampanjen er viktig læring for avdelinger og foretak.
Sykehusene i Helse Sør-Øst skal de neste årene gjennomføre omfattende fornying og standardisering av arbeidsprosesser og teknologiske løsninger gjennom programmet Digital fornying. Programmet skal bidra til å styrke pasientsikkerhet og kvalitet og skal gi mer effektiv drift. Digital fornying skal sikre at
gjennomføringen skjer helhetlig og at det er like stor oppmerksomhet knyttet til opplæring, hensiktsmessig organisering og etablering av felles standardiserte arbeidsprosesser som til den tekniske innføringen av løsningene. Dette arbeidet er nå i gang.
Resultatene per 1. tertial 2013 for Helse Sør-Øst RHF og for helseforetakene i regionen viser at
foretaksgruppen står overfor utfordringer med hensyn til måloppnåelse på flere områder. Aktiviteten og inntektene har vært lavere enn det som er forutsatt i budsjettplaner, mens bemanningen er høyere enn budsjettert. Ventetiden for avviklede pasienter går ikke ned og andelen fristbrudd holder seg omtrent uendret fra forrige periode. Problemstillingene har også ledet til et negativt medietrykk som har bidratt til å forsterke utfordringsbildet. Spesielt situasjonen rundt Akershus universitetssykehus HF med en vanskelig driftsituasjon, høy andel ø-hjelpsinnleggelser og kritikk for manglende bemanning og sengekapasitet har ført til at Helse Sør-Øst RHF har vært nødt til å understøtte foretaket for å finne løsninger rundt kapasitet og bemanning. I tertialrapporten er dette omhandlet som særskilt tema i kapitel 12. Her belyses
problemstillingene, prosessene som har vært gjennomført og ulike tiltak som er besluttet gjennomført for å avhjelpe utfordringene ved foretaket og i hovedstadsområdet som helhet.
Helse Sør-Øst har hatt fokus på ventelister og fristbrudd i perioden. Det er satt i gang en rekke tiltak på regionalt nivå og foretaksnivå. Blant annet er det lagt til rette for mer kjøp av private helsetjenester. Mest gledelig er utviklingen blant langtidsventende over ett år i Helse Sør-Øst. I perioden har antall
langtidsventende blitt halvert fra drøyt 20 000 til underkant av 10 000 pasienter. Det er fortsatt mange utfordringer knyttet til ventelister i Helse Sør-Øst og en er fortsatt ikke i mål i forhold til de målkravene som Helse Sør-Øst RHF har satt, nemlig gjennomsnittlig ventetid under 65 dager og ingen fristbrudd. En nærmere gjennomgang av resultatene og arbeidet med ventelister og fristbrudd finnes i tertialrapporten som eget tema i kapitel 12.
Tertialrapporten er endret fra tidligere der det i stedet for noe omtale av alle områder, nå er valgt å vektlegge færre områder på en grundigere måte. Dette er gjort for å gjøre tertialrapporten mer lesevennlig og tilgjengelig, samtidig som de områdene som er valgt ut framheves på en tydeligere måte enn tidligere.
Valg av temaer vil være ulike fra rapport til rapport avhengig av aktualitet og andre forhold som gjør det naturlig at de trekkes fram i tertialrapporten. Som vedlegg til rapporten ligger det figurer og tabeller som beskriver store deler av virksomheten.
I kapittel 2 er det fire temaer som er utdypet spesielt. De fire temaene er: sykehusinfeksjoner, prosjektet
“Glemt av sykehuset”, arbeidet med avviksmeldingen (3.3-meldingen) og datakvalitet for tvang innen psykisk helsevern. Dette er temaer som Helse Sør-Øst mener det er viktig å ha fokus på og understreker at arbeidet med kvalitet og pasientsikkerhet er et prioritert strategisk satsningsområde for Helse Sør-Øst RHF.
4 Oversiktstabell
Tabell 1: Oversiktstabell
2. Kvalitet og pasientsikkerhet
Sykehusinfeksjoner
Helse Sør Øst RHF har et overordnet mål om å redusere forekomst av sykehusinfeksjoner til under tre prosent, og det arbeides målrettet i regionen for å nå målet.
Måling av prevalens av helsetjenesteassosierte infeksjoner (HAI) gjennomføres fire ganger per år ved alle helseforetak i Helse Sør-Øst. Hensikten er å få en oversikt over forekomsten av infeksjoner og bruk av systemisk antibiotika. I prevalensundersøkelsene registreres urinveisinfeksjoner, nedre luftveisinfeksjoner og postoperative sårinfeksjoner. I tillegg registreres septikemi (blodforgiftning)på sykehus og i
rehabiliteringsinstitusjoner.
Målingene viser en reduksjon fra 5,2 prosent i 2011 til 5,0 prosent i 2012. Akershus universitetssykehus HF har over langt tid vist at det også er mulig å oppnå en reduksjon til under tre prosent, slik overordnet mål er definert. I 1. kvartal 2013 viser prevalens i Helse Sør-Øst 4,3 prosent mot en nasjonal prevalens på 4,4 prosent. Folkehelseinstituttet mener det er holdepunkter for at det å overvåke HAI fører til færre infeksjoner dersom resultatene brukes aktivt i institusjonene.
Helse Sør-Øst inkl. private ideelle sykehus Faktisk april Avvik april Faktisk HiÅ Avvik HiÅ 2012 HiÅ Årsestimat Årsbudsjett Kvalitet
Ventetid 73,1 72,6 72,7
Fristbrudd 7,5 % 6,8 % 7,0 %
Aktivitet DRG-poeng
"Sørge-for" 66 509 -1 689 262 221 -2 478 262 794 767 779 768 973 Herav kommunal medfinansiering 33 366 536 125 074 -3 080 126 164 374 090 375 095
Andel kommunal medfinansiering 50,2 % 0,8 % 47,7 % -1,2 % 48,0 % 48,7 % 48,8 %
Utført i eget HF 69 059 360 265 099 -1 014 263 486 777 497 773 682 Polikliniske konsultasjoner
Somatikk 233 855 16 108 873 981 -8 499 880 368 2 582 667 2 563 396 VoP 74 660 9 235 267 273 9 252 381 778 491 778 417 BUP 45 807 4 141 167 247 156 164 264 479 143 477 534 TSB 20 393 2 304 72 666 -2 913 73 515 214 839 219 410 Bem anning
Brutto månedsverk 56 287 617 56 280 636 55 688 56 535 56 380 Innleid arbeidskraft (tall i 1000 kr) 35 813 22 708 114 279 60 667 90 735 256 422 186 122 Overtid og ekstrahjelp (tall i 1000 kr) 190 191 41 391 742 674 146 464 699 176 1 934 731 1 815 731
Sykefravær (forrige måned) 7,4 % 8,0 % 8,3 %
Økonom i
Driftsinntekter 5 805 110 -2 661 23 028 512 -101 875 21 800 342 68 143 633 Driftskostnader 5 782 254 19 457 23 087 482 45 661 22 160 521 67 842 208 Netto finansresultat -5 320 6 757 -31 464 21 472 -54 041 -146 332 Resultat -12 824 -45 720 -196 345 -231 980 18 400 155 093
Figur 1: Prevalens fordelt på infeksjonstype i sykehus, Helse Sør-Øst, tom 4. kvartal 2012 Kilde: FHI
Norsk overvåkningssystem for antibiotikabruk og helsetjenesteassosierte infeksjoner (NOIS)
Norsk overvåkingssystem for antibiotikabruk og helsetjenesteassosierte infeksjoner (NOIS) skal gi en nasjonal oversikt over forekomsten av noen utvalgte typer helsetjenesteassosierte infeksjoner, og bidra til å forebygge dem. Overvåkingssystemet skal også gi en oversikt over bruk av antibiotika i helseinstitusjoner.
Feil bruk og overforbruk av antibiotika er uheldig, og kan føre til utvikling av antibiotikaresistens hos mikrober.
Fra 1. september 2012 ble alle helseforetak pålagt (nasjonalt) å registrere fem prosedyrer i NOIS:
Aortakoronar bypass (hjerteoperasjon), keisersnitt, hofteproteser, kolecystectomi (operasjon med fjerning av galleblære)og kolonkirurgi (inngrep på tykktarm). NOIS er en insidensmåling av infeksjoner, det vil si kontinuerlig. Alle helseforetak i regionen deltar i NOIS, med unntak av Sunnaas sykehus HF. NOIS-data fra 2012 er ennå ikke tilgjengelig fra Folkehelseinstituttet da enkelte av helseforetakene (i vår region) har fått problemer med registreringen. Folkehelseinstituttet vil komme med en oversikt når disse problemene snarest.
Implementering av innsatsområdene i den Nasjonale Pasientsikkerhetskampanjen er et bidrag i forebygging av infeksjoner og redusert bruk av antibiotika. Innsatsområdene er å forebygge
urinveisinfeksjoner ved bruk av blærekateter, forebygge infeksjoner ved innleggelse av sentrale venekatetre og bruk av sjekkliste trygg kirurgi, samt gjennomgang av journaler ved hjelp av metoden Global Trigger Tool (GTT). Det arbeides aktivt i regionen i alle helseforetakene med spredning og implementering av tiltakspakkene innenfor innsatsområdene.
Fagråd for infeksjon, immunologi og smittevern vil i løpet av neste halvår arbeide med og beskrive hva som kan fremme pasientsikkerhet og kvalitet innen deres fagområde i regionen.
Økt pasientsikkerhet gjennom forbedret pasientadministrativ arbeid – også kalt
”Glemt av sykehuset”
Det er tre indikatorer som benyttes for å måle effekt av forbedringsarbeidet i regi av ”Glemt av sykehuset”. Disse er:
Gjennomsnittstid fra mottak av henvisning til henvisningen er ferdig vurdert
6
Antall ikke-godkjente dokumenter i elektronisk pasientjournal (EPJ), som er mer enn 14 dager gamle
Antall pasienter som har hatt kontakt med sykehuset uten at videre oppfølgning er tydeliggjort Indikatorene har vært benyttet i snart halvannet år og en ser positive resultater både for helseforetakene og sykehusene. De fleste helseforetak og sykehus har mobilisert ressurser og etablert egne lokale ”Glemt av sykehuset”-prosjekt for å gjennomføre og følge opp krav, tiltak og anbefalte rutiner i regi av det regionale
”Glemt av sykehuset”-prosjektet. Det rapporteres fra flere om målbevisst satsing på opplæring av nyansatte og repeteringskurs i DIPS, oppfølgning i linjen, og innføring av regelmessige DIPS-rapporter for kvalitetssikring av det pasientadministrative arbeidet.
For å understøtte engasjementet, beholde de gode resultatene og forbedre disse ytterligere der en kan, er det viktig at ledelsen beholder oppmerksomheten på forbedringsarbeidet og følger opp tallene hver måned. Med den kunnskapen en nå har på bakgrunn av indikatortallene og tilbakemeldingene gjennom kontaktpersonene i det regionale prosjektet, er det hensiktsmessig å definere hvilke nivå det er rimelig å forvente at helseforetakene og sykehusene skal stabilisere seg på. Dette drøftes kort under. Det vises for øvrig til Tabell 24 -Tabell 27 for detaljer knyttet til ”Glemt av sykehuset”.
Status indikator 8a: Gjennomsnittstid fra mottak av henvisning til henvisningen er ferdig vurdert
Denne indikatoren viser svært god effekt av forbedringsarbeidet. Gjennomsnittstall for hele 2012 lå på 5,9 dager for foretaksgruppen og de private ideelle sykehusene samlet. Foretaksgruppen alene lå på 5,3 dager.
Tallene har steget noe i 2013, til 6,6 samlet sett. Gjennomsnittstid fra mottak av henvisning til fullført vurdering er likevel tilfredsstillende og godt innenfor nasjonale krav. Tall for Sykehuset Østfold HF ligger i realiteten lavere enn det som fremkommer i tabellen, da en i ettertid har oppdaget registreringsfeil.
Det rapporteres generelt om gode rutiner for vurdering av henvisninger, og at anbefalinger fra ”Glemt av sykehuset” følges, jf vurderingsgrupper, undervisning og arbeidsflyt. Fordelen med indikatoren er at den i tillegg til å gi god oversikt over alle henvisninger til sykehuset, også kan benyttes til å finne truende og reelle fristbrudd, manglende og feil registreringer og pasienter med lang ventetid. Ulempen er at den viser gjennomsnittsverdi og ikke spredningen av henvisningstidene. Den viser heller ikke avviste pasienter eller videresendte pasienter. Indikatoren skiller ikke ut pasienter med mistanke om kreft.
Når nye lovkrav trer i kraft, med en vurderingsfrist for henvisninger på 10 dager, vil dette kunne føre til ytterligere reduksjon i vurderingstiden samlet sett. Det viktige blir å arbeide med opplæring av legene som skal vurdere henvisningene, samt sikre fungerende rutiner for eksempel ved fravær hos de som skal vurdere henvisningene. Det bør forventes at helseforetakene og sykehusene stabiliserer seg på et gjennomsnitt på 5-6 dager.
Status indikator 8b: Antall ikke-godkjente dokumenter i elektronisk pasientjournal (EPJ), som er mer enn 14 dager gamle
Denne indikatoren har jevnt over ligget høyt på noen av de store foretakene. Der antallet ligger høyt, er det legene som har flest åpne dokumenter. Samtidig viser denne indikatoren at helseforetakene og sykehusene aktivt arbeider med å få til forbedringer. Det er markant forbedring på denne indikatoren fra start av såkalt rydding til dagens tall, eksempelvis hadde Akershus universitetssykehus HF om lag 40 000 ikke godkjente dokumenter før ryddeprosessen startet, mot dagens tall på om lag 8 500. Når man justerer totalantallet for dokumenter som normalt skal ligge åpne > 14 dager, utmerker Sørlandet sykehus HF seg med en reduksjon på 2 700 dokumenter.
Det rapporteres om gode rutiner for å kontrollere antall åpne dokumenter. De fleste helseforetak følger dette opp i jevnlige avdelingsmøter og administrerende direktør etterspør status. Det viser seg likevel utfordrende å få ned antallet ytterligere. En utfordring fremover blir å definere hvilket nivå det er rimelig å forvente at helseforetakene og sykehusene bør stabilisere seg på. Tallet kan ikke bli null, men antall åpne dokumenter bør reduseres ytterligere, noe avhengig av aktivitetsnivå og pasientkategorier. For eksempel har Sunnaas sykehus HF et pasientklientell som er innlagt lenge og bruker dokumenter som ikke lukkes
fort av hensyn til blant annet pasientsikkerhet. Akershus universitetssykehus HF rapporterer om aktiv innsats for å redusere antallet til et minimum basert på aktivitetsvolum, noe som tilsvarer cirka 6 000 dokumenter per uke. Sykehuset i Vestfold HF på sin side rapporterer at de har ligget stabilt på rundt 1 350 ikke-godkjente dokumenter eldre enn 14 dager de siste månedene, men at de ikke er fornøyd med det og tilstreber å nærme seg null.
I regi av det regionale prosjektet ”Glemt av sykehuset” vil en derfor bruke en del tid fremover på å gjennomgå på nytt hvilke dokumenttyper som benyttes i de ulike sykehusene som av natur ikke kan forventes å være godkjent innen 14 dager, og drøfte hvilket nivå det er juridisk, faglig og praktisk mulig å stabilisere seg på.
Status indikator 8c: Antall pasienter som har hatt kontakt med sykehuset uten at videre oppfølgning er tydeliggjort
Det er en betydelig forbedring i form av reduksjon i antall pasienter med åpen henvisningsperiode, og det totale tallet for hele foretaksgruppen er nå under 15 000, sammenliknet med 185 000 våren 2012. Tallet for foretaksgruppen og de private ideelle sykehusene er høyere enn for foretaksgruppen alene. Dette skyldes primært at Martina Hansens Hospital har avventet ryddeprosjekt til etter omlegging til ny it- plattform i mai 2013.
Når alle helseforetakene og sykehusene om kort tid er ferdige med opprydding i åpne henvisninger, bør det settes som mål at ingen pasienter står uten kontakt. Det vil kreve rutiner som sikrer at sekretærene kan sluttføre registreringen i DIPS daglig, slik at tallet blir tilnærmet 0. Revmatismesykehuset har vist at dette er mulig. Innen psykisk helsevern arbeides det med rutineendring slik at pasienter registreres som indirekte pasientkontakt der man i dag av ulike faglige årsaker lar pasientene stå som ventende uten kontakt.
Datakvalitet tvang psykisk helsevern
Helse Sør-Øst RHF har i flere år arbeidet for å redusere bruk av tvang innen psykisk helsevern i tråd med helsepolitiske mål og føringer. Helse Sør-Øst RHF har en ”Regional plan for økt frivillighet” med egne detaljerte tiltak. I tillegg har alle helseforetak/sykehus lokale planer som er basert på krav i regional plan hvor foretakene skal svare opp med lokale tiltak harmonisert med denne.
Fokus på bruk av tvang og datakvaliteten innen psykisk helsevern er fremhevet både i styresak 61-2010 Regionale utviklingsområder psykisk helsevern, samt i regional plan ”Økt frivillighet”. Det settes fokus på rapportering av tilgjengelige tall og oppfølging av disse i ledelseslinjen. Noen relevante tiltak for dette i regional plan for økt frivillighet er:
Helse Sør-Øst RHF følger opp relevante tall relatert til bruk av tvang og de respektive planer i styringsdialogen med lederne ved foretakene, og ledelsen i helseforetakene/sykehusene gjør det samme med sine ledere
Helse Sør-Øst RHF bistår helseforetakene i å få korrekte data
Helse Sør-Øst RHF publiserer relevante data, tall for bruk av tvang og vellykkede prosjekter på eget nettsted/egen nettside
Helse Sør-Øst RHF publiserer tall for bruk av tvang på nettsiden som et virkemiddel for å øke
datakvaliteten. Det er imidlertid viktig å sikre dialogen og oppfølgingen av disse tallene i ledelseslinjen og det har derfor vært anbefalt fra Helse Sør-Øst at tallene skulle følges i oppfølgingsmøtene.
8
Figur 2: Antall tvangsinnlagte totalt (summen av tvungen observasjon (TO etter § 3-2) og tvunget opphold i psykiatrisk institusjon (TPH etter § 3-3)), per 10 000 innbyggere over 18 år 2011 – 2012
Figur 3: Antall tvangsinnlagte totalt (summen av tvungen observasjon (TO etter § 3-2) og tvunget opphold i psykiatrisk institusjon (TPH etter § 3-3)), per 10 000 innbyggere over 18 år 2010 - 2012
0,0 2,0 4,0 6,0 8,0 10,0 12,0
2011 1. tert.
2011 2. tert.
2011 3. tert.
2012 1. tertial 2012 2. tertial 2012 3. tertial
- 5,0 10,0 15,0 20,0 25,0 30,0 35,0
2010 2011 2012
§ 3-3 ny meldeplikt
Meldeplikt etter ny § 3-3 i spesialisthelsetjenesteloven trådde i kraft 1.juli 2012. Lovpålegget krever en utvikling av alle de fem elektroniske avvikssystemene i regionen for å imøtekomme kravet om elektronisk melding fra virksomhet (helseforetakene) til Nasjonalt kunnskapssenter for helsetjenesten. Unntak som skal meldes Statens Helsetilsyn er alvorlige hendelser, etter ny bestemmelse vedtatt i
spesialisthelsetjenestelovens § 3-3a. Denne bestemmelsen trådte i kraft 1.januar 2012, og er en videreføring av dagens varslingsplikt som ble innført i mai 2010.
Helse Sør-Østs foretaksprotokoll 2013 - punkt 5.7: ”Foretaksmøtet forutsatte at det elektroniske systemet for melding om uønskede hendelser er på plass innen 15. april 2013. Systemet skal være integrert i
foretakenes avvikssystem. Kunnskapssenteret skal både kunne motta meldinger og gi tilbakemeldinger i systemet.” Hensikten med å melde er å lære av uønskede hendelser og forebygge at de gjentas.
Arbeidet er per dags dato ikke sluttført, da hele meldingssløyfen fra virksomhetene/Sykehuspartner til Kunnskapssenteret ikke er ferdigstilt. Alle helseforetak med unntak av Sykehuset Østfold HF sender melding til Kunnskapssenteret via sine respektive avvikssystem. Oslo universitetssykehus HF, Vestre Viken HF og Lovisenberg Diakonale Sykehus har full integrert løsning. De resterende foretak vil implementere full integrert løsning i henhold til regional implementeringsplan sommeren 2013.
Foretakene som benytter avvikssystemet TQM Helse, der det kun foreligger en nød-vedlikeholdsavtale, har på lik linje med resterende virksomheter fått utviklet full elektronisk løsning i henhold til meldeplikt.
Sørlandet sykehus HF tester nå full integrert løsning. Virksomheter som ikke har et elektronisk avvikssystem, melder via www.melde.no.
Meldinger som sendes og mottas til og fra Kunnskapssenteret er:
Basismelding (fra 1. juli 2012)
Melders registrering før saksbehandling starter Etterspørring/påfyllingsmelding (fra 15. april 2013)
Skal sendes når saken behandles og oppdateres. (Mulighet for dialog med Kunnskapssenteret) Avslutningsmelding (fra 15. april 2013)
Når tiltak er utført og saken avsluttet
Status i virksomhetsutviklingsarbeidet – antall meldinger i Helse Sør-Øst
Antall uønskede hendelser knyttet til pasient registrert i 2011 og 2012 er på henholdsvis 17 616 og 21 424, og dette er en økning på 21,6 prosent i 2012.
Per 30. april er det sendt 3 847 3-3 meldinger fra foretak i Helse Sør-Øst og dette utgjør om lag 60 prosent av meldingene på nasjonalt nivå.
10
Figur 4: Totalt antall meldinger registret per foretak 2011 og 2012
Figur 5: 3-3 melding sendt til Kunnskapssenteret per 1. tertial 2013
Læringseffekten er primo juni 2013 en kvalitativ utfordring..
Prosjektet, som har bestått av tverrfaglige spesialiteter for å kvalitetssikre alle arbeidsprosesser,
ferdigstilles når krav i foretaksprotokoll er innfridd og er av kvalitativ art. Ferdigstillelse er beregnet til siste tertial 2013.
0 1000 2000 3000 4000 5000 6000 7000
Meldinger registrert 2011 Meldinger registrert 2012
0 100 200 300 400 500 600 700 800 900 1000
Figur 6: Antall 3-3a meldinger per 1.tertial 2012 og 2013.
3-3a melding til Statens helsetilsyn har økt fra 2012 til 2013.
3. Pasientbehandling
Aktivitet somatikk
Aktiviteten målt i antall DRG-poeng i 1. tertial 2013 var lavere enn planlagt. Per april er aktivitet knyttet til antall DRG-poeng ”sørge for”-ansvaret for døgn- og dagbehandling og poliklinikk 1,2 prosent under budsjett, og 0,2 prosent lavere enn for samme periode i fjor. Mange helseforetak har allerede nedjustert estimatene sine og slik situasjonen er ved mange av helseforetakene vil det være behov for flere og betydelige nedjusteringer i periodene framover. Prosentmessig er det innen dagbehandling utviklingen er svakest med et avvik på 3,8 prosent. Blant foretakene er det Oslo universitetssykehus HF og Akershus universitetssykehus HF som har de største avvikene i DRG-poeng.
Årsaken til nedgangen i DRG-poeng er sammensatt hos foretakene og skyldes ikke et enkelt fenomen.
Helse Sør-Øst RHF har en tett dialog med helseforetak som har utfordringer for å hjelpe disse til å nå sine budsjettmål.
Antall liggedøgn innen somatikk går fortsatt ned, og sammenlignet med samme periode i 2012 er nedgangen i overkant av 21 000 døgn. Den kraftige nedgangen som vi så i 2012 har derfor flatet litt ut, men det er likevel en betydelig reduksjon. Dette skyldes trolig en kombinasjon av en langtidstrend der generell liggetid er kortere på grunn av omlegging fra døgn til dag og mer effektiv pasientbehandling, samt effekter av Samhandlingsreformen der kommuner i større grad tar imot utskrivningsklare pasienter.
Aktivitet psykisk helsevern og tverrfaglig spesialisert behandling av rusmiddelavhengige (TSB)
Poliklinisk aktivitet ligger lavere enn budsjettert for TSB. Utviklingen er ikke tilfredsstillende og aktiviteten er faktisk lavere enn på samme tid i 2012. Det er store negative avvik ved Sykehuset i Vestfold HF og Sykehuset Telemark HF på grunn av lokale forhold. For foretaksgruppen ligger polikliniske behandlinger innen VOP og BUP på planlagt nivå.
Når det gjelder døgnbehandling innen psykisk helsevern og TSB behandles det også noe færre pasienter enn i samme periode i fjor. For en del foretak er dette en riktig utvikling på grunn av omlegging fra døgnbehandling til mer poliklinisk aktivitet. Imidlertid er nedgangen innen TSB stor og det har heller ikke ført til større poliklinisk aktivitet som man kunne forvente.
0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20
3-3a melding 1. tertial 2012 3-3a melding 1. tertial 2013
12
4. Forskning og innovasjon
Forskning
Forskningsaktiviteten i Helse Sør-Øst er høy og omfatter i alt 1765 årsverk knyttet til FoU-arbeid med en forskningsproduksjon i form av publiserte artikler på 2140 (rapportert til CRIStin, 2012).
Helse Sør-Øst RHF ved avd. forskning og innovasjon mottok i overkant av 500 prosjektsøknader om forskningsmidler i 2013. For 2012 ble det sendt ut 528 ulike lenker til e-rapport (inkl. prosjekter, kjernefasiliteter, nettverk osv.) for 2012. Hovedvekten av prosjektrapporter var fordelt på Oslo universitetssykehus HF (75 prosent) og Akershus universitetssykehus HF (9 prosent). Analyse av prosjektmidler fordelt på fagfelt viser at kreft er det største forskningsområdet, fulgt av kardiologisk forskning, inflammatorisk/immunologisk forskning og forskning på mental helse. For 2012 ble det videre innrapportert 265 doktorgradsstipender og 97 postdoktorstipender.
Samarbeidet med Universitetet i Oslo er viktig for forskningsaktivitet og -kvalitet i regionen. Dette understrekes ved samdeltagelse i flere nye sentre for forskning, slik som SFF (senter for fremragende forskning) og KG Jebsen sentra.
Innovasjon
Det er fortsatt godt idetilfang på innovasjon fra helseforetakene og antall patenter viser en tilfredsstillende utvikling. Innovasjonsmidlene i Helse Sør-Øst har hjulpet mange prosjekter videre i
kommersialiseringsprosessen.
Samarbeidet med de øvrige regionale helseforetakene, Forskningsrådet, Innovasjon Norge, Difi og Hinas knyttet til innovasjon og anskaffelser går videre, og en veileder for våre innkjøpsmiljøer om før- kommersielle anskaffelser er snart ferdig.
5. Organisering og utvikling av fellestjenester
Innkjøp og logistikk
Systemstøtte for oppfølging av innkjøps- og logistikkområdet er fragmentert og lite standardisert. I mai 2013 ble avtale på kjøp og innføring av nytt økonomi- og logistikksystem signert, og prosjekt for gjennomføring av dette etablert.
Helse Sør-Øst har siden 2009 benyttet nøkkeltall til å måle i hvor stor grad foretaksgruppen har kontroll på sine kjøp. Nøkkeltallene viser at i underkant av 70 prosent av innkjøpene kan knyttes til en
avtale, bestillingssystemene brukes bare i rundt 55 prosent av tilfellene og av antall bestillinger som sendes ut er drøye 30 prosent av en usikker kvalitet.
Innenfor definerte kontogrupper er det i første tertial handlet varer og tjenester for 3,8 milliarder kroner, hvorav 2,6 milliarder kroner rapporteres kjøpt over avtale. Det er definert at handel for 2,3 milliarder kroner innenfor de definerte kontogruppene bør håndteres gjennom et innkjøpssystem, men det er kun 1,2 milliarder kroner som har gått gjennom dagens innkjøpssystemer. Det er disse problemstillingene innføring av nytt økonomi- og logistikksystem skal bidra til å løse, og bildet indikatorene tegner understreker viktigheten av å etablere denne standardiserte løsningen raskt hos alle helseforetakene i regionen.
Etiske leverandørkjeder
Helse Sør-Øst RHF og Sykehuspartner Innkjøp gjorde i januar 2013 revisjon på hanskefabrikker i Malaysia. Avvik er tatt opp med leverandør og det er iverksatt forbedringstiltak ved den ene fabrikken.
Det er i andre tertial 2013 startet oppfølging i anskaffelse av kirurgiske instrumenter. Det ble i denne
anskaffelse for første gang satt kvalifikasjonskrav basert på de etiske kravene da dette er en produktgruppe med særlig høy risiko for uetiske leverandørkjeder.
Digital fornying
Helse Sør-Øst RHF har videreført arbeidet med å gjennomføre fornyingsprogrammet for perioden 2013- 2016, jf oppfølging av styresak 066-2012, IKT-strategi og handlingsplan. Arbeidet i fornyingsprogrammet gjennomføres i henhold til plan. Det er etablert et fornyingsstyre bestående av administrerende direktører i foretakene samt ledelsesrepresentasjon fra Helse Sør-Øst RHF og konserntillitsvalgte. Fornyingsstyrets hovedformål er å styre gjennomføringen av de regionale standardiseringsprogrammene, og å tilse at det realiseres nytteeffekter i helseforetakene som følge av innføring av de regionale standardene. Det er etablert en samlet masterplan for de seks strategiske programmene. Masterplanen er fornyingsstyrets ledelsesverktøy, hvor formålet er å sikre at planene er koordinerte, gjennomførbare og bidrar til å realisere Helse Sør-Øst RHFs overordnede strategiske mål.
Sykehuspartner
God virksomhetsstyring, styrket kundefokus og en utvidet organisasjon danner et godt grunnlag for økende tillit til Sykehuspartner. Sykehuspartner har i all hovedsak en mer stabil og robust drift av IKT- systemene enn tidligere år, selv om det fortsatt jobbes med forbedringer. Det er etablert måling på ulike KPIer for å få en faktabasert status og et bedre grunnlag å vurdere utviklingen på. Sykehuspartner har økt kapasiteten for prosjektressurser betydelig, men realiseringen av den regionale IKT-strategien øker behovet slik at det fortsatt er en presset ressurssituasjon. Sykehuspartner har iverksatt et ambisiøst rekrutteringsprogram for å øke kapasiteten av egne ressurser ytterligere. Det leveres også gode resultater innen områdene HR-tjenester, brukerstøtte og innkjøp og logistikk. Sykehuspartner ligger noe under budsjett, men det er iverksatt tiltak for å sikre balanse ved årets slutt.
Helse Sør-Øst Forsyningssenter
Kvaliteten på leveranser fra forsyningssenteret er god, og den beste indikatoren på dette er at helseforetakene bruker forsyningssenteret i større grad. For 2013 er helseforetakene gjennom
Oppdragsdokument gitt et omsetningsmål. For 2013 vil det rapporteres for hvert helseforetak mot dette målet. Mål for foretaksgruppen totalt sett er en økning av volum fra 2012 på 20 prosent, mot en total omsetning på 452 millioner kroner. For første tertial var målsetningen en omsetning på 124 millioner kroner, mens foretaksgruppen handlet for 134 millioner kroner. Dette tilsvarer en måloppnåelse på 107,5 prosent, noe som er meget tilfredsstillende.
En av hovedgrunnene til denne økningen utover målsetning, er at Sykehuspartner innkjøp og logistikk har jobbet systematisk med å tilføre forsyningssenteret et riktig vareutvalg som helseforetakene har behov for.
Helseforetakenes Innkjøpsservice AS (HINAS)
De totale innkjøpskostnadene i Helse Sør-Øst var i 2012 på 21 milliarder kroner. HINAS forvalter nasjonalt koordinerte avtaler for rundt 2,6 milliarder kroner. Om lag halvparten av disse tilhører Helse Sør-Øst. HINAS håndterer en avtaleportefølje tilsvarende 6 prosent av de totale innkjøpskostnadene i Helse Sør-Øst.
HINAS har i løpet av første tertial 2013 etablert nye nasjonale avtaler på vikartjenester, leiebil, dialyse, kirurgiske behandlingsprodukter og sikkerhetskanyler. HINAS har i første tertial ansatt ny administrerende direktør, Harald Johnsen. HINAS har så langt ikke lyktes med å rekruttere administrerende direktør til den nasjonale kompetanseenhet for innkjøp.
14 Luftambulansetjenesten ANS
Resultatet for Luftambulansetjenesten ANS ved utgangen av april er positivt og 11,2 millioner kroner bedre enn budsjettert. Dette er i hovedsak knyttet til drivstoffkompensasjon, diverse operative utgifter og luftfartsavgifter samt lavere utgifter enn budsjettert på innleid ressurs for Svalbard.
Ambulanseflyene har i første tertial flydd 3 310 timer. Dette er 21 timer under budsjett. Til sammenligning var produksjonen første tertial i fjor 3 237 timer. Tilgjengeligheten for perioden ble 94,4 prosent.
Ambulansehelikoptrene har i første tertial flydd 2 804 timer. Dette er 212 timer over budsjett. I fjor på samme tidspunkt var produksjonen 2 613 timer. Tilgjengeligheten for Lufttransports ambulansehelikoptre var 94,7 prosent i første tertial. Tilgjengeligheten for NLA var 98,2 prosent i samme periode.
Utviklingen hittil i år viser dermed noen avvik i forhold til budsjett. Likeså viser timeproduksjon for helikopter et større forbruk enn budsjettert. Dette kan jevnes ut gjennom året, men utviklingen følges nøye.
Helsetjenestens Driftsorganisasjon for Nødnett HF (HDO)
Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett er etablert som nytt helseforetak fra 1. juni 2013. Det nye helseforetaket blir et nasjonalt helseforetak, eid av de fire regionene i fellesskap.
Nødnettet er det nye landsdekkende digitale radiosambandet for nød- og beredskapsetatene. De tre nødetatene brann, helse og politi trenger et robust og moderne sambandssystem med nødvendig funksjonalitet for å møte utfordringer både i sitt daglige arbeid og ved særskilte hendelser. Innføring av nødnett innebærer en overgang fra gammel analog radioteknologi til en digital løsning med utvidet funksjonalitet, bedre talelyd og avlyttingssikret kommunikasjon. Nødnett bidrar til at etatenes
radiosamband tilfredsstiller operative og sikkerhetsmessige krav. De regionale helseforetakene har et tett samarbeid med Helsedirektoratet, som har det overordnede ansvaret for innføring av nødnett i
helsetjenesten.
Det nye helseforetaket, Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF, er et driftssenter for
helsetjenestens bruk av nødnettet. Helseforetaket har brukerstøtte, overvåking og feilretting hele døgnet - hele året. Det skal yte bistand til helsepersonell som jobber på legevakt, AMK, ambulanse og akuttmottak i kommuner og helseforetak. Helseforetaket skal yte bistand til helsetjenestens brukere av nødnettet.
6. Mobilisering av medarbeidere og ledere
Involvering av medarbeidere
Alle foretak har lagt frem sine resultater fra medarbeiderundersøkelsen som ble gjennomført i 3. tertial 2012 for arbeidsmiljøutvalg, foretakets ledelse og styret. Arbeidet er preget av en stadig større åpenhet og flere foretak legger ut enhetsrapporter og handlingsplaner på intranett tilgjengelig for alle medarbeidere.
I 1. tertial er det fokus på involvering av medarbeidere og ledere gjennom oppfølgning på undersøkelsen fra 2012. Alle foretak har tatt i bruk elektronisk oppfølgingsverktøy og oppfølging skjer i lederlinjen hvor overordnet leder følger opp sine underordnede enheter. Som vist i Figur 38 er det fremgang i den opplevde oppfølgning ved de fleste foretak.
Bemanningsutvikling og sykefravær
Bemanningsutviklingen i første tertial er preget av merforbruk. Målt i brutto månedsverk er avviket på gjennomsnittlig 636 månedsverk for hele regionen. Dette er 1,2 prosent eller 669 brutto månedsverk høyere enn samme periode i 2012.
Avviket er i all hovedsak konsentrert om hovedstadsforetakene hvor Akershus universitetssykehus HF har det største avviket. Sykehuspartner har et gjennomsnittlig mindreforbruk på 42 månedsverk. Dette kan på sikt bli en utfordring da det knytter seg til manglende rekruttering av ansatte med IKT kompetanse. Det vises for øvrig til totaloversikt i Figur39 og detaljer i Tabell 34.
Sykefraværet utvikler seg noe uvanlig i årets første kvartal. I januar 2013 er fraværet på 8,3 prosent, noe som er det høyeste som er registrert de siste fire årene. Februar bryter med det vanlige sesongmønsteret og faller til 8,1 prosent som er på nivå med 2011. I mars reduseres sykefraværet ytterligere til 7,4 prosent, og dette er en stor forbedring fra februar og en markant bedring fra de to foregående år. Korttidsfraværet indikerer at det er den tidlige influensaen ved årsskiftet som forskyver de vanlige sesongsvingningene.
Det har vært en betydelig innsats ved foretakene for å redusere fraværet som følge av den negative utviklingen i 2012. Sykefraværet viser klare forbedringer i første kvartal 2013, men det er ennå for tidlig å si om dette er en stabil tendens. Det er en rekke punkter som er verd å merke ved utviklingen ved enkelte foretak:
• På tross av en krevende bemanningssituasjon reduserer Akershus universitetssykehus HF i mars sykefraværet med 1,0 prosentpoeng i forhold til forrige år. Tilsvarende forbedring ved Oslo universitetssykehus HF og Vestre Viken HF er på henholdsvis 0,5 og 0,8 prosentpoeng
• Sørlandet sykehus HF og Sykehuset Telemark HF har et sykefravær på under 7 prosent, noe som er positivt så tidlig på året
• Sykehuset Østfold HF ligger fortsatt med det høyeste fravær i regionen og er det eneste foretak som bare har en marginal reduksjon av fraværet i mars sammenlignet med forrige år
Andel deltid
Gjennom hele første tertial ligger deltidsandelen stabil samtidig som juridisk og korrigert stillingsprosent fortsetter å øke. Korrigert for de som arbeider deltid på grunn av ulike individuelle forhold som for eksempel rettighetspermisjoner, delvis uførepensjon og godkjente bierverv ved høgskole/universitet er deltidsandelen nå nede på 25,1 prosent. Den største reduksjon i deltid kom i forbindelse med
”deltidsdugnaden” i første tertial 2012. Senere har det vært en liten, men stabil forbedring fra måned til måned.
Uønsket deltid er nå redusert til et svært lavt nivå og flere foretak forventer i løpet av 2013 å kunne melde at alle som ønsker høyere stillingsandel kan få det, hvis de aksepterer stillinger på tvers av enheter eller stillinger i interne bemanningsenheter. Samtidig rapporteres det at det er vanskelig å redusere deltidsnivået ytterligere siden resten av de fast ansatte i deltidsstillinger ønsker å jobbe deltid.
Dersom det skal realiseres ytterligere forbedringer i forhold til nåværende nivå vil det kreve et skifte fra deltids- til heldtidskultur blant de ansatte. Spesielt ved foretakene utenfor hovedstadsområdet er det en forventning om at en kan jobbe deltid om en ønsker det. Se Tabell 37 for detaljer.
Antall midlertidig ansatte
Innsatsen for å redusere andelen av deltidsansatte blant de faste ansatte har gitt resultater og har stabilisert seg. I forlengelsen av dette er det ved foretakene gjort et arbeid for å redusere bruken av midlertidig ansatte og øke bruken av faste stillinger i tråd med oppdragsdokumentets føringer. Ved utgangen av første tertial var det ansatt 76 785 personer i Helse Sør-Øst. Det er 1 888 færre enn samme tidspunkt i 2012.
Reduksjonen skyldes i høy grad at antall midlertidige ansatte er redusert.
Som vist i Figur 41 er det antall ekstrahjelp og vikarer som er redusert og bruken av engasjementer er konstant. Reduksjonen skyldes i høy grad at det er gjort en stor ryddejobb rundt ekstrahjelp, spesielt på Oslo universitetssykehus HF. Dersom en ser på midlertidig ansatte målt i brutto månedsverk er bildet noe annerledes. Arbeidsmengden fra midlertidig ansatte er stort sett tilsvarende eller litt høyere enn i samme periode 2012. Dette indikerer at selv om ryddingen gir gode resultater er det fortsatt er et betydelig potensial for å øke bruken av fast ansatte.
16 Riktig bemanning med riktig kompetanse
Strategisk kompetanseutvikling er et satsingsområde i Helse Sør-Øst. Riktig bemanning med riktig kompetanse på rett sted er avgjørende for å sikre god diagnostikk og behandling, pasientsikkerhet, høy kvalitet og effektiv bruk av ressurser på alle tjenesteområder. Det er derfor nødvendig å vurdere hva slags kompetanse helseforetakene trenger fremover og planlegge hvordan man skal få tak i eller utvikle denne.
Dette er forankret i Oppdragsdokumentet til Helse Sør-Øst 2013 og i Helse Sør-Øst RHFs Plan for strategisk utvikling 2013-2020.
Det fremtidige kompetansebehov og tilgang til arbeidskraft påvirkes især av tre faktorer:
• Medisinskfaglig og teknologisk utvikling
• Demografiske endringer: Økende andel eldre og endring i forsørgerbyrde
• Samhandlingsreformen og fremtidige helsepolitiske reformer og prioriteringer
På regionalt nivå har det i 1. tertial pågått et arbeid i regi av prosjekt strategisk kompetanseutvikling. Helse Sør-Øst RHF har satt sammen en foreløpig faktapakke til hvert enkelt foretak om tilgjengelig kompetanse og sammenfattet beskrivelser av faktorer som forventes å påvirke behovet for kompetanse og arbeidskraft.
Med utgangspunkt i det beskrevne materialet vil foretakene i løpet av 2. tertial gi tilbakemelding på følgende punkter:
• Verifisere kompetanseoversikt og beskrive fremtidige kompetansebehov og -utfordringer for helseforetaket
• Identifisere sårbare fagmiljøer i helseforetaket
• Beskrive iverksatte og planlagte tiltak som kan imøtekomme fremtidige kompetansebehov og redusere sårbarhet
Hensikten med denne gjenomgangen er å få en oppdatert oversikt over regionens kompetansesituasjon på kort og på mellomlangt sikt.
Nasjonal ledelsesutvikling (NLU)
Helse Sør-Øst leder også i 2013 styringsgruppen for NLU og er administrativt ansvarlig for det daglige arbeidet. Foruten drift og utvikling av Nasjonalt topplederprogram og Nasjonal direktørsamling, er det i første kvartal 2013 arbeidet med å sluttføre arbeidet med Nasjonal Plattform for ledelse i helseforetak og legge plan for oppfølging og videreutvikling av oppdraget.
Helse Sør-Øst RHF søker samarbeid på tvers av regionene og det er i første kvartal laget planer for samarbeid på tvers av regionene på områder som lederrekruttering, -utvikling og –oppfølging, rammeverk for ledelse og ledelse i profesjonsutdanningene. NLU er i ferd med å nedsette en ressursgruppe for ledelse i helseforetak som skal være både en tenketank for ledelse og en rådgiver for de nasjonale tiltakene.
7. Bærekraftig utvikling og god økonomistyring
Økonomi
Per april er det et negativt resultat på 196 millioner kroner, med et negativt budsjettavvik på 232 millioner kroner. Etter samme periode 2012 var det et negativt budsjettavvik på 65 millioner kroner. Budsjettavvik i forhold til brutto driftsinntekter ligger for Helse Sør-Øst på minus 0,9 prosent. Hovedårsakene til det negative budsjettavviket er fortsatt knyttet til noe lavere aktivitet enn budsjett og høyere bemanning med tilhørende merkostnader. Det er likevel en positiv utvikling i april hvor antall polikliniske konsultasjoner på alle tjenesteområder er høyere enn planlagt og merforbruket i antall månedsverk er noe lavere enn gjennomsnittet for tidligere måneder.
Til tross for et svakt resultat per 1. tertial samlet for foretaksgruppen er det en rekke foretak med positive resultater. Både Sykehuset Innlandet HF og Sykehuset i Vestfold HF leverer i tillegg positive budsjettavvik
per 1. tertial. Det er fortsatt Akershus universitetssykehus HF og Oslo universitetssykehus HF som har de største negative budsjettavvikene.
Ved Akershus universitetssykehus HF er det negative resultatet med tilhørende budsjettavvik per april på 103 millioner kroner. På kostnadssiden er hovedavviket på lønn og innleie, og utgjør 66 millioner kroner, mens gjennomsnittlig overforbruk i antall brutto månedsverk er 323 i forhold til budsjett. Utfordringene til foretaket er forsterket gjennom første tertial, men foretaket har foreløpig ikke endret på prognosene for 2013. Det ble lagt frem en detaljert tiltaksplan for styret 29. mai med effekter av tiltak som følge av programmet for driftsutvikling og kostnadskontroll.
I styremøte i Helse Sør-Øst RHF den 25. april styresak 028-2013 Aktivitets-, kvalitets- og økonomirapport per mars 2013 ble følgende vedtatt: ”Styret ber om særskilt oppfølging av og støtte til Akershus
universitetssykehus HF, ved at det utarbeides og følges opp månedlige prognoser for resultatutviklingen, hvor tiltak for forbedring av det økonomiske resultatet er innarbeidet.”
Det er gjennomført et samarbeid mellom Akershus universitetssykehus HF og Helse Sør-Øst RHF for på kort sikt å analysere og benchmarke pasientstrømmer, aktivitet, kostnadsutvikling, bemanning,
bemanningssammensetning og resultatutvikling med fokus på avvikene så langt i 2013. Dette arbeidet har gitt foretaket innsikt og hjelp til å utarbeide prognoser og tiltak for høsten og kvalitetssikre budsjettet for 2014. Det vises for øvrig til egen temasak ”Ahus - vurderinger av kapasiteten og situasjonen” for en ytterligere beskrivelse av situasjonen.
Status nytt østfoldsykehus (PNØ)
Prosjektet pågår og gjennomføres i henhold til forutsatte planer. Ved utgangen av første tertial 2013 hadde prosjektet en virkelig fremdrift på 43,9 prosent mot planlagt 44,4 prosent. Hovedaktivitetene i perioden har vært:
• Oppfølging av pågående arbeider på byggetomten. Grunn- og fundamenteringsarbeidene og Offentlige veianlegg er avsluttet. Råbyggarbeidene har nådd en ferdiggrad på 97 prosent for Sengebygg og Behandlingsbygg. Det pågår montasje av fasadeelementer og de tekniske entreprisene har startet opp
• Etablering av omforent styringsplan for alle entrepriser som danner basis for styring av produksjon frem til 31.12.14. De store entreprisene innen Bygg og Teknikk er kontrahert, og utstyrsanskaffelsene har kommet i gang.
Det er ikke registrert avvik som forstyrrer forutsatte planer for fremdrift eller økonomi. Det vil bli utarbeidet en egen tertialrapport for prosjektet som legges frem som egen styresak.
På bakgrunn av den sammensatte IKT-utfordringen for det nye sykehuset i Østfold kombinert med flere aktører og delt budsjettansvar, har PNØ fått et utvidet styringsansvar for IKT fra 01.01.13. Det er arbeidet med å avklare ansvarsfordeling mellom PNØ, Helse Sør-Øst RHF, Sykehuspartner og Sykehuset Østfold HF, samt at ny struktur og organisering av IKT-området er etablert.
8. Samhandlingsreformen
Per 1. tertial har foretakene fakturert kommunene for utskrivningsklare pasienter i større grad enn budsjettert. Antall utskrivningsklare pasienter er likevel redusert gjennom 1. tertial og kan være et uttrykk for at kommunenes mulighet til å ta imot utskrivningsklare pasienter er bedret. Aktiviteten innen
kommunal medfinansiering er for regionen nær det budsjetterte og det er fortsatt store variasjoner mellom foretakene.
Etablering av kommunalt døgnbaserte plasser for øyeblikkelig hjelp er et fokusert område for foretakene i 2013 hvor de bidrar til god kvalitet på tilbudene for å understøtte en overføring av oppgaver til
kommunene. Det er nå totalt 86 kommuner i regionen som er gitt tilskudd til oppstart av akuttilbud. 49
18
nye kommuner har søkt om tilskudd i 2013. Helsedirektoratet har gitt tilskudd til 22 kommuner, med en ramme på 48,9 millioner kroner.
Det ble avholdt halvårlig kontaktmøte med Kommunenes Sentralforbund i regionen 13. mai. Partene i kontaktmøtet vil fortsette innsatsen med å spre informasjon og kunnskap i bruk av eksisterende data for å få hensiktsmessig styringsinformasjon som grunnlag for beslutningsprosesser både i kommunene og i spesialisthelsetjenesten. Kontaktmøtet påpeker viktigheten av god dialog i saker som angår begge parter.
9. Involvere brukerne og gi dem innflytelse
Brukerutvalget er Helse Sør-Øst RHF sitt fremste organ for brukermedvirkning. Det er føringer om representasjon fra alle virksomhetsområder, somatikk, TSB og psykisk helsevern. Pårørende,
minoritetsgrupper og eldre skal være representert. Alminnelige prinsipper for geografisk og kjønnsmessig representasjon gjelder. Nåværende brukerutvalg ble oppnevnt av styret for Helse Sør-Øst RHF med funksjonstid fra 1.10.2011 til 30.09.2013. Prosess for oppnevning av nytt brukerutvalg er startet, med forberedelse til styresak om revidert mandat og dialog med organisasjonene.
I samsvar med prinsippene for brukermedvirkning legges det godt til rette for medvirkning fra utvalgets representanter i prosesser og prosjekt som ledes av Helse Sør-Øst RHF. Dette gjelder både saker/prosjekt og rådgivende organ som angår forbedringer innen enkelte fagområder, og mer generelt i arbeid med forbedring av pasientadministrative forhold, samhandling, kvalitet og pasientsikkerhet.
Brukerutvalget retter i samsvar med St. meld. 10 om kvalitet og pasientsikkerhet, stadig større fokus mot medvirkning på individnivå. Blant annet hadde den årlige konferansen med brukerorganisasjoner i april dette fokus. En arbeidsgruppe utgått fra brukerutvalget medvirker i arbeidet med hovedprosesser i Helse Sør-Øst RHF. I første tertial har fokus vært rettet mot årlig melding og oppstart av arbeid med økonomisk langtidsplan.
Som ledd i egen utviklingsprosess var det engasjert en prosessleder som ledet brukerutvalgets prosess for å få mer innflytelse gjennom prioritering og enda bedre og mer effektive møter.
10. Kommunikasjon og omdømme
Mediedekning
I perioden 1. januar til 30. april 2013 var det total cirka 11 700 presseklipp der det regionale helseforetaket eller ett av helseforetakene var omtalt.
Figur 7: Antall presseklipp uke for uke i de fire regionene i første tertial 2013
Sakene som ga særlig store utslag i antall medieklipp i regionen i perioden var diskusjonene om
krefttilbudet ved Sørlandet sykehus HF, vurdering rundt kvinneklinikk i Sykehuset Innlandet HF, kapasitet ved Akershus universitetssykehus HF og kjøp av karttjenester ved flere av helseforetakene, influensa (tidlig på året) ved Oslo universitetssykehus HF, rus- og psykiatritilbudet i Vestre Viken HF og forskningsstoff ved Oslo universitetssykehus HF.
Figur 8: Antall medieklipp fordelt på helseforetak i først tertial 2013.
Presseklippene i Helse Sør-Øst, der det regionale helseforetaket eller helseforetakene er nevnt, vektes rutinemessig av det regionale helseforetaket. Oppslagene vektes som positive, nøytrale eller negative.
Vektingen gir aldri et objektivt bilde, men gir et inntrykk av vinklingen på saken som omtaler virksomheten og den gir også et inntrykk av utviklingen over tid.
Foretakene Helse Sør-Øst RHF
Tertial Positiv Nøytral Negativ Positiv Nøytral Negativ
1 tert 2012 16 % 55 % 29 % 15 % 54 % 31 %
2 tert 2012 17 % 64 % 19 % 22 % 54 % 24 %
20
1 tert 2013 20 % 65 % 15 % 21 % 64 % 15 %
Tabell 2: Vekting av medieoppslag for foretakene samlet og for Helse Sør-Øst RHF.
Sunnaas sykehus HF er i perioden helseforetaket med størst andel positive mediesaker, sammen med Oslo universitetssykehus HF, Sykehuset i Vestfold HF og Sykehusapotekene. Sørlandet sykehus HF var det helseforetaket med størst andel negative mediesaker.
Elektroniske kanaler
Om lag 1,6 millioner mennesker var innom nettsidene til ett av helseforetakene eller det regionale helseforetaket i første tertial, det er om lag 680 000 flere enn i andre tertial 2012. Foretaksgruppen tok i bruk nytt statistikkverktøy fra 1. mai 2012, og har derfor ikke sammenliknbare tall for perioden før neste tertial.
Om lag 113 000 unike brukere var innom det regionale helseforetakets nettsider, www.helse-sorost.no i første tertial. Disse gjennomførte om lag 613 300 transaksjoner, det vil si at de klikket seg inn på sider, lastet ned dokumenter eller klikket på lenker. I snitt var de inne i cirka 4 minutter. De mest leste nyhetssakene i første tertial var; pressemelding om ny administrerende direktør, månedens forsker, innovatøren mars 2013, om at de fleste sykehusansatte er fornøyde med sjefen, om tilbudet til rusmiddelmisbrukere, og om midler til brukerorganisasjoner.
Nyhetsbrevet fra det regionale helseforetaket sendes ukentlig til vel 3 500 mottakere. Helseforetakene har i ulik grad tatt i bruk sosiale medier. Dette gjøres ut fra lokale vurderinger. Det regionale helseforetaket bruker Twitter, og har per utgangen av første tertial 1 690 følgere.
Målinger om tillit og inntrykk
Helse Sør-Øst RHF gjennomførte i mars 2013 en tillitsmåling i befolkningen i tråd med måling som ble gjort i september 2012, og seks tilsvarende målinger i 2011. Målingen er gjennomført av selskapet Respons analyse. I målingene blir det spurt om i hvilken grad befolkningen har tiltro til at de vil få den
behandlingen de trenger når de trenger den.
80 prosent av de spurte oppgir at de har meget eller ganske stor tiltro til at de vil få behandlingen de trenger hvis de har behov for sykehusbehandling. I september var denne 79 prosent. Oppgangen i tiltroen er for liten til å være statistisk signifikant, men bekrefter framgangen fra mars (77 prosent) til september i fjor. I tidligere målingen har andelen meget eller ganske stor tiltro ligget mellom 77 og 82 prosent. Sett i forhold til de ulike sykehusområdene innenfor Helse Sør-Øst, ser vi imidlertid at den samlede tiltroen er relativt stabil i alle 8 områdene. Høyest tiltro i denne målingen finner vi i Oslo med 84 prosent.
Figur 9:Figuren viser tiltro til tjenesten fordelt på ulike sykehusområder.
Tallene viser andelen som har ”meget stor” eller ” ganske stor” tiltro til at de vil få behandlingen de trenger. Det spørres ikke om tiltro til navngitte helseforetak/sykehus. Tallene framkommer ved at bosted kobles til svaret.
På spørsmål om hvilket inntrykk de har av Helse Sør-Øst RHF som eier sykehusene i regionen svarer 54 prosent av de spurte at de har et meget eller ganske godt inntrykk av Helse Sør-Øst RHF. Dette er en tydelig framgang fra september, da 49 prosent hadde et godt inntrykk.
Med en så klar framgang i inntrykket totalt sett er det også naturlig at det stort sett er framgang for de aller fleste sykehusområdene. Størst er framgangen i Vestfold, som går fra 50 prosent til 62 prosent.
Vurdering/tiltak
Den mest tydelige endringen i forhold til forrige måling av omdømmet er at inntrykket av Helse Sør-Øst RHF er tilbake på nivået fra samme periode i fjor. Samtidig øker også befolkningens tiltro til at de vil få den behandlingen de trenger hvis de har behov for sykehusbehandling.
Også i denne perioden har helseforetakenes ledere i ansvarsposisjoner vært synlige og bidratt til å sette saker i en større sammenheng slik at begrunnelser og mål for endringer blir tydeligere. Dessuten har helseforetakene og det regionale helseforetaket vært opptatt av å korrigere medieoppslag når det er feil som presenteres.
Helse Sør-Øst RHF vil framover styrke arbeidet med å øke kunnskapen om det regionale helseforetakets arbeid og rolle. I første tertial har det blitt sendt ut 12 pressemeldinger om ulike resultater i virksomheten, både knyttet til pasientsikkerhet og kvalitet, samt funksjons- og oppgavefordeling. Pressemeldingene har blitt gjengitt i flere region- og lokalaviser, samt andre fagtidsskrifter og etermedier.
77%
76%
80%
79%
82%
84%
80%
74%
75%
77%
77%
82%
79%
82%
81%
77%
0% 20% 40% 60% 80% 100%
Østfold Vestre Viken Vestfold Telemark Sørlandet Oslo Innlandet Akershus
September Mars
22
11. Risikovurdering
Samlet risikovurdering for Helse Sør-Øst per 1. tertial 2013
Det legges til grunn at virksomheten skal utøves i samsvar med gjeldende lover, retningslinjer og i tråd med de styringskrav som Helse- og omsorgsdepartementet fastsetter i oppdragsdokument og
foretaksmøte, samt øvrige vedtak som fattes av styret i Helse Sør-Øst RHF. Effektiv styring forutsetter at det er etablert en internkontroll i virksomheten som kan bidra til å forhindre styringssvikt, feil og mangler.
I arbeidet med videreutvikling av god virksomhetsstyring i Helse Sør-Øst inngår risikovurderinger som en naturlig del. Løpende risikovurdering forutsettes å være et av grunnlagene for styringsdialogen internt i det enkelte helseforetak, inn mot helseforetakets styre og mellom helseforetakene og Helse Sør-Øst RHF.
Helseforetakene rapporterer hver måned på de fem prioriterte målene for Helse Sør-Øst og hvert tertial for alle aspekter ved driften til Helse Sør-Øst RHF. Risikovurdering i forhold til månedsrapporter til eget styre danner grunnlag for tiltak for å redusere risiko og er styrenes ansvar.
Ved uønskede forhold av alvorlig medisinsk eller driftsmessig art, påviste lovbrudd eller alvorlige funn påvist ved interne revisjoner eller tilsyn som har konsekvenser for pasientbehandling, økonomi eller omdømme, skal dette likevel meldes til Helse Sør-Øst RHF uten opphold selv om forholdet med tiltak tas inn i risikovurderingen.
Fremsendelse av den styrebehandlede risikovurderingen endrer ikke på ansvarsposisjonene i
foretaksgruppen og erstatter ikke løpende dialog mellom nivåene, men skal være innspill til den samlede risikovurdering for foretaksgruppen. Risikoreduserende tiltak er et ansvar for det enkelte styre i
helseforetakene.
Risikovurdering innebærer å identifisere risikoer som kan true oppfyllelsen av virksomhetens mål og krav.
Med bakgrunn i mål og krav er den et hjelpemiddel for styre og ledelse til å identifisere hvilke områder som bør ha størst prioritet i kommende periodes internkontrollarbeid. Videre vil risikovurderingen gi grunnlag for risikostyringen av virksomheten gjennom å angi tiltak og prioriteringer for hva som bør følges opp.
Risikovurderingen i seg selv gir også en fremstilling som viser omverdenen hvilke områder som gis spesielt ledelsesmessig fokus i Helse Sør-Øst RHF og helseforetaksgruppen i 2013. Risikostyringen forutsetter at det utarbeides gode tiltaksplaner for de områdene som er forbundet med uakseptabel risiko.
Risikovurderingen for første tertial 2013 bygger på tidligere risikovurderinger for foretaksgruppen, korrigert for de nye utfordringene som fremkommer i oppdragsdokument 2013 og
foretaksmøteprotokoller hittil i året. Innspill med oversikt over den løpende risikovurderingen for alle helseforetakene er også med som grunnlag for det regionale helseforetakets vurdering.
Brukerutvalg og konserntillitsvalgte i Helse Sør-Øst RHF får seg forelagt overordnet risikovurdering og gis anledning til å gi innspill før denne fremmes for styret som del av tertialrapporteringen.
Risikovurderingen legges også frem for styrets revisjonskomité som blant annet vurderer behov for endringer i revisjonsplanene.
Mange av innspillene omfatter områder og tema som er viktige i forhold til driften av et enkelt
helseforetak eller til og med en enkelt avdeling ved et helseforetak. Metodisk organiseres og kategoriseres alle innspill for å gi en hensiktsmessig overordnet oversikt over hvordan de påvirker helseforetaksgruppen som helhet. Gjennom dette arbeidet defineres de områdene som inngår i den overordnede
risikovurderingen, og som vurderes som kritiske suksessfaktorer i forhold til foretaksgruppens oppgaveløsning.
For alle områder gjøres en vurdering av hva som er sannsynligheten for at foretaksgruppens mål og krav ikke vil bli oppfylt. Samtidig vurderes de samme områdene i forhold til hva som vil bli konsekvensen av at området ikke håndteres på en god nok måte. Vurderingene gjøres ut fra følgende skala:
Sannsynlighet: 1: Meget liten 2: Liten 3: Moderat 4: Stor 5: Svært stor
Konsekvens: 1: Ubetydelig 2: Lav 3: Moderat 4: Alvorlig 5: Svært alvorlig
I Risikomatrise per 1. tertial 2013, se Tabell 3, vises hvordan områdene ut fra vurdert sannsynlighet og konsekvens kategoriseres i forhold til risiko på en skala fra lav til kritisk. All virksomhet er forbundet med risiko, men noe risiko er akseptabel. For foretaksgruppen blir områder som defineres med ”lav” risiko (grønn farge) ikke videre omtalt. For alle områder som er forbundet med ”moderat”, ”høy” eller ”kritisk”
risiko skal det synliggjøres hvilke tiltak som gjennomføres for å redusere risiko og når det forventes av tiltakene har fått ønsket virkning. Oversikten over dette er tatt inn i Tabell 4.
De områdene som vurderes å innebære mer enn akseptabel risiko etter 1 tertial er:
Sannsynlighets- og konsekvensvurdering av
risikoområdene Sannsynlighet Konsekvens
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
1 Ventetiden er redusert og pasienten opplever ikke
fristbrudd X X
2 Pasientsikkerhet og pasientadministrative systemer X X
3 Arbeidsmiljø X X
4 Økonomisk handlingsrom X X
5 Teknologi X X
6 Behandlingskapasitet og fagutvikling X X
For disse områdene har det regionale helseforetaket iverksatt tiltak som fremgår av
Endringer i risikovurderingen siden forrige vurdering
Det er ikke tilfredsstillende at arbeidet med reduksjon av ventetid og fjerning av fristbrudd ikke ser ut til å føre til ønskede resultater fort nok. Flere helseforetak har likevel påvist at de tiltakene som er iverksatt begynner å føre til reduksjoner. Etter første tertial 2013 har Sunnaas sykehus HF rapportert om 60 dager gjennomsnittlig ventetid og ingen pasienter med fristbrudd, mens både Sykehuset i Vestfold HF,
Sykehuset Innlandet HF, Sykehuset Telemark HF og Sørlandet sykehus HF rapporterer om under 65 dager ventetid og andel fristbrudd som er i god utvikling selv om målet om null fristbrudd ennnå ikke er nådd.
Vurderingen av sannsynlighet for dette området er derfor redusert selv om området fortsatt vurderes å være forbundet med ”kritisk” risiko.
For de øvrige områdene som inngår i risikobildet vurderes risiko fortsatt å være omtrent på samme nivå som ved forrige vurdering og disse vil derfor også fortsatt ha stor grad av ledelsesmessig fokus fremover.
Av tiltakene som er iverksatt eller planlagt for å redusere risiko, kan spesielt nevnes:
1 Ventetiden er redusert og pasienten opplever ikke fristbrudd
Det er etablert særskilte oppfølgingsopplegg blant annet for langtidsventende. Status oppsummeres månedlig. Det er videre etablert innrapporteringsrutiner for konkrete tiltak med målbilde månedlig for de enkelte helseforetak. Utviklingen følges kontinuerlig og det er etablert særskilt oppfølging. Det planlegges smale anskaffelser av tjenester fra private leverandører for å avhjelpe avdekkede kapasitetsbehov. Dette konkret hva gjelder mammografi.
2 Pasientsikkerhet og pasientadministrative systemer
Tiltakspakkene til Nasjonal Pasientsikkerhetskampanje er i ferd med å bli implementer ved
helseforetakene i Helse Sør-Øst, hvilket forusettes å ha positiv effekt på pasientsikkerhet. Prosjektet
”Glemt av sykehuset” har avdekket forbedringspotensial i de pasientadministrative systemer og har
24
avstedkommet flere konkrete handlingspunkter som vil bli implementert. Helse Sør-Øst RHF
gjennomfører et omfattende arbeid for å sikre at helseforetakene lukker avvik som er påvist i rutinene omkring elektronisk pasientjournal og pasientadministrativt arbeid. Prosjektet planlegges videreført frem til juni 2014. Helse Sør-Øst følger de kvalitetsindikatorer som er publisert av Helsedirektoratet og Kreftregisteret, og vil bruke disse til å bidra til å initiere målrettete forbedringstiltak.
3 Arbeidsmiljø
Det er gjennomført et arbeid for å fremskaffe bedre oversikt over omfang og årsaker til brudd på arbeidstidsbestemmelsene i samtlige foretak. Dette har lagt grunnlaget for tiltak innen ressursstyring, samarbeid med andre relevante aktører, rapportering av svikt og opplæring av ledere/tillitsvalgte.
Det er også iverksatt tiltak for erfaringsutveksling mellom helseforetakene.
4 Økonomisk handlingsrom
Helseforetak som har underskudd og/eller står overfor særskilte utfordringer som følge av byggeprosjekter eller annen omstilling følges opp spesielt. For alle investeringer gjennomføres systematisk og planmessig prioritering og gevinstrealisering. Det tilrettelegges for bedre økonomi- og virksomhetsstyring ved innføring av felles datavarehusløsning og økonomi-/logistikksystem og et ensartet kostnadsoppfølgingssystem etter norsk standard 3454 er innført innen forvaltning, drift og vedlikehold av bygningsmassen.
5 Teknologi
Noen av de konkrete risikoreduserende tiltak er å etablere mer sikker og stabil drift av IKT porteføljen i Sykehuspartner. Det arbeides med etablering av felles IKT plattform inkludert nødvendig
oppgradering til standard infrastruktur som grunnlag for etablering av felles regionale systemer.
Likeledes skal det sikres nødvendig prioritering av re-investeringer av IKT-utstyr.
For å understøtte disse tiltakene gjennomføres sterkere porteføljestyring, styrket strategisk- og ledelsesmessig kompetanse og gjennomføringskapasitet i Sykehuspartner ved etablering av tydeligere skille mellom drift- og prosjektorganisasjon
6 Behandlingskapasitet og fagutvikling
Det er igangsatt et konkret og omfattende arbeid for å analysere kapasitetssituasjonen i
hovedstadsområdet. Arbeidet har et kortsiktig og et mer langsiktig perspektiv. Tiltak for å følge opp samhandlingsreformen videreføres. Det er igangsatt forberedende arbeid og behovsvurderinger knyttet til nye anskaffelser av privat rehabilitering og psykisk helsevern fra 2015. Anskaffelse av tjenester innen privat kirurgi er i ferd med å bli effektuert. Behovsvurdering og innretning av anskaffelsen er gjort for å avhjelpe konkrete kapasitetsbehov.
Generelt vurderes det foreliggende risikobildet i 2013 slik at det ikke foreligger økt risiko for redusert kvalitet eller pasientsikkerhet, og at Helse Sør-Øst vil kunne ivareta sitt ”sørge for”-ansvar på samme nivå som tidligere eller bedre.
Risiskomatrise per 1. tertial 2012
Rød farge: Kritisk Oransje farge: Høy
Gul farge: Moderat
Grønn farge: Lav
Risikokartet inneholder overordnede risikoområder, definert gjennom en vurdering med utgangspunkt i skjema for sannsynlighet og konsekvens
