Prosjekt: Utvikling av egenkontrollen i kommunene
Fornyingskonferansen – 31. oktober 2013
Endringer i kommuneloven – 1. juli 2013
• Rapporteringsplikt i årsberetningen:
• I kommuneloven § 48 nr 5 innføres det et krav om rapportering om internkontrollen i årsberetningen til kommunen.
– Dette er ment som et virkemiddel til å sette arbeidet med
internkontrollen på dagsordenen lokalt. Kravet innebærer at det skal gjøres rede for både iverksatte tiltak og planlagte tiltak for å sikre betryggende kontroll.
Prosjektorganisering
• Følgende kommuner deltar: Jevnaker, Nordre Land, Nord- Aurdal, Lillehammer, Gausdal og Østre Toten.
• Tidsplan: 6. mai 2013 – 24. februar 2014.
• Prosjekteier: Embetsledelsen
• Prosjektleder: Aslaug Dæhlen
• Nettverkssamlinger med deltakende kommuner
Hovedprosjekt
• Utvikling av egenkontrollen i kommunene, herunder økt bruk av egenkontroll i de statlige tilsynene
• Målet for prosjektet:
– Få til et godt egenkontrollsystem som bidrar til god styring, læring og en helhetlig utvikling av kommunale tjenesteyting og forvaltningspraksis.
– Avgrensning:
• Rådmannens internkontroll.
• Omfang og vurdering av forvaltningsrevisjoner.
Egenkontrollen
• Er den samlede kontrollen kommuner fører med egen
virksomhet.
Egenkontrollen
• Rådmannens internkontroll er en viktig del av egenkontrollen.
– Administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. Kommuneloven §23 nr 2.
• God egenkontroll vil kunne redusere behovet for statlig tilsyn og kontroll.
• God egenkontroll gir grunnlag for læring og forbedring.
Hensikten med internkontroll
• Kvalitet og effektivitet i tjenestene
– Kostnads- og resultateffektivitet – Tilfredse brukere og innbyggere – Forbedringsarbeid
• Helhetlig styring og riktig utvikling
– Utvikling i tråd med vedtatte mål
– God samspill mellom virksomhetsstyring og internkontroll
• Etterlevelse av lover og regler
– Kvalitet og tilgang på tjenester – Hindre myndighetsmisbruk – Forebygge uønskede hendelser
Forbedring av internkontroll
• KS: Rådmannnens internkontroll – Hvordan få orden i eget hus?
– Internkontroll og kontrollaktiviteter må være basert på risikoanalyser.
– Internkontrollen må i større grad være en del av ordinær ledelse og virksomhetsstyring.
– Det er nødvendig med mer formalisering av internkontrollen.
– Kommuner bør ta utgangspunkt i eksisterende virksomhetsstyring når internkontrollen skal styrkes.
Delprosjekter
• Utvikle og kvalitetsforbedre kommunenes eget styringssystem
– Skjer gjennom dokumentet «Slik styres kommunen» – beskriver et
helhetlig internkontrollsystem som kan oversendes Fylkesmannen eller Kontrollutvalget for å vise den overordnede styringen.
Utarbeide en mal –– «Slik styres kommune»
• Organisering
• Delegering
• Oppdrag og rammer
• Rapportering
• Oppfølging av internkontrollen
Organisering
• Rådmannens styringsdokumenter
• Organisering – organisasjonskart
• Møtestruktur
Delegering
• Overordnede styringsdokumenter for rådmannen
– Delegeringsreglement Rådmannens styringsdokumenter:
– Administrativt delegeringsreglement – Maler for lederavtaler
Oppdrag og rammer
• Overordnede styringsdokumenter for rådmannen:
– Økonomireglement – Kommuneplan
– Kommunedelplaner, temaplaner osv.
– Handlingsprogram
Rapportering
•
Økonomi
•
Tjenesteproduksjon
•
Medarbeidere
•
Internkontrollmomenter (skal bidra til at rådmannsgruppa får relevant informasjon til riktig tid):
– Status på oppfølging/gjennomføring av politiske vedtak – Risikovurderinger
– Status avvik
– Iverksatte tiltak for å lukke avvik
– Eventuelle gjennomførte kontroller bestilt av rådmann
– Forslag til nye tiltak eller kontroller på bakgrunn av erfaringer eller analyser
Internkontrollens virkeområde
• Sektorovergripende:
– Virksomhetsstyring
– Felles og overordnede reglement:
• Delegeringsreglement
• Etiske retningslinjer
• Personalforvaltning og arbeidsgiverområdet
• Økonomi og finansforvaltning
• Datasikkerhet og personvern
• Tjenestespesifikk
Kontrollaktiviteter
• Behov for egne kontrollaktiviteter?
• Avvikshåndtering – gir tiltak og læring basert på erfaring.
Økt bruk av risikovurderinger
• Utvikle risikokartlegging og bruk av risikovurderinger i egen
internkontrolloppfølging
Større bruk av risikovurderinger
Bruk av risikovurderinger
• Vurdere risiko i forhold til:
– Skade på liv og helse
• Brukere
• Innbyggere
• Ansatte
– Brudd på rettsikkerhetsgarantier, herunder enkeltpersoners rett til
«riktige» og forsvarlige tjenester – Økonomisk tap/skade
Rådmannens årlige risikovurdering – til årsrapporten
– En vurdering av den sektorovergripende internkontrollen
• Selve internkontrollsystemet
• Kan utvides til også å gjelde:
– En vurdering av styringen av de ulike tjenestene, eks skoleeierrollen – En vurdering av måloppnåelse
– En vurdering av risiko for uønskede hendelser
– En vurdering av internkontrollen i støttesystemene (basert på rapportering)
– En vurdering av internkontrollen innenfor de ulike tjenestene (basert på rapportering)
Internkontroll – et lederansvar:
•
Har ansvar for internkontroll
•
Har betryggende kontroll
•
Ansatte er kjent med internkontrollsystemet
•
Bruker ROS analyser og har et godt bilde av organisasjonens/virksomhetens risiko
•
Ansatte vet hva som skal meldes avvik på
•
Ansatte oppfordres til å melde avvik
•
Har nødvendig og lovpålagte dokumentasjon
Hva er nytt?
• Gjennom dette prosjektet utvikles et rapporteringssystem hvor den enkelte kommune avgir en årlig egenvurdering av risiko og internkontrolloppfølging.
Denne skal rapporteres til kommunestyret og kontrollutvalget. Jfr. Nytt krav i kommuneloven.
• Dette gis også som en tilbakemelding til Fylkesmann. En slik tilbakemelding gir et grunnlag for om det er behov for tilsyn eller forvaltningsrevisjon.
• Det anbefales at Fylkesmannen i større grad gjennomfører egne vurderinger av behovet for tilsyn.
• Prosjektet bør bidra til å gi en bedre tilbakemelding til sentrale statlige myndigheter på helhetsperspektivet som kommunen representerer.
• Utarbeider en mal for «Slik styres kommunen»
• Utarbeider en mal for «Hva er god internkontroll?»
