Nye Sandefjord
Hva er status og hvilke utfordringer arbeider de tre kommunene med nå?
Råd og innspill
ordfører Bjarne Sommerstad og rådmann/prosjektleder Gudrun Haabeth Grindaker
20.11.2015
Nye Sandefjord
• En unik mulighet – å gjøre en forskjell med nye Sandefjord
• Politisk vilje, klare mål og store ambisjoner
Kjennetegn ved samarbeidet så langt
• Sammenslåingen er båret frem av de folkevalgtes vilje, ikke ved hjelp av utredninger
• Vi er praktiske og pragmatiske, og vi har respekt for hverandre som likestilte partnere
• Ser muligheter, nå og underveis
• Vi gjør jobben
Nye Sandefjord
Den nye kommunen skal sikre alle innbyggere gode tjenester der de bor
De beste tjenestene får vi ved å hente og utnytte det beste fra hver kommune
1. januar 2017 legges Sandefjord, Andebu og Stokke kommune ned. En helt ny kommune etableres, med et velkjent navn – Sandefjord.
En ny, effektiv kommune med et sterkt kompetansemiljø.
Fremdrifts-/ prosjektplan
Følgende aktiviteter er vedtatt og fastsatt fremover:
19. oktober 2015: Prosjektleder tiltrer stillingen.
November 2015: Arbeidet med å nedsette prosjektorganisasjon igangsettes.
November 2015: Arbeidet med å etablere administrativ ledergruppa igangsettes.
Desember 2015: Omstillingsplan utarbeides
8. desember 2015:Sak om skyggebudsjett for 2016 legges frem
Våren 2016: Reglement mm for folkevalgte ferdig
Juni 2016: Nærdemokratimodellen avklares
19. oktober 2016: Konstituerende kommunestyremøte
Oktober 2016: Arbeidsavtaler for alle ansatte i ny kommune på plass
November 2016: Beredskapsplan for ny kommune
Desember 2016: Budsjett for ny kommune vedtas
Desember 2016: Kommunevåpen klar til profilering
Kartlegge, prioritere
Vedtak, folkevalgt behandling Prosjektarbeid
Samarbeid fylke, stat
Prosessen
• Temakomiteer
• Kartleggingsgrupper
• Lederprofil/ kompetansekriterier
• Ansettelser
• Overordnet prosjektplan
Innbyggerne, tjenester og samfunnsutvikling
Tjenestene og de brukerrettede aktivitetene skal ha høy prioritet
• Yte fremtidens velferdsoppgaver på en god måte
• Gjøre hverdagen enklere for innbyggerne
• Effektive, trygge og publikumsrettete tjenester lokalt
• Legge til rette for samfunnsutvikling og næringsutvikling
Informasjon Folkevalgte
Organisasjon
Tjenester Medarbeider/
personal
Folkevalgte
Innbyggere Ansatte
Saksfremlegg «konsekvenser for Nye Sandefjord»
Hovedprosjektområder
Hovedprosjektområder 1. IKT
2 . HR/ arbeidsgiverstrategi/ personalpolitikk 3. Økonomi
4. Helhetlig styring (dokumentasjon, styring, internkontroll, reglement)
5. Sak/ arkiv / matrikkel 6. Bygge felles kultur 7. Ledergruppe
8. Beredskap 9. Eierskap
Prosjekter
Økonomi
Ikke nødvendigvis mange prinsipielle avklaringer/beslutninger, men veldig mye arbeid og virksomhetskritisk!
Eks: Kontoplan, budsjetteringsnivå, fullmaktsstruktur
• Utarbeidelse av skyggebudsjett/ KOSTRA-analyse
Sak/ arkiv
Mest kritisk
• Anskaffe sak/arkiv-system
• Avklare fjernarkiv-løsning
• Kultur og praksis – nedslagsfelt, implementering
Prosjektområde helhetlig styring
• Kvalitetsarbeid, brukerundersøkelser
• Medarbeiderundersøkelser – felles verktøy
• Innbyggerundersøkelser
• Risikovurderinger på overordnet nivå og på tjenestenivå
Ikke tidskritiske
Prosjektområde helhetlig styring
Analyse av ressursbruk og tjenesteproduksjon
• Viktig som grunnlag for forståelse av likhet og ulikhet mellom kommunene
• Illustrerer ulikheter i behov for tjenester, f.eks andel barn eller andel eldre
• Illustrerer ulikheter i prioritering
• Illustrerer ulikhet i standard, f.eks tildelingspraksis
• Profil på tjenester – eks andel barn som får
spesialundervisning, prioritering av hjemme- eller institusjonstjenester innenfor omsorg
Hensikt:
Skape forståelse, grunnlag for veivalg,utgangspunkt for videreutvikling og effektivisering, grunnlag for politiske beslutninger
Adm organisering etter 01.01.17
• Det bør være samsvar mellom overordnet politisk og administrativ organisering. Endelig avklaring av den administrative organiseringen gjøres etter at
prosjektleder/fremtidig rådmann i ny kommune er ansatt.
• Den administrative omorganiseringen skal gjennomføres ved en god prosess i nært samarbeid med de tillitsvalgte og medarbeidere.
Adm organisering etter 01.01.17
«Kart»
leder- gruppe og
stabs- funksjoner
Samtaler, Kompe-
tanse- kriterier
Ansettel- sesutvalg
24.11 og 30.11
Intern rekr.
foretatt nivå 1
Ekstern rekr.
nivå 1
(Intern) rekr. nivå
2
November 2015
Desember 2015
1 halvår 2016
Bygge felles kultur
Ansatte; på virksomheter og tjenestesteder
• Felles kultur bygges gjennom oppmerksomhet på oppgaver
• Litt mindre «hvordan har vi gjort det», Litt mer «hvordan vil vi gjøre det»
• Møte og bli kjent. Ny ledelse
• Felles arenaer
• Felles aktiviteter
Innbyggere
• Identitet, noen markeringer og aktiviteter, også gjennom tjenestene
Folkevalgte
• Viktige ambassadører i synliggjøring og gjennomføring
• Felles folkevalgtprogram
Kommunikasjonsstrategi
• Kommunikasjonen skal sørge for at innbyggere,
ansatte og folkevalgte til enhver tid holdes orientert om kommunesammenslåingens Målsettinger,
prosesser, konsekvenser og resultater
• Godt kommunikasjonsarbeid bidrar til å skape oppslutning og tillitt til prosessen
• Kommunikasjonsarbeidet skal bidra til å skape
entusiasme og på sikt en felles identitet på tvers av kommunegrensene
Virkemidler
• Nettsider
Felles portal
• Sosiale medier
• Utsendelser Nyhetsbrev
Pressemeldinger
Ny brosjyre til alle husstander
• Betalt markedsføring
Arrangementer/samlinger
• Tydelig budskap
Å gjøre en forskjell - med «nye Sandefjord»
• Noen utfordringer;
• Demografisk utvikling og behovet for kompetanse
• Utenforskapet
• Flyktninger
• Samfunnsoppdraget
Innbyggerne, tjenester og samfunnsutvikling
Tjenestene og de brukerrettede aktivitetene skal ha høy prioritet
• Servicetorg
• NAV
• Organisering av tjenester til flyktninger/ bosetting og inkludering
• Sentralbord/telefoni
• Selvbetjening, nettportal, skjemaløsninger
• Innsyn, dokumentbestillinger
• Digitalisering
Fremdrift – oppfølging av vedtak
Vedtatt
fremdriftsplan
«det haster»
Legitimitet Oppslutning
Resultat
Involvering, medvirkning,
prosesser
Ansvar, tillit og legitimitet
Tydelige roller og ansvar
Utvikle felles kultur Hvordan få
legitimitet og tillit?
Nye Sandefjord
Grunnlag for endring og forbedring
Krav om effektiviserings-
gevinst Det beste
fra de tre
