Høye målsetninger knyttet til digitalisering

(1)

Torbjørn Pedersen, digitaliseringsdirektør Skedsmo kommune

Den digitale brukerreisen

Muligheter for samordning og standardisering

(2)

Høye målsetninger knyttet til digitalisering

• Skedsmo kommune skal være blant de fremste kommuner i Norge på elektronisk innbyggerdialog, digitale tjenester og effektiv forvaltning, slik at vi oppnår vesentlige

produktivitetsgevinster, ivaretar riktig kvalitet og fornøyde brukere.

Overordnet mål i kommunen

• Digitalt fagmiljø med stor bredde

• Egen infrastruktur

• Benytter skyløsninger

• Dedikerte ressurser til utvikling og digitalisering

Offensiv satsing

• Metodisk tilnærming

• Innbygger i fokus

• Tverrsektoriell tilnærming for synergi og helhet

• Utnytter spisskompetanse og ressurser

Helhetlig tilnærming

• Enhetlige og enkle løsninger

• Bruk av teknologi for bedre livskvalitet

• Tjenesteeier i Altinn, samarbeider med KS og vil være en pådriver for felles løsninger i kommunal sektor

Digitalisering og

brukerorientering

(3)

Kraftig vekst i tjenesteomfang

1964:

Skole, skatt, sosial-

trygdevesen, vei. Plan og bygg i byene.

1969-2014:

Niårig grunnskole, beredskap mot forurensing , bosetting av

flyktninger, avfall og avløp, kommuneleger, helsestasjon, sykehjem, psykisk utviklingshemmede, miljøvern, undervisning barn i

institusjoner, vilt- og naturforvaltning, landbrukskontor, lovfestet rett til 10-årig grunnskole, SFO, musikk- og kulturskoler, LAR, psykisk helse, fastlegeordning, forhandlingsansvar for lærere, veterinærvakt,

lovfestet rett til barnehageplass, krisesentre,

kvalifiseringsprogrammet, nasjonalparkstyrer, beredskapsansvar, samhandlingsreformen, folkehelseansvar.

2017 Digitalt førstevalg, døgnåpen forvaltning, universelt

tilgjengelig, alle flater,

selvbetjening, automatisering, robot-teknologi og kognitive løsninger, sosiale medier,

effektivisering, Vipps, Facebook og Siri …

Kilde: KMD – Paul Chaffey, 2014

Effektivisering og ny teknologi

Nye arenaer forventningerog

Kontinuerlig utvikling

(4)

Hvordan skal kommunene klare å henge med?

(5)

Innbyggeren i sentrum

Baby

Barne- hage

Skole

Venter Flytte barn

Syk Bygge

Omsorg

(6)

Innbyggeren i sentrum

Baby

Barne- hage

Skole

Venter Flytte barn

Syk Bygge

Omsorg

(7)

(8)

Brukeren i sentrum

• Hvem er de?

• Hva vil de?

• Hva vil vi dem?

• Hva vet vi om dem?

• Hva trenger de å vite?

• Når vil de treffe oss?

• Hvordan treffer vi dem?

• Kjenner de seg igjen?

• Tenker vi på deres behov?

• Hva er vårt ansvar?

(9)

Før Under Etter

(10)

Før Under Etter

(11)

Hvordan er vår brukerreise…..

Før Under Etter

(12)

Ta eierskap til egen brukeropplevelse

(13)

Snakk med brukeren først

Før Under Etter

(14)

Brukertest alltid

Før Under Etter

(15)

Evaluer

Før Under Etter

Og så gjenta

(16)

Eksempel: Permisjon fra undervisning

(17)

Gammel løsning:

Id-porten benyttes kun for autentisering, dvs. bekrefte påstått identitet. Det er ingen ytterligere oppslag mot folkeregister for pre-utfylling av navn og adresse

(18)

Gammel løsning:

Drop-down med liste over alle skoler, må vedlikeholdes

manuelt, tidsrom for permisjon må oppgis

(19)

Gammel løsning:

Elevens navn, fødselsdato og trinn og klasse må fylles ut, ingen kontroll på gyldige data

(20)

Gammel løsning:

Fritekstfelter

(21)

Gammel løsning:

Må fylles ut av søker, ingen oppslag mot folkeregister eller kontakt- og

reservasjonsregister

(22)

Gammel løsning:

Skjema leveres som XML og PDF til mellomvare, importeres til sak/arkiv for videre saksbehandling

(23)

Skedsmo kommune publiserte 15. mai sin første tjeneste på Altinn-plattformen

Vi bruker nasjonale felleskomponenter

Løsningen er generisk laget med tanke på deling og gjenbruk i andre

kommuner

Vi kombinerer nasjonale data med opplysninger vi har lokalt i

kommunen

Vi har lagt vekt på enkelhet og brukervennlighet

Løsningen er brukertestet flere ganger og har vært i begrenset

produksjon i et par uker

Antall felter er redusert fra 16 over fem sider per barn til tre felt for en søknad som kan omfatte ett eller

flere barn

Vi vil enkelt kunne utvide løsningen til automatisk å behandle søknader

basert på regelsett

(24)

(25)

(26)

(27)

(28)

(29)

Hvilke gevinster realiserer dette?

• 2500 permisjonssøknader per år

• Gammel løsning

– Fyller ut 15 felter over 6 skjermbilder – Ikke mobilvennlig – fylles ut på pc – Må søke på flere barn samtidig

– Estimert tid for utfylling: 15 min (pr søknad).

• Ny løsning

– Oppgi tidsrom og årsak

– Håndterer flere barn i samme søknad – Tilpasset for bruk på mobil

– Estimert tid: 6 min.

Redusert tidsbruk:

750 timer

Økt kvalitet

Redusert saksbehandling

Fornøyde brukere

(30)

Det er nok å ta av ..

• 44 digitale skjema, 20 000 transaksjoner

• Minimum 60% kan preutfylles, 8 minutter spares

• Tilsvarer 2 666 timer

(31)

Gevinstrealisering for Skedsmo kommune

• 20 000 transaksjoner

• 20% av alle søknader inneholder feil (forsiktig anslag)

• 1,5t ekstra pr søknad

• 6000 timer

Skedsmo utgjør 1% av Norge, dvs av alle kommunale transaksjoner.

2 mill transaksjoner 600 000 timer

Sparte kostnader: 220 800 000,- kr.

(Intern timespris på 368,- - beregnet ut fra årslønn på 550.000)

(32)

Hvordan lykkes med brukerorientert digitalisering

1 Ta eierskap til egen brukeropplevelse

2 Bruk data som driver for brukervennlighet

3 Tenk god brukeropplevelse som en forutsetning for gevinstrealisering

4 Tenk produkt, ikke prosjekt

(33)