DEN NORSKE KIRKE Kirkelig fellesråd i Sarpsborg

(1)

DEN NORSKE KIRKE

Kirkelig fellesråd i Sarpsborg

Adresse: Tlf/faks E-post/Internett: Org.nr.:

Pb 237 Tlf: 69116800 kirkelig.fellesraad@sarpsborg.com 976985605

Innkalling til møte

Det innkalles med dette til møte i

Utvalg Kirkelig fellesråd i Sarpsborg Møtedato 14.05.2019

Møtetid kl. 18:30

Møtested Kirkekontoret Råkilveien 2

Meld fra om eventuelt forfall snarest på telefon 69116800 eller e-post kirkelig.fellesraad@sarpsborg.com.

Innkalte:

Kai Arne Wallin, Magne Grønlien, Pål Antonsen, Anne Margrethe Tangen, Sidsel M. Schade, Ruth T.H Pettersen, Knut Grubben, Kjell Lunde, Kari Mangrud Alvsvåg, Thormod Bjerkholt, Per Hugo Samuelsen.

Varamedlemmer møter etter nærmere beskjed.

Sakliste

Sak 013/19 Møtebok fra Kirkelig fellesråds møte den 05.03.19 (Dok: 19/00020-002)

Sak 014/19 Til orientering i KF - møtebok fra Kirkelig fellesråds administrasjonsutva (Dok: 16/00006- 017)

Sak 015/19 Til orientering i KF - møtebok AU 24.04.19 (Dok: 16/00078-006) Sak 016/19 Høring - skrifte av navn - Sarpsborg prosti (Dok: 19/00031-002) Sak 017/19 Søknad om oppsetting av to sidestener (Dok: 19/00034-002) Sak 018/19 Montering av lysmaster Skjeberg kirkegård (Dok: 18/00087-005) Sak 019/19 IT-løsning for kirkelig fellesråd (Dok: 19/00035-001)

Sak 020/19 Revisors beretning om årsregnskapet 2018 (Dok: 19/00017-008) Sak 021/19 Orienteringer mai (Dok: 19/00011-002)

Vel møtt!

Sarpsborg 07.05.2019

Thormod Bjerkholt Leder

(2)

Kirkelig fellesråd i Sarpsborg

Dato: 02.05.2019

Arkivsak 19/00020

Dokumentnummer: 19/00020-002

Arkivkode: 012.2

Saksbehandler: Trine Lise Skinstad

Saksnr Sak Møtedato

013/19 Møtebok fra Kirkelig fellesråds møte den 05.03.19 14.05.2019

Saksfremstilling Vedlegg:

Møtebok fra Kirkelig fellesråds møte den 05.03.19.

Utredning:

Til Kirkelig fellesråds møte den 05.03.19 forelå det 4 saker til behandling. Det ble gjort vedtak i alle sakene

Forslag til vedtak

Møtebok fra Kirkelig fellesråds møte den 05.03.19 godkjennes.

Møtebehandling

Vedtak

(3)

DEN NORSKE KIRKE

Kirkelig fellesråd i Sarpsborg

Møtebok for Kirkelig fellesråd i Sarpsborg

Møtedato: 05.03.2019 Møtetid: kl. 18:30

Møtested: Kirkekontoret Råkilveien 2

Tilstede:

Karl Johan Müller, Kai Arne Wallin, Sidsel M. Schade, Anne Margrethe Tangen, Ruth T.H Pettersen, Knut Grubben, Kjell Lunde, Kari Mangrud Alvsvåg, Thormod Bjerkholt, Per Hugo Samuelsen.

Meldt forfall:

Pål Antonsen.

Andre:

Asbjørn Paulsen, Trine Skinstad

Møtet ble avsluttet kl. 20.00.

(4)

DEN NORSKE KIRKE

Kirkelig fellesråd i Sarpsborg

Saker

Sak 009/19 Møtebok fra Kirkelig fellesråds møte den 05.02.19

Forslag til vedtak:

Møtebok fra Kirkelig fellesråds møte den 05.02.19 godkjennes.

Møtebehandling:

Vedtak:

Møtebok fra Kirkelig fellesråds møte den 05.02.19 godkjennes.

Sak 010/19 Til orientering i KF - møtebok AU 15.02.19

Møtebok fra Kirkelig fellesråd arbeids- og økonomiutvalgs møte den 15.02.19 tas til orientering.

Møtebehandling:

Vedtak:

Møtebok fra Kirkelig fellesråd arbeids- og økonomiutvalgs møte den 15.02.19 tas til orientering.

Sak 011/19 Årsregnskap 2018

Udekket i investeringsregnskapet og mindreforbruk i driftsregnskapet på generell drift, gravstellvirksomheten og krematoriedriften foreslås disponert på følgende måte:

Udekket i investeringsregnskapet:

Kr 570 000,- eks. mva, utvidelsen av Hafslund kirkegård. Inndekning avventes til klagen på faktura, mottatt fra Park og Anlegg AS, er ferdigbehandlet. Dersom det ikke foreligger noen avklaring innen november 2019 legges saken frem for Kirkelig fellesråd i desember 2019.

Kr 14 994,- utredning av nytt krematorium inndekkes med bruk av ubundet driftsfond regnskapskonto 25600025 012.

Mindreforbruk på generell drift kr 2 453 571,07 foreslås avsatt på ubundet driftsfond «Generelt driftsfond»

regnskapskonto 25600023 010.

Mindreforbruk på gravstellvirksomheten kr 274 989,04 foreslås avsatt til ubundet driftsfond «Generelt driftsfond gravstell» regnskapskonto 25600050 011 med kr 249 469,04. Resterende kr 25 520,- foreslås benyttet til innkjøp av ny tilhenger til bruk i gravstellvirksomheten, tilbud vedlagt.

Mindreforbruk på krematoriedriften kr 624 137,95 foreslås avsatt til ubundet driftsfond

«Kremasjonsvirksomheten» regnskapskonto 25600025 012.

(5)

DEN NORSKE KIRKE

Kirkelig fellesråd i Sarpsborg

Møtebehandling:

Vedtak:

Kr 570 000,- eks. mva, utvidelsen av Hafslund kirkegård. Inndekning avventes til klagen på faktura, mottatt fra Park og Anlegg AS, er ferdigbehandlet. Dersom det ikke foreligger noen avklaring innen november 2019 legges saken frem for Kirkelig fellesråd i desember 2019.

Kr 14 994,- utredning av nytt krematorium inndekkes med bruk av ubundet driftsfond regnskapskonto 25600025 012.

Mindreforbruk på generell drift kr 2 453 571,07 avsettes på ubundet driftsfond «Generelt driftsfond»

regnskapskonto 25600023 010.

Rådet ber administrasjonen om å forsere vedlikehold ved bruk av disposisjonsfond. På fellesrådets møte i mai skal det foreligge en plan for iverksetting av tiltak. Det påpekes at midlene også kan foreslås benyttet til investeringsprosjekter.

Mindreforbruk på gravstellvirksomheten kr 274 989,04 avsettes til ubundet driftsfond «Generelt driftsfond gravstell» regnskapskonto 25600050 011 med kr 249 469,04. Resterende kr 25 520,- benyttet til innkjøp av ny tilhenger til bruk i gravstellvirksomheten, tilbud vedlagt.

Mindreforbruk på krematoriedriften kr 624 137,95 avsettes til ubundet driftsfond

«Kremasjonsvirksomheten» regnskapskonto 25600025 012.

Sak 012/19 Årsrapport 2018

Vedlagte forslag til Årsrapport 2018 for Kirkelig fellesråd i Sarpsborg godkjennes.

Møtebehandling:

Årsrapporten ble gjennomgått og det ble foreslått enkelte endringer.

Vedtak:

Årsrapport 2018 godkjennes med korrigering for foreslåtte endringer.En årsrapport hvor vedtatte endringer er medtatt vedlegges protokollen.

For Kirkelig fellesråd i Sarpsborg

Trine-Lise Skinstad økonomikonsulent

(6)

Kirkelig fellesråd i Sarpsborg

Dato: 02.05.2019

Arkivsak 16/00006

Arkivkode: 012.3

Saksnr Sak Møtedato

014/19 Til orientering i KF - møtebok fra Kirkelig fellesråds administrasjonsutvalgsmøte den 22.03.19

14.05.2019

Saksfremstilling

Vedlegg: (unntatt offentlighet Offl. § 23.1):

Møtebok fra Kirkelig fellesråds administrasjonsutvalgs møte den 22.03.19.

Utredning:

Til Kirkelig fellesråds administrasjonsutvalgs møte den 22.03.19 forelå det 4 saker til behandling. Det ble gjort vedtak i alle sakene

Forslag til vedtak

Møtebok fra Kirkelig fellesråds administrasjonsutvalgs møte den 22.03.19 tas til orientering.

Møtebehandling

Vedtak

(7)

Kirkelig fellesråd i Sarpsborg

Dato: 07.05.2019

Arkivsak 16/00078

Arkivkode: 012.7

Saksnr Sak Møtedato

015/19 Til orientering i KF - møtebok AU 24.04.19 14.05.2019

Saksfremstilling

Møtebok fra Kirkelig fellesråds arbeids- og økonomiutvalg 24.04.19.

Utredning:

Til Kirkelig fellesråds arbeids- og økonomiutvalgs møte den 24.04.19 forelå det en sak til vedtaksbehandling. Det ble fattet vedtak i saken.

Forslag til vedtak

Møtebok fra Kirkelig fellesråd arbeids- og økonomiutvalgs møte den 24.04.19 tas til orientering.

Møtebehandling

Vedtak

(8)

DEN NORSKE KIRKE

Kirkelig fellesråd i Sarpsborg

Møtebok for Kirkelig fellesråds arbeids- og økonomiutvalg

Møtedato: 24.04.2019 Møtetid: kl. 08:00

Møtested: Kirkekontor, Råkilveien 2, 1710 Sarpsborg

Tilstede:

Sidsel Schade, Kari Mangrud Alvsvåg, Thormod Bjerkholt.

Meldt forfall:

.

Saker

Sak 003/19 Forespørsel om lønnsplassering

Saken legges frem uten forslag til vedtak.

Møtebehandling:

AU behandlet denne saken i sitt møte 24. april 2019. AU deler administrasjonsutvalgets syn i forhold til anrop mot §4.3 i HTA.

Vedtak:

AU vedtar at denne henvendelsen vurderes ved behandlingen av lønnsbudsjettet for 2020, hvor da et helhetlig vurdering av lederlønningene i fellesrådet bør legges til grunn.

Kirkevergen bes om å avklare hvorvidt arbeidstaker ønsker å gjøre avrop mot §4.3, og eventuelt be administrasjonsutvalget om å vurdere gjennomføring av forhandlinger.

For Kirkelig fellesråds arbeids- og økonomiutvalg Trine-Lise Skinstad

økonomikonsulent

(9)

Kirkelig fellesråd i Sarpsborg

Dato: 03.05.2019

Arkivsak 19/00031

Arkivkode: 002.5

Saksbehandler: Asbjørn Paulsen

Saksnr Sak Møtedato

016/19 Høring - skrifte av navn - Sarpsborg prosti 14.05.2019

Saksfremstilling

Vedlegg:

Brev fra bispedømme

Kirkelig fellesråd er høringsinstans for skifte av navn for Sarpsborg prosti.

Borg bispedømmeråd foreslår å endre navn på Sarpsborg prosti. I saksfremlegget til bispedømmerådet står det bl.a. følgende: «Navnet Sarpsborg prosti oppleves som lite dekkende ift at også Halden by og kommune utgjør den andre halvdel av prostiet. Etter stiftsdirektørens oppfatning er det lite heldig at et prostinavn er identisk med navn på kommune/by hvis det ellers er mulig å unngå det. Bruken av navnet Borgesyssel gjør det både ønskelig og mulig å endre navn.»

Mer historie og bakgrunnsinformasjon ligger i henvendelsen fra Bispedømmet som vedlegg.

Høringsspørsmål:

Sarpsborg prosti har ingen lang historie, og når det nå er reist spørsmål om å endre navn på prostiet, er det etter stiftsdirektørens vurdering slik at det kun finnes to alternativer:

a) å ta i bruk det historiske navnet (som riktignok fram til 1971 også omfattet domprostiet), eller b) å fortsette den geografiske metode å inndele på, ved at man endrer navn til Søndre

Borgesyssel prosti

Stiftsdirektøren ber derfor om svar på følgende spørsmål:

1. Ønsker høringsinstansen at Sarpsborg prosti skal skifte navn? (Ja/Nei) 2. Hvis ja – hvilket navn ønsker dere:

a. Nedre Borgesyssel prosti b. Søndre Borgesyssel prosti c. Annet forslag til nytt navn

Forslag til vedtak

Kirkelig fellesråd i Sarpsborg gir følgende svar på høring om navneendring for Sarpsborg prosti 1. Ja, kirkelig fellesråd i Sarpsborg ønsker at Sarpsborg prosti skal skifte navn.

2. Kirkelig fellesråd i Sarpsborg ønsker at alternativ b – Søndre Borgesyssel prosti tas i bruk som nytt navn på prostiet.

Møtebehandling

Vedtak

(10)

DEN NORSKE KIRKE

Borg bispedømmeråd

Postadresse: E-post: Borg.bdr@kirken.no Telefon: +47 69 30 79 Saksbehandler

Sarpsborg kirkelige fellesråd Postboks 237

1702 SARPSBORG

Dato: 10.04.2019 Vår ref: 19/00808-4 Deres ref:

Høring – skifte av navn – Sarpsborg prosti

Bakgrunn for høringen

Etter henvendelse bl.a. fra prosten i Sarpsborg prosti, la stiftsdirektøren fram sak for Borg bispedømmeråd mi møte 26. mars om navneendring for prostiet til Nedre Borgesyssel prosti i samsvar med tilråding fra Språkrådet (navnekonsulent-tjenesten). Opprinnelig ønsket

stiftsdirektøren å foreslå at nytt navn skulle være Søndre Borgesyssel prosti.

Det er et poeng at et eventuelt navneskifte er avklart til 15. september, da Borg bispedømme har sin jubileumsgudstjeneste i prostiet – en ypperlig anledning til å lansere et nytt navn.

Det er Borg bispedømmeråd som fatter vedtak om endring av navn på prostiet, jf også brev fra Kulturdepartementet av 27. juni 2017 om «avgjørelsesmyndighet i saker om kirkelig inndeling mm». Bispedømmerådet vedtok i møtet 26. mars 2019 sak 14/19 å sende saken om navneskifte for Sarpsborg prosti ut på høring.

I saksframlegget til bispedømmerådet skrev stiftsdirektøren bl.a. følgende: «Navnet

Sarpsborg prosti oppleves som lite dekkende ift at også Halden by og kommune utgjør den andre halvdel av prostiet. Etter stiftsdirektørens oppfatning er det lite heldig at et

prostinavn er identisk med navn på kommune/by hvis det ellers er mulig å unngå det.

Bruken av navnet Borgesyssel gjør det både ønskelig og mulig å endre navn.»

Spørsmålet om skifte av navn ble forelagt Språkrådet som i sin uttalelse bl.a. skriver:

«Når Østre Borgesyssel prosti og Vestre Borgesyssel prosti allerede er vedtatt, er det vanskelig å gå imot navnet Søndre Borgesyssel prosti» Samtidig viser Språkrådet til

følgende: «Vestre Borgesyssel prosti ble ved kongelig resolusjon 05.08.1816 utskilt fra Nedre Borgesyssel prosti. Ville det være en tanke å gjeninnføre betegnelsen Nedre Borgesyssel prosti …..? Det ville jo passe med beliggenheten selv om det ikke helt dekker det gamle Nedre Borgesyssel prosti.

Bruk av retningsord er blitt en vanlig løsning på mange nye/sammenslåtte geografiske og institusjonelle størrelser, og det er etter vårt syn en forringelse av de tradisjonelle

områdenavnene.»

Stiftsdirektøren valgte etter denne uttalelsen å fremme forslag om å ta i bruk igjen det historiske navnet Nedre Borgesyssel.

Litt historikk.

Den kirkelige inndeling i søndre del av Borg bispedømme var fra gammelt av et Øvre og et

Nedre Borgesyssel prosti som strakte seg fra svenskegrensen og nord til Oslo bys nåværende

(11)

2 av 3

grense. De to prostier inkluderte dermed også dagens Follo-prostier (minus Enebakk).

¹

Øvre Borgesyssel gikk fra Vestby og nordover, men omfattet også distriktet på østsiden av

Glomma (dagens Østre Borgesyssel prosti) samt Hobøl, Spydeberg, og Skiptvet.

I 1749 ble så Mellom Borgesyssel prosti opprettet (kommunene på østsiden av Glomma) – det som seinere, og først fra 1973 skiftet navn til dagens Østre Borgesyssel prosti (samtidig som Fredrikstad domprosti ble opprettet).

Vestre Borgesyssel prosti ble opprettet i 1816 - utskilt i hovedsak fra Nedre Borgesyssel prosti. Prostiet endres flere ganger (både i 1859, 1860 og 1910). Også Sarpsborg og Tune var del av dette prostiet fra 1910, mens Nedre Borgesyssel prosti omfattet da stort sett dagens Domprosti og de sør-østlige deler av nåværende Sarpsborg prosti.

Først fra1973 ble så Nedre Borgesyssel prosti nedlagt, ved at Fredrikstad domprosti ble opprettet som følge av opprettelsen av Borg bispedømme allerede i 1969, mens resten av Nedre Borgesyssel ble til nåværende Sarpsborg prosti ved at også Vestre Borgesyssel prosti ble endret (og fikk nå Hobøl, Spydeberg og Skiptvet fra Øvre Borgesyssel prosti som nå ble nedlagt samtidig som Follo prosti ble opprettet.

Oppsummering og høringsspørsmål

Sarpsborg prosti har ingen lang historie, og når det nå er reist spørsmål om å endre navn på prostiet, er det etter stiftsdirektørens vurdering slik at det kun finnes to alternativer:

a) å ta i bruk det historiske navnet (som riktignok fram til 1971 også omfattet domprostiet), eller

b) å fortsette den geografiske metode å inndele på, ved at man endrer navn til Søndre Borgesyssel prosti

c)

Stiftsdirektøren ber derfor om svar på følgende spørsmål:

1. Ønsker høringsinstansen at Sarpsborg prosti skal skifte navn? (Ja/Nei) 2. Hvis ja – hvilket navn ønsker dere:

a. Nedre Borgesyssel prosti b. Søndre Borgesyssel prosti c. Annet forslag til nytt navn

Det er nødvendig med en relativt kort frist for høringen ettersom det er ønskelig at bispedømmerådet kan fatte vedtak i saken på sitt møte i juni.

Høringsfristen settes derfor til 20. mai 2019.

Høringssvaret bes sendt på e-post til: borg.bdr@kirken.no

Med vennlig hilsen

Per Johan Bjerkely

Stiftsdirektør Trond Tveit Selvik

Seniorrådgiver

Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen signatur.

1 Det vil føre for langt å redegjøre for den nøyaktige kirkelige inndeling og hvilke sokn som til enhver

(12)

3 av 3

Mottakere:

Prosten i Sarpsborg Postboks 237 1702 SARPSBORG Halden kirkelige fellesråd Os Alle 13 1777 HALDEN Sarpsborg kirkelige fellesråd Postboks 237 1702 SARPSBORG

Idd menighetsråd Os alle 13 1777 HALDEN

Asak menighetråd Os alle 13 1777 HALDEN

Berg menighetsråd Os alle 13 1777 HALDEN

Enningdalen menighetsråd Os alle 13 1777 HALDEN Greåker menighetsråd Postboks 237 1702 SARPSBORG Hafslund menighetsråd Prestegårdsbakken

15

1746 SKJEBERG Halden og Rokke menighetsråd Os alle 13 1777 HALDEN Holleby menighetsråd Postboks 237 1702 SARPSBORG

Halden kommune Postboks 150 1751 HALDEN

Sarpsborg menighetsråd Postboks 237 1702 SARPSBORG Skjebergdalen menighetsråd Prestegårdsbakken

15

1746 SKJEBERG Søndre Skjeberg menighetsråd Prestegårdsbakken

15

1746 SKJEBERG Tistedal menighetsråd Os Allé 13 1777 HALDEN Tune menighetsråd Postboks 237 1702 SARPSBORG Varteig menighetsråd Postboks 237 1702 SARPSBORG Sarpsborg kommune Postboks 237 1702 SARPSBORG Soli menighetsråd Postboks 237 1702 SARPSBORG

(13)

Kirkelig fellesråd i Sarpsborg

Dato: 03.05.2019

Arkivsak 19/00034

Arkivkode: 515

Saksnr Sak Møtedato

017/19 Søknad om oppsetting av to sidestener 14.05.2019

Saksfremstilling

Vedlegg:

Brev fra Johansen monument

Kirkelig fellesråd har mottatt en søknad om oppsetting av to sidestener på et eksisterende gravminne på Skjeberg kirkegård.

I henhold til §23 i forskrift til lov om gravplasser er gravminnet det søkes om utenfor tillatte dimensjoner på et gravminne. Søknaden fremlegges derfor for kirkelig fellesråd, som kan fravike bestemmelsene i

enkeltsaker når særlige grunner tilsier det. (§23.4)

Gravminner med individuelle tilpasninger skaper problemer for driften av gravplassen. Tilgjengelig plass mellom gravminnene er nødvendig for tilgang med gressklippere etc. Det er derfor ønskelig at kirkelig fellesråd er restriktive i forhold til å fravike disse bestemmelsene.

Forslag til vedtak

Kirkelig fellesråd avslår søknad om oppsetting av to sidestener på eksisterende gravminne på Skjeberg kirkegård.

Møtebehandling

Vedtak

(14)

JOHANSEN MONUMENTHUGGERI AS

Skjebergv. 206, 1743 Klavestadhaugen. Tlf. 69 16 36 33 - 69 16 87 41- post@johansenmonument.no

Sarpsborg kirkelige fellesråd

v/kirkeverge Asbjørn Paulsen Klavestadhaugen 28.2.2019

Søknad om oppsetting av to sidestener på Skjeberg kirkegård.

Vi søker på vegne av vår kunde Åse Bodal. Hun vil gjerne sette sidestener på eksisterende sten slik vi gjorde på sten til Molteberg i 2014. Hun ønsker også samme innramming av blomsterbed som de har. Moltberg har gravnr. 02-04-26/27. På den ene sidestenen står det der Per Arild Sæby

Stenen som Åse Bodal vil sette sidestener på har gravnr. 02-03-021 – Sten til Arne Ludvig Bodal. se bilde. Helt inntil denne stenen står det en sten som er nesten helt lik med sidestener ( husker ikke navn på den) Det vil komme navn på den ene sidestenen nå. Gunnar Bodal d. 1-12-2018.

Det er god plass på hver side av gravstenen. Her er en tegning på hvordan det kan bli. Mulig fasongen på sidestenene kan bli lavere eller høyere , men ikke bredere. Bredden på de tre stenene blir ca. 1.45 cm ( sokkel 1,55) Rammen blir like lang som sokkel og går ca. 42 cm ut fra sokkel.

Det vil bli laget ny hel sokkel.

Håper på et positivt svar. Fint om vi får en tilbakemelding på hvor lang tid det vil ta å behandle søknaden da de gjerne vil ha en sten på plass.

Vennlig hilsen

Johansen Monumenthuggeri A/S

Tlf. 69 16 36 33

(15)

Kirkelig fellesråd i Sarpsborg

Dato: 03.05.2019

Arkivsak 18/00087

Arkivkode: 410

Saksnr Sak Møtedato

018/19 Montering av lysmaster Skjeberg kirkegård 14.05.2019

Saksfremstilling

Vedlegg:

Anskaffelsesprotokoll

Tilbud fra ABC Svakstrøm AS Tilbud fra Bravida AS

Kirkelig fellesråd vedtok i sak 052/18 å montere lysmaster på Skjeberg kirkegård. Det er kjøpt inn stolper og armaturer av firmaet ZG Lighting AS via Ahlsell Norge AS. Kjøpet er budsjettert med bruk av driftsfond i 2019.

Som opplyst i ovennevnte sak var ikke montering av lysmastene inkludert i tilbudet. Midler til dette ble ikke lagt inn i budsjett 2019, og må derfor vedtas i egen sak.

Det er innhentet tilbud fra to leverandører, hvor en leverandør ligger godt under grensen på 100.000. Det er likevel valgt å anse dette som et større innkjøp, da det er stor usikkerhet i forhold til eventuelle skader på eksisterende kabler.

Forslag til vedtak

Kirkelig fellesråd velger Bravida som leverandør for montering av lysmaster i Skjeberg.

Møtebehandling

Vedtak

(16)

(17)

Kirkelig fellesråd i Sarpsborg

Dato: 03.05.2019

Arkivsak 19/00035

Arkivkode: 045

Saksnr Sak Møtedato

019/19 IT-løsning for kirkelig fellesråd 14.05.2019

Saksfremstilling

Løsningen for arkiv og saksbehandling i kirkelig fellesråd er tung i drift, og lite hensiktsmessig i forhold til de ønsker administrasjonen har til et slikt system. I den forbindelse har kirkevergen vært i kontakt med Sarpsborg kommune for å sjekke mulighetene for tilkobling til deres løsning for arkiv og saksbehandling.

Underveis i prosessen har det også fremkommet et annet alternativ til løsning, hvor vi tar i bruk kirkens egen løsning for arkiv og saksbehandling.

Fellesløsninger og informasjonsdeling mellom enheter i Den norske kirke, er viktige forutsetninger for bedre service til medlemmene, bedre arbeidsmuligheter for de ansatte, videre organisasjonsutvikling og

effektivisering.

Kirkepartner er kirkens eget driftsselskap innenfor IKT. Disse kan levere alt av maskinvare, datalinjer, programvare etc. Likevel må man ikke avslutte samarbeidet med kommunen ved overgang til kirkepartner som leverandør.

For å kunne benytte kirkepartners løsning for arkiv og saksbehandling er det nødvendig å også overføre dagens IKT-drift til kirkepartner. Men, flere fellesråd har valgt å beholde leveransen av enkelte tjenester fra sin lokale kommune. Foreløpig kan det virke hensiktsmessig å videreføre samarbeidet med Sarpsborg kommune i forhold til regnskap og lønn.

Kirkevergens samlede konklusjon er at overgang til fellesløsninger og leveranse gjennom kirkens eget IKT- selskap kontra videreføring av dagens modell, gir nødvendig kvalitet slik at formelle lovkrav blir tilfredsstilt, gir størst sikkerhet for måloppnåelse og størst mulighet for å ta ut organisatoriske gevinster. IKT er et så sentralt virkemiddel i kommunikasjon med medlemmene, i rådsarbeidet og internt, at vi er nødt til å basere oss på en profesjonell organisering av dette, tilpasset de behov kirken har fremover.

Forslag til vedtak

Kirkevergen gis fullmakt til å utrede muligheten for å flytte IKT-drift til Kirkepartner. Det forutsettes at løsninger for lønn og regnskap lar seg videreføre med Sarpsborg kommune i den nye løsningen.

Økonomiske konsekvenser må vurderes, og det forutsettes at kommunen er villig til å dekke driftskostnadene for en slik løsning.

Møtebehandling

Vedtak

(18)

Kirkelig fellesråd i Sarpsborg

Dato: 03.05.2019

Arkivsak 19/00017

Arkivkode: 133

Saksnr Sak Møtedato

020/19 Revisors beretning om årsregnskapet 2018 14.05.2019

Saksfremstilling

Vedlegg:

Revisors beretning.

Utredning:

Vi mottok den 02.05.19 revisors beretning for regnskapsåret 2018. Som gjort rede for i Kirkelig fellesråds møte den 05.03.19 sak 011/19, viser driftsregnskapet totalt et mindreforbruk på 3,35 mill. kr. Resultatet fordeler seg med et mindreforbruk (overskudd) på 2,45 mill. kr. som resultat for Kirkelig fellesråds generelle drift, et mindreforbruk på 0,28 mill. kr. som resultat for gravstellvirksomheten og et mindreforbruk på 0,62 mill. kr. som resultat for kremasjonsvirksomheten. Investeringsregnskapet viser et merforbruk (underskudd) på kr 0,58 mill. kr.

Det ble i ovennevnte sak vedtatt inndekning av merforbruket vedr. utredning av nytt krematorium, kr 14 994,-, ved bruk av ubundet driftsfond. Inndekning av merforbruk vedr. utvidelsen av Hafslund kirkegård avventes til klage på faktura er ferdigbehandlet.

Mindreforbruket på driftsregnskapet ble vedtatt avsatt på ubundne driftsfond, med fradrag av kr 25 520,- som ble vedtatt til kjøp av tilhenger i gravferdsvirksomheten.

Østfold kommunerevisjon har ikke funnet forhold som endrer disse resultatene.

Forslag til vedtak

Kirkelig fellesråds årsregnskap for 2018 godkjennes endelig.

Møtebehandling

Vedtak

(19)

(20)

(21)

Kirkelig fellesråd i Sarpsborg

Dato: 03.05.2019

Arkivsak 19/00011

Arkivkode: 30

Saksnr Sak Møtedato

021/19 Orienteringer mai 14.05.2019

Saksfremstilling

Vedlegg:

Brev fra Riksantikvaren

Kirketak Tune kirke

Utbedringen av taket mot nord nærmer seg fullført. Det gamle skifertaket ha blitt fjernet, før montering av papp, nye lekter, kobbertakrenner, beslag etc.

Strømtavle Sarpsborg

Strømtavlen er ferdig montert, og solcelletaket produserer nå strøm. I tillegg til planlagt utskifting av tavlen har det blitt lagt inn fiber i kirken, med trådløst nett. Det har også blitt skiftet ut til LED-pærer i hele kirken.

Takutbedring krematoriet

Taket over hoveddelen av bygget er skiftet ut med nytt kobbertak. Tak over tak er i skrivende stund fortsatt på plass, men bør være fjernet innen møtet. Seremonirommet kan åpnes igjen mens utbedringer på resten av bygget gjennomføres.

Driftsutfordringer krematoriet

Det har den siste tiden vært store driftsproblemer på krematoriet, og på grunn av for høye temperaturer på røykgass som igjen gir ulovlig høy forurensning, ble krematoridriften midlertidig stoppet fredag 26. april.

Det jobbes videre med feilsøking, og forslag til utbedringer vil legges frem for kirkelig fellesråd så snart som mulig.

Invitasjon til å søke Riksantikvaren om tilskudd til brannsikringstiltak

Vi har mottatt en invitasjon til å søke Riksantikvaren om tilskudd til automatisk slukkeanlegg for Skjeberg og Ingedal kirker. Kirkevergen vil innhente en uttalelse fra en brannvernrådgiver i forhold til hvilke muligheter og kostnader det vil være å innføre dette i våre to middelalderkirker.

Lokasjon kirkevergekontor

Prost og kirkeverge har i samtaler med Sarpsborg kommune drøftet behovet for lokaler med universell utforming. Det vil bli orientert om videre arbeid med dette.

Personalsituasjonen

Kirkevergen orienterer om personalsituasjonen.

Investeringsmidler 2019

Sarpsborg kommune har møte 9. mai. Informasjon fra dette gis i møtet.

(22)

Kirkelig fellesråd i Sarpsborg

Forslag til vedtak

Kirkelig fellesråd tar saken til orientering