Statsforvalterens erfaringer fra
forvaltningskontrollene
Webinar 18. mars 2021
Ragnhild Skar, Landbruksavdelingen
• Delegering
• Rutinebeskrivelser
• Maskinelle kontroller
• Kontrollplan
• Dokumentkontroll
• Stedlig kontroll
• Avvik
• Grunnvilkår
Erfaringer fra forvaltningskontrollene mm
Funn: Kommunen har mangelfullt delegeringsreglement.
Saksbehandlingsrundskrivet for PT, nr 2021-6, kapittel 7:
«Kommunen fatter vedtak om utbetaling av tilskudd når søknaden attesteres.
Attesteringen må gjøres av den i kommunen som har myndighet til det. Det gjøres under menypunktet «Søknader» - «Vedtak og attestasjon». Når søknaden er attestert, kan Landbruksdirektoratet betale ut tilskuddet.»
Generelt - delegeringsreglement
Funn: Rutinebeskrivelser – mangler eller er utdaterte.
Reglement for økonomistyring i Staten § 14 Intern kontroll:
«Alle virksomheter skal etablere systemer og rutiner som har innebygd intern kontroll for å sikre at:
a) beløpsmessige rammer ikke overskrides og at forutsatte inntekter kommer inn
b) måloppnåelse og resultater står i et tilfredsstillende forhold til fastsatte mål og resultatkrav, og at eventuelle vesentlige avvik forebygges, avdekkes og korrigeres i nødvendig utstrekning
….g) misligheter og økonomisk kriminalitet forebygges og avdekkes»
Dersom kommunen hadde etablert og fulgt rutiner for egen saksbehandling er det sannsynlig at flere av avvikene ville vært unngått.
Gode rutinebeskrivelser er nyttige ved uforutsett fravær og når det skjer endringer i bemanningen.
Generelt - rutinebeskrivelser
eStil-PT og eStil-RMP gjør
mange maskinelle kontroller av opplysningene i søknadene.
- Stoppmeldinger - Varselmeldinger
- Informasjonsmeldinger
Dokumentkontroll og stedlig kontroll gjelder kontroll av opplysninger som ikke det finnes maskinelle kontroller for.
Produksjonstilskudd – maskinelle kontroller
Funn: Kontrollplan mangler eller er mangelfull
Krav jf. saksbehandlingsrundskrivet for PT, nr 2021-6, kapittel 5:
➢ Kommunen skal utarbeide kontrollplan.
➢ Kontrollplanen skal
▪ være styrende for hvilke søknader som plukkes ut til kontroll og hvilke som ikke plukkes ut til kontroll,
▪ skal være skriftlig,
▪ skal utarbeides før saksbehandlingen av søknadsomgangen starter.
➢ Kommunen må gå gjennom kontrollplanen årlig og vurdere om risikobildet er endret.
Kontrollplanen skal inneholde:
➢ En vurdering av hvilke deler av produksjons- og avløsertilskuddet som anses å ha størst generell risiko i egen kommune.
➢ En beskrivelse av konkrete risikoindikatorer ved søknader i egen kommune.
➢ Dersom kommunen mener det er risiko ved konkrete foretak, skal det også beskrives i kontrollplanen.
Produksjonstilskudd - kontrollplan
Funn: Det er ikke utarbeidet tilstrekkelig skriftlig dokumentasjon på utførte kontroller.
Saksbehandlingsrundskrivene, både for PT eller RMP, legger vekt på innholdet i dokumentasjonen og at kommunen må stille krav til dokumentasjonen som søker legger fram.
Rundskrivene er ikke tydelige på hvordan kommunen skal dokumentere det som hentes inn via dokumentkontroll.
SFOVs forslag - last gjerne opp innhentet dokumentasjon i eStil-PT og eStil-RMP. Bruk gjerne kommentarfeltet under Risikobasert kontroll, og eventuelt dialogfeltet til å
notere ned innhold i telefonsamtaler.
Produksjonstilskudd – dokumentasjon av
dokumentkontroll
Eksempel:
Produksjonstilskudd – dokumentasjon av
dokumentkontroll
Funn – jf intervjuer med saksbehandlerne:
• Varsel om kontroll skjer via telefon, epost eller brev.
Saksbehandlingsrundskrivet for PT, nr 2021-6, kapittel 5:
• Stedlig kontroll skal varsles.
• Krav til hva varslet skal inneholde.
• Varslet kan gis muntlig.
• Søker kan klage.
Produksjonstilskudd – varsel om stedlig
kontroll
Funn – ved gjennomgang av kontrollskjemaer:
• PT – kontrollskjema mangler
• Dato for utført kontroll mangler i eStil-PT
• Kontrollskjema er ikke undertegnet av søker og kontrollør
• RMP - det er ikke utarbeidet tilstrekkelig skriftlig dokumentasjon på utførte kontroller
Produksjonstilskudd – dokumentasjon av
stedlig kontroll
Saksbehandlingsrundskrivet for PT, nr 2021-6, kapittel 5:
➢ Kommunen skal fylle ut et kontrollskjema i forbindelse med kontrollen.
➢ Kontrollskjemaet skal inneholde:
• navnet på de personer som er til stede
• undersøkelsens formål og lovhjemmel
• at det er opplysninger foretaket har gitt i søknad om produksjons- og avløsertilskudd som undersøkes
➢ Angi hvem som er tilstede ved kontrollen.
➢ Innehaver av foretaket eller en annen person som forplikter foretaket, bør få mulighet til å se og signere kontrollskjemaet.
➢ Eventuelle merknader kan noteres på skjemaet.
➢ Kontrollskjemaet skal signeres av kommunens representant.
Produksjonstilskudd – dokumentasjon av
stedlig kontroll - PT
Saksbehandlingsrundskrivet for RMP, nr 2020-19, kapittel 4:
➢ Kommunen skal dokumentere resultatene av stedlig kontroll.
➢ Opplysningene som er notert under kontrollen bør inneholde
• tydelige observasjoner som gjør det enklere i saksbehandling senere, samt ved eventuelle klagesaker
• navn på de personer som er til stede
• undersøkelsens gjenstand, formål og lovhjemmel
➢ Innehaver av foretaket eller en annen person som forplikter foretaket, skal signere på kontrolldokumentasjonen for å bekrefte at stedlig kontroll er gjennomført, og at han/hun er enig i opplysningene som er notert under kontrollen.
➢ Kontrolldokumentasjonen skal også signeres av kommunens representant.
Produksjonstilskudd – dokumentasjon av
stedlig kontroll - RMP
Funn – kontrollskjemaet mangler ofte tilstrekkelig informasjon om hva slags dokumentasjon som søkeren har lagt fram
Mangler dokumentasjon i eStil-PT/kontrollskjemaet hvordan eksempelvis opplysninger om
• økologisk produksjon
• dyr på beite / dyr på utmarksbeite
• gjødslingsplan
• plantevernjournal
• avløserutgifter er kontrollert.
Produksjonstilskudd – stedlig kontroll –
mangler ved dokumentasjonen
Saksbehandlingsrundskrivet for PT, nr 2021-6, kapittel 6 - Kontroll av antall dyr på beite/
utmarksbeite:
Foretak som søker om tilskudd til dyr på beite skal sannsynliggjøre at dyrene har vært på beite den tiden som kreves. For eksempel regnes beiteregistreringer som blir gjort i skjemaer for bruk til husdyrkontrollen eller KSL som tilstrekkelig dokumentasjon.
Av dokumentasjonen bør det fremgå
• antall dyr per dyreslag på beite
• slippdato og sankedato
• hvilke beiter de har vært på i ulike tidsrom
Produksjonstilskudd – stedlig kontroll –
mangler ved dokumentasjonen
Funn:
• Kontrolldata notert i eStil-PT uten at notatene finnes i kontrollskjemaet.
• Det er godkjent et høyere antall dyr/daa i eStil-PT enn det som er notert at er funnet ved kontrollen.
Produksjonstilskudd – stedlig kontroll –
uoverenstemmelse mellom kontrolldata og
godkjente opplysninger
Funn: Mangelfull dokumentasjon på vurdering av avvik Sånn kan det gjøres – bruk av kommentarboble:
Produksjonstilskudd – dokumentasjon på
vurdering av avvik
Funn: Mangelfull dokumentasjon på vurdering av avvik Vises i vedtaksbrevet som fotnote til aktuell kode:
Produksjonstilskudd – dokumentasjon på
vurdering av avvik
Saksbehandler har fulgt opp under Avkortinger:
Produksjonstilskudd – dokumentasjon på
vurdering av avvik
Funn: Mangler dokumentasjon på vurdering av vanlig jordbruksproduksjon ved melding om at Antall lammeslakt per søye er lavt
Varselmeldinger er / vil bli avløst av rapporter som saksbehandler må skrive ut.
Rapportene er en støtte til saksbehandlingen og kontrollarbeidet.
