Nærmere om bestemmelsens innhold

5.43.2.1 Opplysningene som innhentes må være nødvendige

Hvilke opplysninger som skal fremskaffes i den enkelte sak må alltid vurderes individuelt ut fra tjenestemottakers situasjon og konkret i forhold til tjenesten det søkes om. Opplysninger som innhentes skal være relevante for saken, og det skal ikke innhentes flere opplysninger enn nødvendig. I tilfeller der tjenestemottaker befinner seg i en nødssituasjon, må vurderingen av hvilke opplysninger som er nødvendige tilpasses situasjonen.

I vurderingen av hva som er nødvendige opplysninger ligger også en vurdering av hva som er tilstrekkelig for å opplyse saken så godt som mulig. Dette henger sammen med

NAV-kontorets plikt til å identifisere hjelpebehov og å peke på omstendigheter som har betydning i det konkrete tilfellet. For eksempel kan det være nødvendig å innhente nærmere opplysninger knyttet til tjenestemottakers barn som har betydning for vurderingen av livsoppholdsbehovet.

Dette kan blant annet gjelde barnets behov i tilknytning til sosialt samvær med andre barn og fritidsaktiviteter. Det kan også være nødvendig å innhente ytterligere opplysninger om tjenestemottakers bosituasjon for å kunne vurdere hvilke tiltak som fremmer overgang til arbeid. Dette kan blant annet gjelde forhold ved boligen eller bomiljøet som hindrer eller vanskeliggjør arbeidsrettet aktivitet.

Vurderingen av hvilke opplysninger som er nødvendige innebærer videre en vurdering av hvor oppdaterte opplysningene skal være. Hvis opplysningene allerede ligger i saken, og det ikke foreligger forhold som tilsier at situasjonen er endret, er det ikke nødvendig å innhente de på nytt for hver søknad. For eksempel trenger ikke tjenestemottaker å gi opplysninger om samvær med barn for hver enkelt søknad om livsopphold.

5.43.2.2 Særlig om kontoutskrift

Utskrift fra konto, som viser alle bevegelser på kontoen i et bestemt tidsrom, inneholder store mengder personlig informasjon, og mye av dette er ikke relevant for NAV-kontorets

behandling av saken. Kontoutskrift kan derfor ikke kreves fremlagt rutinemessig. Hvis den konkrete situasjonen er slik at enkelte nødvendige opplysninger ikke kan dokumenteres på annen måte, skal det gjøres klart for tjenestemottaker hvilke opplysninger det er behov for og hvorfor. Tjenestemottaker skal gis anledning til å stryke over opplysninger som ikke er nødvendige for saken før kontoutskriften leveres til NAV-kontoret. I noen tilfeller kan det være i tjenestemottakers interesse å legge frem kontoutskrift for NAV-kontoret, for eksempel når tjenestemottaker tar imot tilbud om økonomisk rådgivning. Når tjenestemottaker selv ønsker å legge frem kontoutskrift, er dette uproblematisk.

5.43.2.3 Opplysninger skal dokumenteres

Opplysningene i saken skal foreligge skriftlig, enten dette er i form av innhentede dokumenter eller nedtegnelser i søknad eller øvrige saksdokumenter. Skriftlighet sikrer tjenestemottakers rettsikkerhet og muliggjør at behovsvurderingen i saken kan overprøves og kontrolleres.

Hvordan opplysningene skal dokumenteres må vurderes individuelt ut fra tjenestemottakers situasjon, og konkret ut fra opplysningen det gjelder. Utgangspunktet for vurderingene er at et godt samarbeid mellom NAV-kontoret og tjenestemottaker bygger på tillit, og ikke

mistenkeliggjøring og kontroll.

Hovedregelen er at opplysningene som er nødvendige for saken skal være skriftlige i form av innhentede dokumenter, som lønnsslipp, husleiekontrakt, saldoutskrift og likning. Det skal ikke innhentes flere dokumenter enn det som er nødvendig i den enkelte sak. Bruk av

standardiserte lister med dokumentasjonskrav skal kun brukes hvis det klart fremgår hvilke av dokumentene den enkelte tjenestemottaker skal innhente. Hvis tjenestemottaker ikke

fremlegger dokumentasjonen som etterspørres, eller på annen måte dokumenterer

opplysningene, skal NAV-kontoret likevel vurdere tjenestemottakers behov med bakgrunn i sannsynligheten av opplysningene som er gitt. Hvis for eksempel tjenestemottaker søker om dekning av utgifter til fremtidig samvær med barn, men ikke fremlegger samværsavtale eller annen dokumentasjon på samvær, skal søknaden fortsatt vurderes etter hvor sannsynlige opplysningene om samvær er.

Noen opplysninger som tjenestemottaker gir krever ikke ytterligere dokumentasjon enn nedtegnelse i saksdokumentene, fordi det uten videre bør legges til grunn at opplysningene er riktige. Dette kan være opplysninger av personlig karakter som det er fornærmende å skulle dokumentere. Hvis for eksempel en tjenestemottaker i en søknad om vinterklær opplyser at fjorårets klær ikke passer lenger, trenger ikke dette dokumenteres nærmere.

Det er også tilstrekkelig at opplysninger som det er umulig eller urimelig vanskelig å fremskaffe dokumentasjonen på, nedtegnes i saksdokumentene. Dette kan være fordi dokumentasjonen ikke eksisterer eller er utilgjengelig for tjenestemottaker. Det kan for

eksempel være umulig å fremskaffe offentlige dokumenter, som skilsmissepapirer, fra enkelte land. Og det kan være urimelig vanskelig å fremskaffe erklæringer fra tredjepersoner, som

samværsbekreftelse fra forelder med daglig omsorg, eller bekreftelse på jobb- eller boligsøking.

Muntlige opplysninger som NAV-kontoret innhenter, for eksempel fra samarbeidspartnere, skal dokumenteres ved nedtegnelse i saken.

5.43.2.4 Innhenting av opplysninger

5.43.2.5 Tjenestemottaker innhenter

Tjenestemottaker som er i stand til å ivareta sine interesser, skal som hovedregel selv fremskaffe og dokumentere opplysningene som er nødvendige for at NAV-kontoret skal kunne vurdere vedkommendes behov for tjenesten det søkes om. Tjenestemottaker skal være informert om, og ha forstått, hvilke opplysninger som er nødvendige for å avgjøre saken. Hvis tjenestemottaker ikke innhenter eller dokumenterer opplysningene, bør NAV-kontoret avklare om dette kan skyldes at vedkommende ikke er i stand til det.

5.43.2.6 NAV-kontoret innhenter etter samtykke

NAV-kontoret kan etter samtykke innhente opplysningene hvis tjenestemottaker ikke er i stand til å gjøre det på egenhånd. Dette kan skyldes både personlige og praktiske forhold, som sykdom, rusproblemer og manglende eller begrenset tilgang til telefon eller internett.

NAV-kontoret kan også innhente opplysninger etter samtykke hvis det foreligger andre forhold ved tjenestemottakers situasjon som gjør at dette er hensiktsmessig. Dette kan for eksempel være hvis tjenestemottaker er i konflikt med, eller har et dårlig samarbeid med, den som kan gi opplysningene, som utleier eller tidligere arbeidsgiver.

Det er et grunnleggende prinsipp at samtykke gis frivillig. NAV-kontoret har ikke anledning til å sette vilkår om, eller på annen måte utøve press for, at tjenestemottaker skal undertegne samtykkeerklæring. Hvis tjenestemottaker ikke innhenter opplysningene selv og heller ikke gir NAV-kontoret samtykke til å gjøre det, kan resultatet bli at hjelpebehovet ikke er tilstrekkelig dokumentert og søknaden avslås.

Når det gjelder innhenting av opplysninger fra private institusjoner eller personer må NAV-kontoret utvise særskilt aktsomhet med hensyn til samtykket som gis, hvilke opplysninger som innhentes og hvem opplysningene hentes fra. Henvendelser fra NAV-kontoret vil kunne skape vanskeligheter og ubehag for tjenestemottaker.

Hvis NAV-kontoret innhenter opplysninger fra et annet offentlig organ etter samtykke, har organet plikt til å gi opplysningene som etterspørres.

5.43.2.7 NAV-kontoret innhenter uten samtykke [Endret 6/13]

NAV-kontoret kan hvis det er nødvendig for å opplyse saken så mye som loven krever, innhente opplysninger fra andre offentlige organer uten at det foreligger samtykke fra tjenestemottaker. Som offentlige organer regnes også organisasjoner og private som utfører oppgaver for stat, fylkeskommune eller kommune. Det skal aldri innhentes opplysninger fra private institusjoner eller personer som ikke utfører oppgaver for det offentlige uten

tjenestemottakers samtykke.

Bestemmelsen gir ikke NAV-kontoret en generell hjemmel til å innhente opplysninger.

Taushetspliktreglene setter begrensninger for hvilke opplysninger som kan innhentes og hvor de kan hentes fra. For å få opplysninger, må NAV-kontoret nødvendigvis også gi noen opplysninger. Opplysningene som innhentes må være avgjørende for å kunne vurdere saken.

Et eksempel på dette er informasjon om personens oppholdsstatus, noe som er avgjørende for å kunne vurdere om vedkommende har fulle eller begrensede rettigheter etter loven. NAV-kontoret kan kun unntaksvis røpe at en person mottar sosialhjelp eller gi annen informasjon om personen. Dette skal det tas hensyn til ved henvendelser til andre offentlige organer, for eksempel slik at det kun informeres om at henvendelsen gjelder en NAV-bruker, og ikke hvilke tjenester vedkommende mottar fra NAV-kontoret.

Bestemmelsen gir heller ikke NAV-kontoret en rett til opplysninger. Det er bestemmelsene om taushetsplikt, opplysningsrett og eventuell opplysningsplikt som gjelder for

avgiverorganet som regulerer om opplysningene kan utleveres til NAV-kontoret.

5.43.2.8 Opplysninger NAV-kontoret selv innehar

NAV-kontoret kan selv ha opplysninger som er nødvendige for saken, enten i tidligere saker etter denne loven eller i saker etter folketrygdloven eller arbeidsmarkedsloven. NAV-loven § 16 åpner for utveksling av opplysninger internt i kontoret. Det forutsettes at intern utveksling i de fleste tilfellene skjer i nært samarbeid med tjenestemottaker eller slik at vedkommende har kjennskap til innhentingen.

Se også

§ 2 lovens virkeområde

Forskrift om sosiale tjenester for personer uten fast bopel § 5

§ 41 anvendelse av loven ‘særlig om samtykke

Forvaltningsloven, spesielt § 11 veiledningsplikt og § 17 forvaltningsorganets utrednings- og informasjonsplikt

§ 44. Taushetsplikt

Enhver som utfører tjeneste eller arbeid for kommunen etter denne loven, har taushetsplikt etter forvaltningsloven §§ 13 til 13 e. Overtredelse straffes etter straffeloven § 121.

Taushetsplikten gjelder også fødested, fødselsdato, personnummer, statsborgerforhold, sivilstand, yrke, bopel og arbeidssted. Opplysning om en tjenestemottakers oppholdssted kan likevel gis når det er klart at det ikke vil skade tilliten til kommunen.

Opplysninger til andre forvaltningsorganer, jf. forvaltningsloven § 13 b nr. 5 og 6, kan bare gis når dette er nødvendig for å fremme kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningens oppgaver, eller for å forebygge vesentlig fare for liv eller alvorlig skade for noens helse.

Dersom et barns interesser tilsier det, kan fylkesmannen eller departementet bestemme at opplysninger skal være undergitt taushetsplikt, selv om foreldrene har samtykket i at de gjøres kjent.