Felles miljødokument
UTARBEIDET: 27.09.01 ARKIV: RU.2.04 UTGAVE: 1.09
UTARBEIDET AV: HF ENDRET AV: HF SIST ENDRET: 08.10.07
Rutiner_for_avviksbehandling.doc Side 1 av 2 Godkjent av: HF, 08.10.07
Rutine for avviksbehandling
Formål
Oppdage og forebygge avvik på rutiner og utstyr. Med avvik menes mangel på spesifiserte krav fra dokumenterte rutiner og instruksjoner som finnes i miljøstyringssystemet. Avvik som oppdages under den løpende drift og ved interne revisjoner, skal korrigeres, rapporteres og forebygges.
Referanser(eksterne)
NS-EN ISO 14001:2004, pkt. 4.5.2
Omfang
Gjelder alt personell, alle rutiner og alt utstyr som inngår i miljøstyringssystemet.
Ansvarlig
Instituttleder er ansvarlig for at rutinene for avviksbehandling er kjent, og at de er implementert ved enheten.
Miljøkontakt er ansvarlig for å følge opp avviksbehandlingen, og rapportere oppslutningen til instituttleder.
Alle ansatte har et selvstendig ansvar for å bruke disse rutinene slik at feil korrigeres og forebygges.
Beskrivelse
Forebygging
Ved bruk av denne og andre rutiner i UMBs miljøstyringssystem, skal det alltid rapporteres om feil eller uhensiktsmessigheter i rutinen, og avvik eller fare for avvik som følge av dette. På samme måte bør enhver som bruker rutiner eller andre dokumenter i miljøstyringssystemet, foreslå forbedringer i dokumentene slik at systemet blir mer hensiktsmessig og bedre tilpasset UMBs virksomhet.. På denne måten vil vi forbygge og redusere faren avvik og de konsekvenser dette måtte medføre.
Avvik på rutine
1. Den som oppdager avviket, fyller ut første del av avviksrapporten.
2. Avviket meldes til miljøkontakt og faglig ansvarlig så raskt som mulig. Utfylling av årsaksforhold og korrigerende tiltak gjøres av faglig ansvarlig evt. sammen med andre. Det settes frist for når korrigerende tiltak skal være gjennomført.
3. Rapporten underskrives av miljøkontakt og faglig ansvarlig.
4. Rutinen gjennomgås av samtlige berørte mhp.:
• alvorlighetsgrad
• forståelighet
• gjennomførbarhet
• hensiktsmessighet
5. Når korrigerende tiltak er utført, underskriver ansvarlig for gjennomføringen.
6. Miljøkontakt følger opp at tiltakene virker, og miljøkontakt og faglig ansvarlig skriver under på dette.
7. Avviket er ikke lukket før oppfølgingen er bekreftet.
8. Avviket arkiveres hos miljøkontakten inntil avviket er lukket. Deretter går rapporten til arkivering hos arkivansvarlig.
Avvik på instrumenter
1. Den som oppdager avviket, fyller ut første del av avviksrapporten. Husk navn og nummer på instrument, tidspunkt og evt. hvilke registreringer som ble kjørt i det aktuelle tidsrom.
2. Avviket meldes til miljøkontakt og faglig ansvarlig så raskt som mulig. Utfylling av årsaksforhold og
korrigerende tiltak gjøres av faglig leder evt. sammen med operatør. Det settes frist for når korrigerende tiltak skal være gjennomført.
3. Rapporten underskrives av miljøkontakt og faglig ansvarlig.
Felles miljødokument
UTARBEIDET: 27.09.01 ARKIV: RU.2.04 UTGAVE: 1.09
UTARBEIDET AV: HF ENDRET AV: HF SIST ENDRET: 08.10.07
Rutiner_for_avviksbehandling.doc Side 2 av 2 Godkjent av: HF, 08.10.07 4. Rutinen gjennomgås av samtlige berørte mhp.:
• alvorlighetsgrad
• forståelighet
• gjennomførbarhet
• hensiktsmessighet
5. Når korrigerende tiltak er utført, underskriver ansvarlig for gjennomføringen..
6. Miljøkontakt følger opp at tiltakene virker, og miljøkontakt og faglig ansvarlig skriver under på dette.
7. Avviket er ikke lukket før oppfølgingen er bekreftet.
8. Avviket arkiveres hos miljøkontakten inntil avviket er lukket. Deretter går rapporten til arkivering hos arkivansvarlig.
Annen dokumentasjon
UMH.1.01 UMBs miljøhåndbok, punkt 4.5.2 FS.3.03 Skjema for avviksrapport
FS.3.09 Skjema for revisjonsavvik