Supplerende undersøkelser til hjelp i tolkninger

A estrutura que assegura o desenvolvimento de projectos de voluntariado nesta instituição é constituída por uma coordenadora ou responsável do voluntariado, pelos directores dos pólos em que os voluntários prestam o seu serviço, por outros colaboradores com que os voluntários interagem e pelos próprios voluntários. Há também uma intervenção dos serviços administrativos para celebração do seguro social voluntário. A estrutura estabelecida não prevê mecanismos de substituição de voluntários, ou seja, a sua ausência impossibilita a realização da actividade nesse dia.

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Porém, em função das experiências capitalizadas até ao momento, os voluntários demonstram um elevado nível de compromisso, nomeadamente em termos de assiduidade e pontualidade.

A coordenadora, de 36 anos e formação ao nível da Licenciatura, colabora com a instituição há 9 anos e acumula esta responsabilidade com as funções de assistente social que assume actualmente dentro da instituição. Na área do voluntariado, desempenha um papel importante, quer como interlocutora preferencial junto do BLV, quer como interface principal nas fases de recrutamento, selecção e acolhimento de novos voluntários, bem como acompanhamento dos procedimentos formais associados ao início da sua colaboração.

Por sua vez, os directores, desempenham um papel de relevo na organização e desenvolvimento das actividades de voluntariado no momento posterior à entrada do voluntário. São eles que procedem ao planeamento e organização das actividades. O acompanhamento regular dos voluntários é também por eles assegurado, conjuntamente com outros colaboradores internos. Não existindo um procedimento formal de recolha de sugestões junto dos voluntários, as suas ideias e propostas são apresentadas directamente junto dos directores.

A voluntária entrevistada mostra-se satisfeita com o nível de acompanhamento e organização que considera permanente e mais elevado, comparativamente com o prestado noutras instituições onde já desenvolveu voluntariado. Tal como a mesma refere “O trabalho que desenvolvemos é muito bom e esta instituição em particular também é muito boa, nomeadamente a directora está sempre disponível, é uma pessoa muito dinâmica, está sempre pronta a ajudar e isto é muito importante. Os próprios funcionários, os professores também colaboram sempre. Há um óptimo relacionamento com os colaboradores da instituição não voluntários, é como se nós trabalhássemos aqui, estamos inseridas no contexto." Este balanço positivo da relação estabelecida entre voluntários e colaboradores da organização é também corroborado pela entrevistada que assume funções de direcção técnica quando afirma que “Muitas das vezes quase que nos esquecemos que são voluntários, fazem parte desta família, equipa, para nós eles estão connosco e de facto criamos relações de amizade, companheirismo e de colégio muitas das vezes. Entre nós temos de conversar porque surgem situações a tratar, (…) e neste processo todos colaboram, desde o coordenador à funcionária da limpeza que vem

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arrumar o espaço, todos estão envolvidos. Há um grande envolvimento de todos os intervenientes.”

Refira-se ainda que, no pólo a que pertence a voluntária entrevistada, existe uma prática de reunir com os voluntários, em dois momentos distintos, no início e no final do ano, para fazer um ponto de situação e planear as actividades. Não existe, porém, um procedimento de promover momentos de formação contínua dos voluntários.

Os meios de comunicação preferenciais utilizados na área de voluntariado são o telefone e o correio electrónico, bem como a comunicação presencial proporcionada pelo desenvolvimento das actividades. Quando questionada quanto à comunicação que estabelece com outras voluntárias, a entrevistada refere que comunica regularmente mas sobretudo com as voluntárias que colaboram na instituição no respectivo pólo e no mesmo dia que ela.

No que respeita ao processo de gestão de atritos ou conflitos com voluntários, a instituição não tem definido um procedimento estruturado e apenas se registou uma ocorrência deste tipo de situações, que culminaria com a interrupção da colaboração por acordo mútuo.

No que concerne ao nível de formalização da actividade de voluntariado, verifica-se que a instituição possui um regulamento interno, criado em 2007, que no entanto não foi entretanto objecto de qualquer revisão, sendo que na altura em que foi criado, o regulamento foi dado a conhecer nessa altura aos directores, e é na prática “…sobretudo um documento para consumo interno, de gestão e não um documento para ser distribuído aos voluntários.” (Responsável do Voluntariado, Estudo de Caso 1). Este documento não é também divulgado junto dos outros colaboradores que por conseguinte provavelmente o desconhecem. Porém, este documento está disponível na Internet, no site da instituição, podendo pois ser facilmente consultado.

O estabelecimento do programa de voluntariado e celebração do seguro social voluntário constituem também práticas da instituição, tal como a emissão do cartão de voluntário articulada com o BLV.

No que concerne à organização da informação relativa à actividade de voluntariado que desenvolve, existe um registo geral em suporte de papel, com os processos dos voluntários, bem como um registo informático de alguma informação utilizada sobretudo para o desenvolvimento das diligências associadas à gestão dos seguros. No

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quotidiano, a gestão operacional dos voluntários é feita com base nas fichas de inscrição, em suporte de papel.

Quanto a apoios facultados aos voluntários, nesta instituição, existe uma prática aprovada pela direcção de oferecer a refeição aos voluntários na cantina da instituição, no dia em que exercem a sua colaboração. Quanto a eventuais apoios para transporte, não sendo muito habitual conceder apoio a este nível, já aconteceu uma ou outra situação em que foi solicitado apoio para transporte e o mesmo foi atribuído, assegurando o pagamento dos módulos do autocarro ou assegurando transporte com um dos carros da instituição.

Finalmente, quanto a iniciativas previstas para celebrar o Ano Europeu de Voluntariado, a instituição integrou algumas iniciativas promovidas pelo BLV, no âmbito desta celebração, duas delas que decorreram em Maio 2011, e consistiram em actuações públicas na zona central de Braga, ligadas à música.