O termo “adjunto”, de acordo com Houaiss (2015), pode ter as seguintes acepções: “1 próximo a; contíguo; 2 (o) que auxilia; assistente, assessor; 3 aquele que substitui alguém; suplente”. Ser adjunto, portanto, relaciona-se à noção de estar junto, de assistir. É nesse contexto que o termo “adjunto” se enquadra quando se junta à palavra “secretário”.
O secretário adjunto é um assistente que, como indica o próprio adjetivo, está junto de alguém, ou seja, dando-lhe assistência. Diante de tantas obrigações a serem cumpridas pela chefia de gabinete, a lei (Decreto n.º 30.801, de 10 de janeiro de 2012) lhe disponibiliza um assessor, o Secretário Adjunto do Gabinete do Governador.
Por também ser um assessor, o Secretário Adjunto é indicado para o cargo, acompanhando a mesma lógica que os cargos do governo aos quais se reportou esta pesquisa até então: por ser um cargo de confiança, o superior escolherá o seu secretário para trabalhar consigo. O Decreto n.º 30.801 (CEARÁ, 2012) não explica o que é um Secretário Adjunto, apenas indica que ele participa da Direção Superior e expõe as suas atribuições básicas, anunciadas pelo Artigo 13, Capítulo II: “Constituem atribuições básicas do Secretário Adjunto do Gabinete do Governador”.
As atribuições dadas ao Secretário Adjunto do Gabinete do Governador também guardam semelhanças com as funções dos profissionais de Secretariado Executivo. A primeira delas encontra-se no Inciso I, do mencionado Artigo 13, que afirma ser dever do Secretário Adjunto: “auxiliar o Secretário de Estado Chefe do Gabinete do Governador, dirigir, organizar, orientar, controlar e coordenar as atividades do Gabinete do Governador, conforme delegação do Secretário”. No Inciso I da lei de regulamentação da profissão de secretário (Lei n.º 7.377, de 30 de setembro de 1985), por sua vez, constam como responsabilidades do profissional de Secretariado Executivo: “planejamento, organização e direção de serviços de secretaria”.
Nota-se que ambos os Secretários têm por obrigação manter sob controle as secretarias onde cada um atua através de atividades que envolvem direção, organização, planejamento, controle das rotinas administrativas. Aos dois também é dada a incumbência de gerir as atividades da chefia. Em relação ao Secretário Adjunto do Gabinete, essa informação consta no final do próprio inciso I do Decreto n.º 30.801 – citado há instantes; no tocante ao secretário executivo, a atribuição de assessorar o chefe se encontra no Inciso II da Lei n.º 7.377 (BRASIL, 1985): “assistência e assessoramento direto a executivos”. Auxiliar o executivo em suas tarefas demonstra que esses secretários, além de manterem uma boa relação de trabalho com o chefe, devem conhecer bastante a sua rotina, tanto a pessoal como a administrativa, facilitando o trabalho do gestor.
Outras atividades podem ter similitudes. Afirmam os Incisos II e VII do Decreto n.º 30.801 (CEARÁ, 2012) que o Secretário Adjunto deve: “II. auxiliar o Secretário de Estado Chefe do Gabinete do Governador nas atividades de articulação interinstitucional e com a Sociedade Civil nos assuntos relativos ao Gabinete do Governador”; “VII. auxiliar o Secretário de Estado Chefe do Gabinete do Governador no controle e supervisão das unidades orgânicas do Gabinete do Governador”. Apesar de se referirem a deveres bastante específicos da Secretaria da Chefia de Gabinete, esses incisos podem ser relacionados aos Incisos III e VIII do Artigo 4.º da Lei n.º 7.377 (BRASIL, 1985), os quais dizem serem atividades do Secretário Executivo: “III - coleta de informações para a consecução de objetivos e metas de empresas”; “VIII - registro e distribuição de expedientes e outras tarefas correlatas”.
Quando o Secretário Adjunto do Gabinete do Governador tem deveres de auxiliar – e esta ação consta em várias de suas atribuições –, cabe dizer, como também discutido no tópico que tratou das atribuições do Secretário Chefe de Gabinete do Governador, que o Secretário do Chefe de Gabinete é um assessor, assim como o é o Secretário Executivo17. Mas, para além disso estão os papéis de fazer articulações entre instituições e com a sociedade, o de controle e de supervisão de unidades. Ao fazer articulações, o Secretário Adjunto está usando da comunicação para a manutenção de boas relações. Da mesma forma, o profissional de Secretariado necessita da comunicação para a obtenção de informações que lhe auxiliem alcançar os objetivos da empresa.
A comunicação tem se mostrado de fundamental importância para as empresas na forma como estas se relacionam com seu ambiente, na implementação das estratégias organizacionais, no desenvolvimento da imagem da empresa, na formação de sua cultura organizacional, entre vários outros aspectos (TORQUATO, 2002; KUNSCH, 2003 apud BÍSCOLI; LOTTE, 2006, p.158).
Ao secretário executivo é também proposto o encargo de distribuir os afazeres do expediente. Para isso, ele precisa monitorar o que acontece no expediente. Essa tarefa também pode ser identificada no Inciso I da Lei n.º 7.377 ao se referir à organização e à direção de serviços. O Secretário Adjunto, por seu lado, exerce controle e acompanhamento sobre atividades intrínsecas ao seu trabalho, como acontece com unidades orgânicas do Gabinete do Governador.
Outras atividades exercidas pelo Secretário Adjunto do Gabinete do Governador distanciam-se, às vezes mais, às vezes menos, das atribuições conferidas por lei ao secretário executivo devido a alguns encargos de um Secretário Adjunto de Gabinete serem bastante específicos ao seu ambiente e a todo o seu contexto, como a lida com processos de licitação ou a expedição de certidões e atestados.
De modo geral, percebe-se, através de suas atribuições, que o Secretário Adjunto do Gabinete do Governador auxilia diretamente o Secretário Chefe do Gabinete em diversas atividades, fazendo recomendações, organizando reuniões, lidando com situações específicas, para as quais é necessário o conhecimento de legislações e práticas governamentais, entre outras tarefas.
Entre convergências e divergências, nota-se que as similitudes entre as funções exercidas pelos Secretários de Governo – Secretários de Estado, Secretário Chefe de Gabinete do Governador e Secretário Adjunto do Gabinete do Governador – e os Secretários Executivo, profissionais graduados nesta área, são abundantes. As atribuições que, a princípio, não são correspondentes estão associadas a questões intrínsecas aos assuntos pertinentes às secretarias do governo, e isso não quer dizer que o secretário executivo não tenha competência para deliberá-los. Ao contrário: com formação multidisciplinar, o profissional de Secretariado Executivo é habilitado para lidar com qualquer assunto administrativo, seja no setor privado ou público, considerando-se a natureza de cada trabalho. Tal aspecto remete a uma característica que já vem acompanhando o secretário executivo há algum tempo: a multifuncionalidade:
Hoje, o profissional deve ser multifuncional, ter visão macro e agir integradamente. A multifuncionalidade não só é uma vantagem, mas uma meta que as empresas têm perseguido. E que até procuram incutir este perfil em seus funcionários. Ela é uma exigência do mercado de trabalho, considerando que o profissional deva ter muito mais do que só o desenvolvimento de tarefas e funções pertinentes ao cargo, mas, principalmente, a capacidade de apreender novos conhecimentos e estar preparado para oferecer soluções aos diversos problemas enfrentados pela organização (STOCCO, 2009, p.10-11).
Diante disso, é possível perceber que as atribuições constantes na Lei 7.377, de 1985, estancaram no tempo, não acompanhando a dinâmica do mercado, que foi tornando pouco a pouco o Secretário Executivo um verdadeiro gestor (de processos, de informações, de pessoas, de atividades, etc.), dando-lhe, frente às exigências das novas e grandes organizações, novas atribuições.