Vedlegg til pkt 2.5 – HMS-håndbok
RETNINGSLINJER FOR KONFLIKTHÅNDTERING I HAMAR BISPEDØMME
Retningslinjene viser saksgang i konflikter mellom kirkelige tilsatte i Hamar
bispedømme. Retningslinjene er generelle og erstatter ikke behov for skjønnsvurdering i konkrete saker.
1. Målsetting
Hamar biskop og bispedømmeråd skal i samarbeid med de kirkelige fellesrådene i Hamar bispedømme legge til rette for et trygt og stimulerende arbeidsmiljø for sine ansatte. Mobbing eller trakassering skal ikke forekomme. Arbeidsgiver skal legge til rette for aktivt forebyggende arbeid og for at konfliktsituasjoner tas tak i på et tidlig tidspunkt og håndteres på lavest mulig nivå.
2. Definisjoner
Konflikt: En tilstand der partene ikke finner en løsning på uenighet, men søker å bekjempe eller undertrykke hverandre.
Mobbing: Når en eller flere personer systematisk over tid føler seg utsatt for negative handlinger fra en eller flere personer.
Mobbehandlinger: Direkte handlinger som utskjelling, fleiping, trusler eller underkjennelse av faglig innsats og kvalifikasjoner. Mobbing kan også foregå i det skjulte gjennom for eksempel baksnakking og ryktespredning.
Trakassering: Uønskede handlinger gjentatt over tid.
3. Konfliktforebyggende
Arbeidsgiver har ansvar for å bygge opp og utvikle et arbeidsmiljø og en bedriftskultur med normer og verdier som forebygger mobbing og konflikter på arbeidsplassen.
Det forebyggende arbeidet krever målrettet og kontinuerlig arbeid med fokus på flere områder:
Klar ansvars- og organisasjonsstruktur med en tydelig rolleforståelse og respekt for hverandres arbeidsområder og kompetanse. Gjensidig respekt for avtaleverket.
God kommunikasjon og respekt for hverandre. Viktig å skape en kultur som aksepterer uenighet og mulighet for alle til å komme til ordet.
Kartlegging og oppfølging av fysisk og psykososialt arbeidsmiljø. Arbeidsmiljøundersøkelser og handlingsplaner. Et operativt verneombudsapparat med prostivise verneombud.
Kompetanseheving er nødvendig for å sikre god behandling av konfliktsituasjoner og for å kunne drive forebyggende arbeid. Ledere, verneombud og tillitsvalgte.
Arbeidsveiledning
Kontinuerlig tilbud om gruppeveiledning og individuell veiledning
Informasjon og holdningsskapende arbeid. Økt kunnskap, fokus og bevisstgjøring.
Vedlegg til pkt 2.5 – HMS-håndbok
Medarbeidersamtaler
Samtalen gjennomføres årlig med nærmeste overordnede.
Sosiale tiltak bidrar til å bygge positive relasjoner og øke fellesskapsfølelsen.
4. Prinsipper for konflikthåndtering
Ansvar og roller ved konflikthåndtering skal være avklart, og rutiner og retningslinjer skal være kjent for alle og godt forankret i organisasjonen. Noen viktige prinsipper:
Ikke alle konflikter kan løses, men alle skal håndteres.
Kommunikasjon er avgjørende i alt konfliktarbeid. Konflikter bør tas opp på en åpen og ærlig måte med den eller de det gjelder. Viktig at alle får komme til ordet slik at alle sider av saken kommer fram.
Konflikter skal alltid forsøkes løst på lavest mulig nivå. Ikke flere aktører enn nødvendig skal delta i arbeidet.
Konflikter skal betraktes som et arbeidsmiljøproblem. Konflikter bør ikke privatiseres eller personifiseres.
Alle involverte/berørte parter skal være med i konflikthåndteringen. Med to arbeidsgivere på samme arbeidsplass må disse snakke sammen når arbeidsmiljøkonflikter oppstår.
Tillitsvalgte skal ivareta medlemmenes interesser og ha en aktiv rolle i konfliktsaker på et tidlig stadium.
Lokalt verneombud har ansvar for å følge opp arbeidsmiljøet blant de ansatte på arbeidsplassen.
Konflikten må håndteres med metode som er tilpasset konflikten og på det nivået den befinner seg.
5. Håndtering av konflikter
Ledere på alle nivåer, uansett arbeidsgivertilknytning, har et særskilt ansvar for å forebygge konflikter, dvs. legge forholdene til rette slik at de fremmer et godt samarbeid mellom alle ansatte.
I en låst konfliktsituasjon er det lederens plikt å ta initiativ overfor de involverte.
Med to arbeidsgiverlinjer er det viktig med ryddighet og en klar arbeidsfordeling.
I håndtering av en konflikt, bør man ha tre fokus:
1. Saken det gjelder
2. Samhandlingen mellom partene 3. Partenes følelser
Vedlegg til pkt 2.5 – HMS-håndbok
Trinnvis løsningsprosess:
Trinn 1: Partenes eget ansvar for å bringe konflikten til løsning.
Parter som er involvert i en konflikt har et ansvar, på eget initiativ, å få brakt konflikten til løsning. At ansvaret i første instans legges på partene er i samsvar med arbeidsmiljølovens bestemmelser om at alle arbeidstakere har et ansvar for eget arbeidsmiljø.
Trinn 2: Leders plikt og ansvar for å bidra til konfliktløsing.
Dersom partene selv ikke har klart å finne en løsning på konflikten, har leder ansvar for å hjelpe partene til å bringe konflikten til løsning. Leder skal legge til rette for samtaler mellom partene der de ulike syn kommer til uttrykk. På dette trinn i konflikten skal det skje en skriftliggjøring ved at det som et minimum settes opp et referat fra møter med en saklig oppsummering av
enighet/uenighet, resultat av møtet og plan for videre oppfølging.
Trinn 3: Formell løsningsprosess med innkalling og referat.
Leder setter i gang en formell løsningsprosess med møteinnkalling og referat. Når dette blir nødvendig antas det å være kirkevergen som handler på vegne av fellesrådet, og innen prestetjenesten skal trinn 3 håndteres minimum på prostenivå. Arbeidstaker skal gjøres oppmerksom på muligheten til å ha med bisitter ved alle samtalene.
Trinn 4: Arbeidsgivers ansvar og styringsrett for å rydde opp i arbeidskonflikter.
Løsning av konflikten kan resulterer i omorganisering av arbeidet og/eller endring av arbeidsoppgaver.
Lokalt verneombud har ansvar blant de andre ansatte på arbeidsplassen.
6. Oppsummering
Hovedprinsippet for ledelse av arbeidstakere i Den norske kirke er som ellers i arbeidslivet. Den enkelte arbeidsgiver har ansvar for og leder sine ansatte, herunder håndterer spørsmål knyttet til konfliktsituasjoner. Både arbeidsgiver og arbeidstaker har plikt til å bidra for å finne løsninger. I disse retningslinjene er understreket at det som et første trinn påhviler arbeidstakerne selv å ta ansvar for opplevde konflikter og ordne opp i disse.
Dersom dette ikke lykkes vil det normalt være kirkevergen som handler på vegne av fellesrådet.
Innen prestetjenesten vil det være prosten som opptrer i første instans, dernest biskopen og/eller stiftsdirektør.
