O uso da matriz de análise de stakeholders encontra na literatura aplicações distintas para os aspectos avaliados, sobretudo quanto à influência, interesse e poder sobre o assunto ou processo ao qual estão relacionados. Na prática, o modelo é melhor representado na forma gráfica, cujos dados da matriz de avaliação refletem de forma clara o posicionamento de cada
stakeholder em relação aos demais, segundo o critério avaliado.
Vaz (2016) recomenda os seguintes passos para a identificação e análise dos
stakeholders-chave para um projeto:
• Listar todas as possíveis partes interessadas: A princípio, é necessário fazer uma sessão de “tempestade de idéias” (brainstorming) para listar todas as potenciais partes interessadas no projeto. Aqui não importa (ainda) o grau de interesse ou de impacto que cada stakeholder tem, de forma que o que se precisa é ter uma visão de quem são os públicos afetados pela iniciativa;
• Entender os interesses de cada stakeholder: Com a lista de stakeholders formada, procure entender quais são os interesses de cada um a respeito do projeto. Nesse momento é importante pensar tanto positiva quanto negativamente, relacionando todo e qualquer stakeholder que tenha interesses que possam ajudar ou prejudicar a iniciativa;
• Determinar os respectivos níveis de influência: Nesta fase já se sabe quem são e o que querem, agora é hora de determinar o nível de influência de cada stakeholder sobre o projeto por influência entenda a capacidade desse stakeholder de alavancar o projeto ou de paralisá-lo, podendo ser utilizado para esta um diagrama para entender esse nível de influência (Figura A.6). Note que o lado direito do quadrante é onde devem ser focados os esforços de comunicação e relacionamento – em especial no quadrante superior direito, que possui alta influência e alto interesse no projeto. Essas pessoas são as que têm o poder de potencializar os esforços em benefício do projeto ou de barrá-los;
• Classificar os stakeholders por ordem de importância: Seja com base no diagrama apresentado anteriormente ou ainda em um sistema de pontuação de acordo com os níveis de influência e de interesse no projeto.
Figura A.6 - Diagrama de análise do nível de interesse e influência de stakeholders (Vaz,
2016)
Após a classificação dos stakeholders em ordem de importância, é necessário desenvolver um plano de ação para cada um deles, contemplando estratégias de comunicação e obtençãodo seu apoio, que tipo de riscos cada um pode trazer ao projeto e como mitigá-los.
De acordo com Vaz (2016), identificar os stakeholders-chave depende da complexidade de cada projeto. Assim, quanto mais complexo ele é, mais stakeholders estarão envolvidos e maior deve ser o cuidado ao classificá-los, determinando que tipo de atuação deve ser desenvolvida junto a eles.
Para Reis (2016), identificar as partes interessadas é a primeira parte do processo de gerenciamento de stakeholders. Entender as necessidades e expectativas do cliente, dos diretores, dos usuários e dos demais envolvidos é fundamental e isso deve ser feito logo no inicio do projeto. Seu registro deve ser realizado no termo de abertura. Negligenciar esse processo acarreta em aumento de custo e pode até inviabilizar um projeto. Isso por que no início a capacidade dos stakeholders influenciarem o projeto é muito grande, com um custo da mudança pequeno. Conforme o projetoavança, essa proporção se inverte chegando ao extremo de que em um determinado momento uma mudança possa significar o cancelamento do projeto. Outro aspecto importante da gestão de stakeholders, ainda segundo Reis (2016), está
em garantir um fluxo eficiente de comunicação, contínuo e na medida certa, cujo foco é informar a evolução dos trabalhos, entender as expectativas, abordar questões delicadas como interesses, opiniões e oposições. A análise de partes interessadas, no modelo apresentado por Reis (2016), observa as seguintes etapas:
• Identificar todas as potenciais partes interessadas do projeto: Nesta etapa o time de planejamento do projeto trabalha para mapear todas as informações relevantes sobre o
stakeholder, tais como; papéis, departamentos, interesses, nível de conhecimento, expectativas e níveis de influência. As partes interessadas mais importantes em geral são fáceis de reconhecer. Elas incluem todo o time gerencial ou de tomada de decisões afetadas pelo resultado final do projeto. A identificação das demais partes interessadas geralmente é feita através de entrevistas, até que todas tenham sido identificadas; • Identificar o impacto ou apoio potencial: A fim de definir uma estratégia de
abordagem, cada parte interessada precisa ser classificada com seu nível de poder e potencial. Em grandes comunidades, é importante priorizar corretamente para garantir uma utilização eficiente de esforços ao comunicar e gerenciar suas expectativas; • Avaliar a resposta potencial dos principais stakeholders em várias situações: A fim de
planejar como influenciá-las — para aumentar seu apoio e mitigar os impactos negativos em potencial — o gerente de projetos criará um ranking das partes interessadas com objetivo de facilitar seu gerenciamento.
Reis (2016) apresenta na Tabela A.3 os processos de gerenciamento das partes interessadas do projeto, com os respectivos resultados-chave (ou produtos).
Tabela A.3 - Processos de Gerenciamento das Partes Interessadas de um Projeto (Reis, 2016)
PROCESSO GRUPO DE PROCESSOS RESULTADOS-CHAVE
Identificar as partes interessadas Iniciação Partes interessadas identificadas Plano de gerenciamento das
partes interessadas Planejamento
Plano de gestão das partes interessadas
Gerenciar as partes interessadas Execução Atualização de documentos Controle de partes interessadas Monitoramento e controle Relatório de desempenho
Reis (2016) destaca que existem muitos modelos usados na análise e na classificação de stakeholders, dentre eles pode-se destacar:
• Grau de poder/influência: agrupa com base no seu nível de autoridade e no seu engajamento ativo no projeto. Partes interessadas com grande capacidade de influenciar o projeto precisam ser acompanhadas de perto;
• Grau de influência/impacto: agrupa com base no seu engajamento ativo (“influência”) no projeto e na sua habilidade de efetuar mudanças no planejamento ou na execução do projeto, evidenciando sua capacidade de impacto no projeto;
• Modelo de relevância: descreve os tipos de partes interessadas com base no seu poder (capacidade de impor sua vontade), na urgência (necessidade de atenção imediata) e na legitimidade (seu envolvimento é apropriado).
O Diagrama de poder/interesse de stakeholders (Figura A.7) apresentado por Reis (2016), mostra as estratégias a serem adotadas no gerenciamento das partes interessadas, no processo de implantação do projeto.
APÊNDICE B - METODOLOGIAS DE PLANEJAMENTO, EXECUÇÃO E