A reunião de retrospectiva é realizada normalmente a cada 45 dias ou até a cada dois meses, com duração, em média, de uma hora e meia. Ela acontece em uma das salas de reunião, com a utilização do aparelho de TV e de uma lousa para escrever. Este tipo de reunião serve para analisar os processos dos sprints ocorridos entre uma reunião e outra, bem como o comportamento da EDS1 nesses processos, visando melhorar a entrega do produto ao cliente.
A metodologia é baseada na autoanálise (reflexão de cada membro) e análise do grupo (reflexão da EDS1) sobre os principais fatos ocorridos durante o período, dividindo-se em três partes: análise do desempenho dos sprints, análise dos pontos positivos e pontos negativos, definição dos encaminhamentos. Ela foi adaptada pelo coordenador a partir do método scrum, acrescido das suas vivências em outras EDS1, ao longo de sua carreira, e nos cursos e treinamentos dados pela HBSIS.
Em geral, na hora agendada, todos os membros da EDS1 se dirigem à sala locada para a reunião e se posicionam em volta da mesa e o coordenador ao centro. Na primeira parte, o coordenador abre um arquivo que contém o desempenho da EDS1 no que se refere aos últimos
sprints. Esse arquivo contém indicadores de velocidade de produção da EDS1 e de pontos feitos por hora, conforme apresentado no quadro 5. Quadro 5 – Velocidade de produção EDS1
Período Velocidade Pontos/Hora
Até Jun/2014 2,49 6,75
Até Out/2014 2,51 6,78
Fonte: EDS1/HBSIS.
Os indicadores acima suscitaram uma discussão na EDS1 sobre o fato de que a velocidade diminuiu, embora os pontos por hora tivessem aumentado, o que parece contraditório. Contudo, o coordenador explicou que, embora a equipe se esforçasse para aumentar a produtividade (pontos feitos por hora), nos últimos meses houve um aumento de manutenções corretivas (MCs). As MCs geram uma queda na velocidade, pois algumas dessas horas são destinadas ao retrabalho, que não agrega valor ao produto.
O coordenador aproveitou para dizer que é preciso melhorar a entrega de cada atividade desenvolvida, pois isso diminui o retrabalho. E para isto ele insistiu em que devem perguntar, se têm dúvida, e não seguir em frente em uma atividade que pode estar errada ou mal interpretada. E ainda frisou: “[...] para isto somos equipe, e não sozinhos e abandonados”. Alguns membros riram, os mais novos demonstraram estar envergonhados e os mais experientes, menos vibrantes.
Alguns membros da EDS1 comentaram que, apesar do aumento das MCs, sentem que a equipe está procurando se entrosar para vencer as dificuldades: “apesar dos erros, estamos nos esforçando para consertá-los e estamos conseguindo e muito rápido, dada a velocidade de produção” (Suporte 2). Outra fala nesse sentido é a do Desenvolvedor 1: “[...] se a gente conversar mais sobre as atividades que temos que desempenhar antes de fazer, a gente consegue diminuir os erros e ser mais produtivo”. Na sequência, a EDS1 discute sobre os pontos positivos e pontos negativos. Essa parte da reunião segue a técnica WWW (what went well – o que deu certo e what went wrong – o que deu errado) nos sprints do período analisado. Cada membro da EDS1 anota em post-it os pontos positivos e negativos de um sprint ou dos sprints vividos nesse período.
Os post-its são lidos por um dos membros da EDS1. A EDS1 discute sobre o problema e propõe melhorias. O assunto relatado por um dos membros e discutido na EDS1 é colocado na lousa, que é dividida em dois tópicos: manter e melhorar. Durante a reunião e, principalmente,
nesta segunda parte, os membros da EDS1 pareciam se soltar e falar mais à vontade e de forma espontânea, com menos formalidade, conforme demonstrado nas falas do Suporte 2: “ Acho que, se o suporte conseguir explorar melhor o que os clientes trazem, a gente consegue ajudar mais o pessoal do desenvolvimento”; do Desenvolvedor: “[...] precisamos prestar mais atenção nas dúvidas e nos conceitos errados [...] que levam a programar errado e geram retrabalho”; e do Coordenador: “[...] é pessoal, precisamos entender o que estamos fazendo de errado e que onera o nosso produto, e o pessoal do financeiro tá acompanhando [...] é só assim que se consegue melhorar para atender o cliente”.
Observa-se, nessa parte da reunião, que os membros começam a fazer uma autoanálise de seus problemas, ressaltando a responsabilidade de cada um e as ações que devem ser realizadas para melhorar todo fluxo de desenvolvimento.
A reunião de retrospectiva, por suas características, serve como elo que fortalece, a cada reunião, a relação entre os membros da equipe, pois, conforme a EDS1 amadurece e conhece mais o produto, ela consegue expor as suas dificuldades, analisar o que poderia ter sido realizado de forma mais eficiente e melhor, e o que foi positivo e deve permanecer como prática dentro da EDS1. Esse contexto pode ser evidenciado no diálogo entre membros da EDS1:
“[...] pra mim, é como se fosse uma aula na vida real, eu consigo analisar os erros e acertos e aprender muito” (Testador).
Eu aprendo muito e compartilho meus sentimentos e sensações sobre aquilo que vivi e como foi isso pra mim (Desenvolvedor 2).
[...] esse é um momento muito legal na equipe [...] eles conseguem entender um pouco mais dos processos a partir da discussão de suas vivências sobre esses processos” (Coordenador).
Durante a reunião, o coordenador adiciona ao arquivo que está aberto na tela da TV os pontos a manter e a melhorar definidos pela EDS1, para que estes sejam retomados e refletidos na próxima reunião. Em uma das reuniões que acompanhei ficaram registrados como pontos a manter:
a)
bom relacionamento entre os membros da EDS1: os membros não possuem medo de expor e falar sua opinião. Possuem troca e compartilhamento das responsabilidades e ajuda mútua;b)
sincronia em horário: apesar de não haver horário fixo, todos conseguem concatenar e ser responsáveis com os horários comuns, principalmente das reuniões;c)
capacidade de dividir mais adequadamente as histórias e com isto melhorar o desempenho da EDS1. Durante a definição desse item houve um diálogo interessante entre o Desenvolvedor 1 e o coordenador, conforme segue: A gente sentia a preocupação do coordenador com esta questão da quebra da história, e daí a gente procurou dar um ritmo maior e acompanhar todo dia (Desenvolvedor 1).
Obrigado por se preocuparem comigo (Coordenador). [todos caíram na risada, até a pesquisadora].
d)
comunicação ágil entre a EDS1, demonstrado na fala do Desenvolvedor 2:[...] é preciso se comunicar na hora de fazer os testes [...] se tiver dúvida, perguntar. [...] eu tinha este problema no início [...] eu ficava na minha e não falava. Agora eu pergunto e não deixo passar a dúvida e então consigo resolver melhor as minhas atividades.
Os pontos a melhorar registrados foram:
a)
o entendimento claro do que os clientes querem, pois isto facilita a montagem das histórias;b)
a resiliência, ou seja, ter flexibilidade em certas situações na EDS1 e nos processos e não lutar contra eles;c)
é necessário agendar um happy hour, apesar de a EDS1 ser unida, para estabelecer uma convivência fora do ambiente de trabalho e estreitar o relacionamento. Ressalto que este item teve um efeito rápido pois, nas semanas seguintes, os almoços juntos se intensificaram e com aspecto de happy hour, e os cafés durante os intervalos também.d)
limitação de estrutura e ferramentas, manifestado na fala do Desenvolvedor 1:Sabemos que não adianta ficar discutindo sobre não conseguir fazer alguma coisa, pois, se não temos estrutura para fazer tudo ao mesmo tempo [...] temos que priorizar e discutir o que vai ficar
para depois e não se estressar com isso [...] Se decidimos que seria feito depois, vai ser feito depois e não adianta ficar falando toda hora.
e)
diminuição do número de manutenções corretivas (MCs),conforme comenta o coordenador:
[...] importante saber por que as MCs estão aumentando. [...] são coisas antigas ou novas... tem que analisar bem isto.
[...] para que uma equipe ágil seja ágil, ela deve entregar o que o cliente quer e não algo com problema [...] porque aconteceu a MC [...] e muitas vezes é fácil de resolver: é parar a ver o problema, analisar por que passou e foi parar no cliente. Assim vamos melhorando e diminuindo nossos pontos de erro [...] a Toyota nos mostra bem isto: quando foi detectado o erro, para tudo e analisa e resolve, para não acontecer mais.
Após a atualização e salvamento no arquivo das considerações da EDS1 sobre os pontos a manter e a melhorar, o coordenador encerra a reunião demonstrando satisfação com o resultado das discussões e com a postura da EDS1. Esse tipo de reunião é chamado carinhosamente pela equipe como “Lições Aprendidas”, pelo fato de realizarem um processo de autoavaliação e avaliação de ações e comportamentos ocorridos em um determinado período, o que gera um fortalecimento da equipe como um todo.