3.1 CO 2 Results
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O orçamento é uma das ferramentas mais indicadas para fins de controle nas organizações. Teve sua origem, de forma obrigatória nas empresas do setor público e com o passar dos tempos, foi-se acoplando as rotinas das empresas privadas Brasileiras.
Segundo Gimenez e Oliveira (2011, p. 189), os orçamentos foram introduzidos na esfera privada “por Donaldson Brown, gerente financeiro F. na DuPont de Nemours, em 1919 (EUA)”.
Como já vimos anteriormente, a Controladoria utiliza-se de diversas ferramentas da Contabilidade Financeira e Gerencial na execução de seus trabalhos com a finalidade de atingir o sucesso de acordo com a sua missão. Faz-se necessário a elaboração de um planejamento 8de longo prazo que leve em consideração todos os objetivos da entidade, formalizados em orçamentos que irão contribuir com que suas metas realmente sejam atingidas.
Para os autores Gimenez e Oliveira (2011, p. 189) entende-se por orçamento,
“os planos numéricos da organização, apoiados no planejamento estratégico homologado pela Direção, em consonância com seus objetivos, expressando as expectativas monetárias, para determinado período, destinado a orientar os administradores na tomada de decisão sobre assuntos operacionais, econômicos e financeiros”.
Trata-se de uma ferramenta primordial para o desempenho das atividades administrativas em uma organização, uma ferramenta de controle por excelência, tratando muito efetivamente e com eficácia as questões de planejamento, execução e controle, permitindo o acompanhamento do cumprimento dos objetivos da entidade.
Segundo o autor mencionado anteriormente, a principal função do orçamento de uma empresa, está atrelada às funções do administrador, que compreendem as seguintes perspectivas: planejamento, referente à forma como o administrador e a empresa pretendem atingir seus objetivos; organização: representada pela melhor disposição dos recursos da empresa. Suas atividades, as de seus subordinados e todos os recursos disponíveis deverão estar dispostos de maneira a alcançar os objetivos propostos de forma mais eficiente e eficaz; e, o controle representa a segurança de que sua própria energia e ações, bem como as de seus subordinados, estejam coordenadas com a implementação dos objetivos da organização.
Para Nakagawa (1993, p. 68), as peças orçamentárias indicam,
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8 Segundo Figueiredo e Caggiano (2008, p. 103), o “planejamento é a coordenação das várias atividades de uma empresa e de seus departamentos, para que eles se harmonizem em busca de uma única meta, que é a realização dos objetivos da corporação”.
“a necessidade que a empresa tem de comunicar a seus gerentes os planos de ação, que, se forem executados de acordo com as políticas e diretrizes neles embutidos, deverão dar origem a resultados, que, em termos econômicos e financeiros, deverão corresponder às metas e aos objetivos programados e que possibilitarão à empresa atingir sua missão e propósitos básicos”.
Assim, os orçamentos deverão ser efetuados por toda a empresa, onde cada departamento ou setor deverá providenciar o seu, sob a responsabilidade e acompanhamento do respectivo gerente ou encarregado, explicitando as metas a serem atingidas, sendo fundamental que se leve em consideração as metas gerais da empresa, independente do porte da mesma.
Conforme Gimenez e Oliveira (2011, p. 188) a contabilidade auxilia todas as etapas orçamentárias, pois
“na fase de planejamento, disponibilizando informações a partir do banco de dados do sistema de informações contábil, nutrindo os gestores/preparadores com informações históricas e comparativas, permitindo cotejar expectativas e fazer a extrapolação para períodos futuros, caso as peculiaridades do negócio permitam.”
Ao encontro com este pensamento, Figueiredo e Caggiano (2008, p. 103) afirma que uma característica importante do planejamento “é a coordenação das várias atividades de uma empresa e de seus departamentos, para que eles se harmonizem em busca de uma única meta, que é a realização dos objetivos da corporação”.
Após a conclusão dos orçamentos de todos os setores da empresa, poderá ser unificado em forma de documento, consolidado e formalizado.
Os orçamentos efetuados permitem aos gestores, através do Sistema de Informação, que os mesmos sejam acompanhados através dos relatórios gerados pelo sistema, para fins de análise de desempenho do orçado versus realizado. Sendo assim, através da análise e comparação entre o que foi planejado e o que está sendo realizado, permite a identificação de possíveis desvios que venham a ocorrer no plano, possibilitando as correções julgadas necessárias e o realinhando do processo de forma adequada, permitindo a continuidade e o controle.
Uma observação importante efetuada pelos autores Gimenez e Oliveira (2011), é que as empresas de menor porte, e neste contexto enquadra-se também a empresa contábil objeto de estudo, muitas vezes não possuem softwares de ponta com tecnologia suficiente para gerir de forma totalmente automatizada a gestão da
empresa, as vezes se quer possuem excelentes softwares para utilização na área operacional, e neste contexto, um dos recursos muito utilizado pelas pequenas e médias empresas, são as planilhas eletrônicas, mais especificamente o Excel, que é uma ferramenta que compõem o pacote da Microsoft Office.
Tais planilhas auxiliam perfeitamente na operacionalização das atividades diárias das empresas, em diversos segmentos, não somente quanto a questão orçamentária, mas também em outras atividades dando suporte a outros subsistemas. Pode-se dizer, que o limite para a utilização de tal ferramenta, para um usuário considerado avançado, é a sua imaginação quanto a forma de sua utilização e a capacidade de processamento do hardware, especificamente quanto a sua velocidade de execução da tarefa objeto de comando.
Tal fato pode ser constatado através da afirmação dos autores Gimenez e Oliveira (2011, p. 189) quando afirmam que:
“durante a execução do orçamento, após a ocorrência dos eventos, a contabilidade é alimentada com o registro destes que foram objeto de decisões. Os registros devem seguir determinada concepção lógica para atender a fase seguinte, o controle, sem exigir grande volume de digitações ou readequação.”
Constata-se que em função das condições mercadológicas, ocorrem mudanças nos acontecimentos empresariais, necessitando que “o processo orçamentário seja visto como um guia para ações futuras em vez de um plano rígido que dever ser seguido, a despeito das mudanças circunstanciais.” E esta flexibilidade permite com que os gestores tomem suas decisões em função dos interesses da empresa para cumprirem com seus objetivos. (FIGUEIREDO; CAGGIANO, 2008, p. 104)
Quanto às definições inerentes ao sistema orçamentário, Oliveira, Perez Junior e Silva (2004, p. 117, grifos do autor) nos apresentam que:
Basicamente, um orçamento pode ser considerado um plano, uma meta, ou ainda um objetivo, e desconhece-se definição melhor de “função orçamentária” do que a que diz ser essa função primordialmente um sistema de planejamento e controle. As expressões planejamento e controle de lucros, profit planning,
orçamento de lucros, plano, plano orçamentário, controle orçamentário, planejamento e controle financeiro e budget têm sido
Os orçamentos são representações quantitativas com um grau muito elevado de detalhes a serem observados, quer seja em unidade quer seja em valor monetário, devendo ser efetuado através de um documento formal, ou seja, um documento para cada um dos planos, inerentes à administração, sendo para tanto fundamental a articulação e as implementações dos mesmos. De forma generalizada envolvendo toda a entidade, contempla todos os objetivos de todos os departamento ou setores definidos como subunidades, podendo ser representado pelos setores de: vendas, compras, produção, distribuição, finanças da empresa, entre outros.
A elaboração dos orçamentos está baseada no Planejamento Estratégico da entidade, cujo acompanhamento sistemático resulta no controle.
Diversas são as vantagens, principalmente da empresa do ramo contábil aqui tratada em se fazer os Planejamentos Orçamentários, ainda mais quando se pretende estabelecer metas objetivas a serem alcançadas entre todos os departamentos dentro das empresas.
Todos os colaboradores deverão trabalhar focados com os objetivos gerais da organização não podendo, portanto, preocuparem-se somente com o seu setor, pois como se trata de um documento, fica formalizada a responsabilidade pelo planejamento, o que acaba obrigando os administradores a refletir e focar nos objetivos e nos lucros.
De forma resumida, Oliveira, Perez Junior e Silva (2004, p. 123) nos apontam dos principais objetivos dos orçamentos, como sendo [...] “projetar de forma integrada e estruturada o resultado econômico-financeiro de um processo de planejamento; e, controlar o desempenho em face dos objetivos e metas definidas (acompanhamento orçamentário)”.
Sabe-se que as pessoas têm dificuldades em trabalhar com o desconhecido em determinadas rotinas e trabalhos os quais não estão acostumadas e não tem segurança no seu desenvolvimento. Não diferente seria, quando se deparam com a necessidade de preparar as fases para fins de execução de um plano orçamentário. O controller com certeza precisará de “maturidade e competência na condução do processo, principalmente nas fases iniciais. São necessários, diversas reuniões e um eficiente sistema de comunicação para que a Controladoria obtenha êxito em sua nobre missão de agir como órgão de assessoria e controle da Alta Administração”. (OLIVEIRA; PEREZ JUNIOR; SILVA, 2004, p. 123). Deve ser
determinado de forma bem fundamentada todos os objetivos, esclarecidas todas as políticas internas como também suas divisões, bem como as estratégias a serem seguidas na execução dos planos orçamentários para todas as subdivisões da empresa.
Alguns fatores críticos quanto ao sucesso na política de gestão orçamentária, os quais poderão ser conferidos no quadro abaixo, como segue:
Fatores fundamentais Abrangência, oportunidade, qualidade e características do sistema orçamentário Envolvimento: da a direção, dos
executivos e funcionários;
Apoio da alta direção;
Emprenho integral e participativo de cada integrante do quadro de funcionários da
empresa;
Organização adaptável;
Adequação da estrutura organizacional; Evitar duplicação ou diluição de esforços e
responsabilidades;
Considerar a cultura da organização; Definição dos objetivos e dos padrões de
desempenho;
Antes do momento de decisão; Padrões comparáveis com resultados; Comunicação total;
Responsabilidades e objetivos; Todos os níveis da estrutura
organizacional;
Definição de expectativas realistas;
Evitar conservadorismo exagerado; Evitar otimismo irracional;
Procurar alcançar alto nível de eficiência global;
Oportunidade; Plano de datas;
Relatórios de desempenho oportunos; Reconhecimento do esforço individual e
coletivo;
Justo, compreensível e preciso; Evitar estereótipos e preconceitos na
avaliação da performance;
Acompanhamento do desempenho;
Se inferior às metas, adotar ações corretivas, de forma construtiva; Se favorável, divulgar para as demais
áreas; Quadro 1 – Orçamento e Sistema: Fatores Críticos para o Sucesso Fonte: Adaptado de OLIVEIRA; PEREZ JUNIOR; SILVA, 2004, p. 125
Assim como as outras ferramentas existentes para fins gerenciais e as utilizadas nos processos administrativos, também os Sistemas Orçamentários se deparam com algumas ineficiências e limitações, que deverão ser levadas em consideração pelo controller.
De acordo com Oliveira, Perez Junior e Silva (2004, p. 126), elas estão relacionadas abaixo, como seguem:
a) os dados contidos no orçamento são estimados, sujeitos portanto a erros conforme a sofisticação do processo de estimativa e a própria incerteza inerente ao ramo em que a empresa atua;
b) o custo do sistema cresce à medida que aumenta a sofisticação em seu processo. É preciso estabelecer um ponto em que o sistema apresente vantagens na relação custo x benefício; e,
c) o orçamento não deve tomar o lugar da Administração. Ele deve ser um instrumento de apoio à tomada de decisões e não deve substituir a flexibilidade, a criatividade e o bom- senso dos gestores.
No entanto, as ineficiências e limitações podem ser minimizadas, conforme menciona Gimenez e Oliveira (2011, p. 191) ao optar por um “método adequado às condições requeridas pela empresa [...] assim a análise que antecede a escolha deve considerar os objetivos da empresa, os sistema de apoio às decisões e o custo-benefício”.
O orçamento é um recurso empregado para atingir objetivos da administração que está vinculado também às operações da contabilidade assim como ao planejamento e ao controle. Quando em uma entidade as tomadas de decisões são descentralizadas, a constituição do controle orçamentário está separado em subunidades organizacionais, ficando atribuído aos administradores tanto a responsabilidade quanto a autoridade pelas atividades operacionais. Oliveira, Perez Junior e Silva (2004, p. 126), denominam como “subunidades ou centro de responsabilidades como sendo: centro de custos – despesas e as receitas; centro de receitas – receitas e despesas associadas; centro de lucros – Receitas, despesas e lucro; centros de investimentos – Receitas, despesas, lucros, capital investido e retorno sobre o investimento”.
Os orçamentos relativos a centro de custos são efetuados diante da projeção dos custos e despesas que são estimadas pela empresa que provavelmente poderão incorrer no período planejado, geralmente no ano calendário,
coincidentemente com o ano civil, dependendo do ciclo operacional da empresa. Vale ressaltar, que não há uma data ou período estipulado como padrão, cada empresa irá determinar o seu período conforme sua necessidade.
Este orçamento será acompanhado de perto pela Alta Administração, a qual acompanhará os valores projetados e poderá, caso considere conveniente e necessário, promover interferências quanto a alterações nos valores orçados antes da aprovação definitiva para execução.
Os custos a ser incorrido serão direcionados e vinculados cada qual ao seu respectivo centro de resultado ou também denominado como centro de custos, e tão logo contabilizado, será procedida a confrontação dos valores entre o que foi aprovado pelo orçamento e o que foi realizado apontado pela contabilidade.
Sendo as variações desfavoráveis, principalmente estas, os responsáveis pelas unidades com divergências deverão aplicar imediatamente ações corretivas e justificá-las, se for o caso.